従業員体験を扱う部門のオンボーディング体験を高める部門オンボーディングを整備した

2022.07.07
こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
以前に部門オンボーディングに関する記事を執筆しました。
今回、6月からエンジニアリング統括室に新たなメンバーである wakahara-hajime が異動してきてくれたので、このタイミングで部門オンボーディングを整備しました。

部門オンボーディングコンテンツ

あくまで部門単位のオンボーディングが対象です。入社時の全社オンボーディングは別途整備されています。
なお、部門オンボーディングとしては入社者も異動者も実施内容は同じです。
部門オンボーディングの内容は Notion に作成しています。
実施が完了したら、完了者のユーザーを右端にある Done Member に反映しています。

導入

部門オンボーディングの目的、ゴール、全体として何を行うかを説明します。

ツール設定

全社で利用しているものとは別に部門で利用しているツール、サービスや、部門単位でアカウント追加や何かしらの設定が必要なものをまとめ、普段使うツールを抜けもれなくすぐに使える状態にします。
私達は組織開発を主務としているので、利用ツールが少ないですが、開発系の部門のオンボーディングを整備する場合はこの部分はもっと大きくなるでしょう。

エンジニアリング統括室の基本方針

エンジニアリング統括室の基本方針は MVVB という形式でまとめています。
この部門は
  • どんな使命( Mission )を持っているか?
  • どんなゴール( Vision )を目指しているか?
  • この部門は会社のビジネス( Business )にどのような影響をもたらすのか?
  • どんな価値観を元に日々の業務を進めるのか?
という個別の業務の前に把握しておくことが必要な基本方針を説明します。
なお、キャプチャは MVVB の1ページ目がプレビューされていますが、実際の Google Slide の中にはより詳細な内容が記載されています。
※なお、 MVVB の一部をリフレーズすることを検討しているため、この記事の閲覧タイミングによっては内容が古いかもしれません(社内連絡)

一緒に仕事する方々

一緒に働くチームメンバー、関係するステークホルダーを説明します。
このタイミングで、新規に入社・異動してきたオンボーディング中のメンバーの情報も追加する流れにしています。

業務の全体像

エンジニアリング統括室の業務の全体像をスライドで説明します。
このコンテンツは今回オンボーディング対象者だった wakahara-hajime からのフィードバックを元に即作成して、即追加実施しました。

他部門との関わり

エンジニアリング統括室と連携する機会の多い部門に関して説明します。

プロジェクト

エンジニアリング統括室で取り扱っているプロジェクトについて説明します。
私達はプロジェクト情報を Notion のデータベースで管理しているため、そのリストを提供しました。
ただ、ここは改善の余地ありで、アクティブではないプロジェクトも含めてすべてを共有したため膨大になってしまいました。
次回新たにオンボーディングを実施する際には入社・異動してきた本人が実際に関わるであろう直近アクティブなプロジェクトに限定してオンボーディングをすることにしました。

役割と業務

エンジニアリング統括室に存在する役割と業務内容についてまとめています。
私達の部門は現状少人数で、全員が概ね全部の範囲に関わるため役割・業務に関する分類がなく、記載が薄い状態です。
人数が多く役割が分かれている部門においてはそれぞれの要素を記載していくことになります。

仕事の進め方

エンジニアリング統括室の仕事の進め方についてまとめています。
  • スクラムでの仕事の進め方
  • 従業員体験に関わる専門用語事典
などがあります。

基礎知識

エンジニアリング統括室の仕事に関わる基本的な知識についてまとめてあります。
  • エンジニアリング統括室におけるスクラムの基礎知識
  • 従業員体験に関わる基礎知識
  • 候補者体験に関わる基礎知識
  • 意思決定を記録する ODDR について
  • サーベイからの組織改善サイクルを行うサーベイ・フィードバックについて
などがあります。
なお、この内容は盛り込み過ぎてしまった感じがあり、次に実施する際はその実施順やボリュームについて調整をする予定です。

アライアンスオンボーディング

アライアンスオンボーディングとはご本人がやっていきたいことと会社としてやっていくべきことを重ねるために、まずは
  • ご本人が何をやっていきたいか?
  • 何が得意か?
を整理し、そこから入社 / 異動直後の3ヶ月、そして1年後に向けてどこを目指すかを考えていただくためのオンボーディングです。考えを整理しつつ Google Docs にまとめてもらい、完成後に自己紹介も兼ねてチームメンバーの前で発表してもらいます。
ここで将来のキャリアを考える素材とするために、エンジニアリング統括室内もしくはエンジニアリング統括室での経験を経てその他の職種を目指す場合にどんな選択肢がありそうか、という資料もまとめて説明しました。
今回は初回実施ということで新メンバーが作成の参考にできるように私が自身に関するアライアンスオンボーディングを実施し、その記録を参考にしてもらいました。個人的な内容が多分に含まれるので社外の人には見せれませんが、社内の人は気になったら共有するので連絡ください。
なお、「アライアンスオンボーディング」は LinkedIn のアライアンス契約 を参考にした命名です。

現状把握

部門で今アクティブで取り組んでいるプロジェクト群に関する説明をします。
この部分は実施する都度変化するのでオンボーディングを実施するたびに最新のコンテンツを用意する必要があります。
ただ、私達はプロジェクトの基本的な情報を Notion のデータベースとしてまとめているので、基本必要な情報をコピーしたり、参照するのみでまとめることができるため、さほど大きな手間はかかっていません。

オンボーディングのふりかえり

部門オンボーディングを継続改善するためのふりかえりです。
オンボーディングの提供側、オンボーディングする本人が集まり、 KPT でふりかえりを実施します。
ここは二重の意味で重要です。オンボーディングそのものを継続改善するための意味が一つ。
もう一つは、新たに加わったメンバーが既存の仕組みに対して改善提案をし、それが取り込まれていく過程を経験できる場であるためです。こういった経験の積み重ねが言いにくいことを言える心理的安全性を高めることにつながりますし、組織改善に対する学習聖無気力を産まないことにもつながります。ここは改善提案をしていい!改善が実際にできる!そう思える機会を入社・異動直後に味わうことができます。
ふりかえり結果は即時反映するものは即対応し、緊急ではないものは次回メンバーが増えるときに対応できるようにチームの課題管理に追加しておきます。
すでに説明済みのコンテンツでもいくつかあったように、ここでフィードバックをもらった内容は実際に反映され、ものによっては不足していた部分の追加オンボードを行いました。

雑感

私達の部門はできたばかりで、部門版の評価基準・スキルマップなどが未整備です。
完成した際には、オンボーディング対象となるでしょう。
また、オフラインで物理的に簡単に集まれる場合は対面の歓迎会などもオンボーディングに含まれるでしょう。

実施形式

私達はフルリモートワークをしていて、普段全員リモートでやりとりしています。
そのため、オンボーディングはすべてリモートで実施しています。
そのうえで実施は同期実施・非同期実施に分かれています。

同期実施

細かいニュアンスの確認や QA の繰り返しが発生することが見込まれるものは Meet で同期実施しています。
コミュニケーションの意味もあるため、基本的には非同期よりも同期でのオンボーディングコンテンツを多めにしています。

非同期実施

宿題的に開いてる時間で自発的に実施できるものについては非同期で実施しています。
ただ、今回この部分に対するケアが不十分だったため、ボリュームが大きすぎたり、実施順・期待する想定完了時間などが見えなかったため、体験を損ねている面がありました。次回の改善対象です。

オンボーディングされた側目線の体験

wakahara-hajime によるオンボーディング体験の記事がこちらです。

Special Thanks

このオンボーディングは私が前職に所属していた際に開発部で整備されていたオンボーディングがベースになっています。
前職のオンボーディングを整備してくれていた かつひささん( @katsuhisa__ ) に感謝です。
なお、アライアンスオンボーディングについては、前職のポートフォリオ研修を参考にしており、前職のポートフォリオ研修は GMO ペパボさんのものを参考にしているそうなので、ペパボさんにも感謝です。

まとめ

従業員体験を扱う私達だからこそ、しっかり自分たちの部門の従業員体験を大切にしていきたい。そんなこともあり部門オンボーディングを手厚く整備しました。
社内外の方々の部門オンボーディング強化の参考になれば幸いです。

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