請求書発行システムを見直したことによる業務改善#cm_odyssey

こんにちは！営業事務チームです。

請求書発行システムを乗り換えたことにより問題解決に至った経緯をご紹介したいと思います！

きっかけ

当時使用していたシステムでは、請求書発行枚数に耐え切れずエラーが頻繁に起こり請求書送付までに約5日間かかっていました。

その間にも顧客から【請求書はまだですか？】と問い合わせが多く、返信する手間も生じていました。

今後も増え続ける請求書に耐えられるサービスがないかを探し、いくつか候補を選んで多面的に評価した結果、楽楽明細を選定し検証を行いました。

選考ポイント

• 膨大な請求書枚数（月1万枚以上）でもエラーが生じず対応できる
• 複数のテンプレートを元に帳票を作成できる
• WEB発行機能がある
• 郵送代行機能がある
• 顧客のダウンロード状況の確認ができる
• API連携ができる
• コストパフォーマンス

導入してみた

顧客のニーズに合うようエンジニアの方々とMTGを重ねながら検証を行い、最初の2ヵ月は旧システムと同時並行し内容に問題ないことを確認、2020年10月に楽楽明細へ乗り換えることに成功しました。 旧システムだと請求書発行から送付までに5日間かかっていましたが、楽楽明細に乗り換えた後は、請求書発行枚数が2倍に増えても2日間で送付まで完了できました。

その結果、リードタイムが短縮したことで顧客からの問い合わせも減少しました。 また、多様なプラン形態にも対応できることで顧客のニーズに応えられる請求書の発行ができています。

楽楽明細とは？

請求書、領収書などの帳票をWEB上で発行できるクラウド型の請求書発行システムです。

顧客の要望に応じて、「WEBからダウンロード」「メール添付」「郵送代行」から発行方法を選べます。

使用しているシステムの帳票データ（CSVまたはPDF）をアップロードし、毎月自動で割り振られ、発行ができます。

さいごに

移行後も現状に満足することなく、定期的に請求書発行システムの再選定を行っています。

請求書枚数増加に伴うシステム連携を改善し高速化対応を実現させ、企業や事業成長しても顧客にとって良いサービスの提供ができるよう、また高い品質を保てるように探求し続けます。

 

アノテーション株式会社について

アノテーション株式会社は、クラスメソッド社のグループ企業として「オペレーション・エクセレンス」を担える企業を目指してチャレンジを続けています。「らしく働く、らしく生きる」のスローガンを掲げ、様々な背景をもつ多様なメンバーが自由度の高い働き方を通してお客様へサービスを提供し続けてきました。現在当社では一緒に会社を盛り上げていただけるメンバーを募集中です。少しでもご興味あれば、アノテーション株式会社WEBサイトをご覧ください。