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こんにちわ。従業員体験( EX )の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
マルチタスクを避けて通れないてぃーびーです。
基本的にはマルチタスクは極力避けて、一つのことに連続した時間でフォーカスできるのが好ましいです。
一方で、職務内容によってはマルチタスクを避けられないこともあります。
私のように複数の組織施策を並行で実施しつつ、マネジメント業務も行う場合はマルチタスクはつきものです。
そこで、このような状況のもとで仕事をする中で気にしているマルチタスクでの仕事の進め方についてまとめることにしました。
マルチタスクとは？
仕事におけるマルチタスクは、複数の仕事を並行して進めることです。
例えば同一期間に3つのプロジェクトを兼任しているような状態です。
コンテキスト
私が置かれてる状況を共有します。
プロジェクトの兼任
自部門のプロジェクト、全社の人事部門が実施している複数のプロジェクトの双方に関わっています。
自部門内だけでも3つの大玉プロジェクトと、その他複数の小玉プロジェクトに関わっています。
プレイングタスクとマネジメントタスク
私は部門のマネージャーであり、マネジメントタスクを持っています。
さらにプレイング業務も持っています。
割り込み対応
人事業務は実施する施策によって運用業務もついて回ります。
そのため、運用問い合わせなどの割り込みも発生します。
また、メンバーからの質問やレビュー依頼などはできる限り最優先で実施するようにしています。
メンバーの待ち時間を最小化し、成果が出る時間を最短にするためです。
テクニック集
タスク管理
基本はタスク管理です。一瞬で終わるもの以外は基本タスク管理ツールで管理しています。
タスク管理をしておくことで、
- 次にやることが常に把握できる
- 仕掛り状況を管理できる
が可能になります。
タスクばらし
タスクばらしの粒度が細かいほど、他のタスクの合間に細かく仕事を進めやすくなります。
受け渡し管理
他者への依頼待ちのタスクをかんばんで管理しています。
これによって誰かにボールを渡した後、受け取り忘れることを防ぎます。
スケジューリング
マルチタスクの切り替え回数を減らすために可能な範囲でスケジューリングをします。
- ミーティングの時間を固める
- 類似のタスクを固めて実施する
- 作業タイムとして一部の予定をブロックしておく
などを行います。
情報の整理
タスクの着手に関わる情報が多い場合、タスク管理ツールのチケットに関連情報・関連リンクを揃えておくことで、割り込みから復帰した際に必要な資料を確認しやすくなります。逆にこれをしていないとタスクから復帰するたびに必要な資料を再度探す必要がでてしまいます。
まとめ
仕事におけるマルチタスクの実施テクニックをまとめました。
やむを得ずマルチタスクをせざるを得ない方々の参考になれば幸いです。
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