【Notion】データベースの勘所を整理してみた

2022.03.23

はじめに

どうも!ネクストモード株式会社のマーケティング事業部でセールス担当してます。いずみです。

Notion大好きおじさんとしての投稿、第二号、よろしくお願いします!!

第一号の記事はこちら ⇒ NotionのMermaid使って業務整理してみた。

今回の内容も、非エンジニアの方にこそ知って頂きたい内容になってますので、DevelopersIOご愛読のエンジニアの皆様から、是非、一緒にNotionを使っている営業・経理・総務のご担当にもシェアして頂けたら嬉しいです!

 

今回のテーマはデータベース

Notionといえば、やはり強力な機能を兼ね備えたテーブルデータベースが魅力的ですよね!

今回は、勉強しなくてもあまりに障壁なく使えてしまい、何となくで使いがちなデータベースについて考え方を整理していきたいと思います🐤

まずは感覚でザックリ掴むのが大事ですよね。

例によって、私はMermaidが大好きなのでフローで考え方を整理してみた。

この図に沿って、順番に解説していきましょう。

1.データベースにしなくていいケースもある。

出鼻を挫くように、まずはデータベースを使わなくていいよねってケースから入っていきます。

それは、『表形式のレイアウト(見た目)だけが使いたい時』ですね。

「/table」とタイプして出てくる候補から、BASIC BLOCKSのシンプルテーブルを使いましょうね。

機能が多ければよいというものでもなくて、無駄なものをなくしてシンプルにするのもデザイン上は大切です。

2.データベースのレイアウトには…まぁ、いろいろある。

いろいろあるよねー(雑)

「/database」とタイプして出てくるリストからDATABASEを選んでデータベースを作る訳ですが。

左上の「+ Add view」をクリックするとレイアウトが6つほど出てきますね。

ただ、この記事では個別レイアウトの使い方については解説しません。

重要なポイントは、Notionのデータベースのスキーマ(データベースとしてのデータ構造)とビュー(この6種類のレイアウト)は分離して管理されているので、いつでも切り替えができるし、リンクテーブルを使うことでビューを複数置くすることもできるという点です。

各ビューはとにかくよくデキているので、実際に切り替えて触ってみれば使い方はすぐに理解できちゃうと思います。(その操作性の良さがスゴイんだけども!!🐣)

3.リンクテーブルを使えば違うビューを同時に使える

リンクテーブルは、まさに同じデータベースに対して複数のビューを設定するのによい機能です。

タスクの一覧も見たいけど、タスクの進行状況もボードで確認したい…みたいな時に最適!!

「/linked」とタイプすれば候補にすぐ出てきます。

 

同じページ内で違うビューやフィルターを掛けて使うもよし、別の関連ページに置くもよし、複数配置してもデータベースはちゃんと同期します。

リンクテーブルを作成する時には、データベースの名前を選択するので、呼び出し元のデータベースにはしっかりわかりやすい名前を付けておきましょうネ。

4.ちょっとした集計に。たて算のCalculate

テーブルレイアウトにしていると、表の下部に「Calculate」というバーがありますよね。

この機能を使いたいたければ、データベースにはデータ型があることを把握しておきましょう。

Notionデータベースには、「数値」と「テキスト」の2種類があり、列の編集をする際にタイプの選択ができます。

列名の左側のアイコンが違いますよね。

入力した金額の合計とか出したかったら、数値型にしておかないと四則演算はできません。

何も考えずに全部テキストにしてると、Countとかしか出てこなくて「アレ!?」てなります。

5.ちょっと深みにハマる。よこ算の関数 Formula

Calculateでせっかくデータ型に触れたので、関数の説明もしておきましょう。

まずは関数の項目を作って見ましょ。

項目のタイプ変更のとこ掘っていくとでてくるよ。

Excelとは考え方が違うところ。クエリ関数っぽい。

列から関数に設定したセルを選択すると、関数ウィザードがでてきますがExcelの関数っぽく使えるかと思いきや、この機能はどこかの行のセルを指定したセル単位では使えません。

列に対して関数を設定すると、すべての行に同じ関数が設定されます。他の行の参照はできず、同じ行の列と列の相関で計算をする感じになります。

 

ポイントになりそうな関数を3つだけ、具体的に関数を紹介しましょう。

prop関数 ⇒ 列のデータを取得する。

とにかく列名をprop(”列名”)と括らないと列データが取得できません。

式が長くなると prop prop prop prop... うわぁ…😰って感じると思うけど、諦めないで!!

数値 ⇔ テキスト の返還をしてくれる関数、toNumber関数とformat関数

ちょっと、急に具体的な関数の話されてもよくわかんないですよね?でも、焦らないで。

6.関数とソート または フィルターを組み合わせると最強になる。

データ型と関数の使い方まで確認した上で、これらの記事を読めばきっとナルホド感が増すハズ。。。

発想がすばらすぃ~記事ですよね。ウンウン。。。

7.重複管理が絶対イヤなアナタにはリレーションとロールアップを!

とても丁寧に難しいリレーションの機能を解説してくれている記事があるので、ここはそれこそ2重管理は不要でしょう・・・😎

メンバーリストや商品テーブルなんか作ってリレーションが活用出来たらカッコいいですよね!

さらに、ロールアップまで活用できちゃったら、プロですね。全力でドヤッて下さい😎

 

さいごに

さて、データベースの勘所まとめ、いかがでしたでしょうか?

他にも細かい機能はたくさんあると思いますが、大枠でどんな機能があるかっていうところを体系化しつつ、使い初めに『アレ???』ってなりやすそうなポイントを整理してみました。

ところどころでフロー図を差し込んで考え方の整理を入れ込んでみましたが、このフローはブログ記事の検討中に頭の整理をしながらNotion上でMermaidで記載したものになります。こちらの機能も是非、試してみてください!!

あなたの素晴らしいNotionライフの一助になれば幸いです。

それでは、みなさま。よき「あたらしい働き方」を👍