初めてオフラインで開催するDevelopersIO 2023の運営に参加する私が知った面白さと難しさ 〜オフラインイベントの準備まとめ〜 #devio2023

初めてオフラインで開催するDevelopersIO 2023の運営に参加する私が知った面白さと難しさ 〜オフラインイベントの準備まとめ〜 #devio2023

Clock Icon2023.06.30

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実はオフラインのDevelopersIOイベントには参加したことがない、コロナ禍真っ只中に入社した2020新卒のたいがーです。

気づけば入社してすでに4年目。この度、運営の中心メンバーのひとりとしてDevelopersIO 2023(以下DevIO)というイベントに参加しています。

運営メンバーが走り出してほぼ半年が経過し、イベントを目前に控えた今。忘れない間に私自身が振り返りたい、オフラインイベントの運営の参考になればと思い、今回のイベント運営について振り返っていきたいと思います。

まずは、今回の記事内で書いたこと/書かなかったことを書いておきます。本編は目次からどうぞ!

このブログで書いたこと

イベント開催に向けて、私が携わってきたことをざっくりリスト化したものが下記になります。

  1. 運営メンバーのSlackチャンネルの作成
  2. 会場・日程の検討/決定
  3. セッション応募・決定
  4. イベントのキャッチコピーやイベントページ作成の検討/公開
  5. 会場の下見
  6. サブ(26階)セッションの追加検討・決定
  7. イベントプラットフォームの検討/決定
  8. スタッフの募集・司会者の依頼
  9. 応募開始後のLP・セッションタイトル等の修正
  10. その他、細々したやつ

思い返してみると、イベントの中でも多岐にわたって担当させていただきました。なるべく詳細に書いていこうと思います。(ガッツリ入ってない部分もあるため、一部浅めですがご了承ください…)

このブログで書かないこと

地方開催について、セッション選定など企画部分に深く関わってはいないため今回は書きません。きっと他拠点の運営メンバーがたくさんアウトプットしてくれるはずです。笑

東京以外にも5拠点で開催予定ですので、もしお近くにお住まいの方はこちらでお会いしましょう!(岡山以外は私も現地にいる予定です。)

また、私が担当していなかったSNS広告等などの部分は書きません。いつも対応してくださっているたいさ始め、マーコムメンバー本当にありがとうございます!いくつものメンバーに支えられて成り立っているDevIOです。

それでは、実際にやってきたことを振り返っていこうと思います。

1. 運営メンバーのSlackチャンネルの作成

イベントの走り出しは発散から

運営を誘われた時のことは忘れてしまいましたが、Slackを遡ると2022年12月5日に豊崎さんによってチャンネルが作られていました。時期的にはAWS re:Invent 2022が終わった後だったので、もしかしたらその時に会話したのかもしれません。

この頃、私は現部署に移動してから半年。re:Inventでの弊社ユニフォームであるジャケット作りに携わらせていただいたり、現地で動画を撮影したり、プレスリリースやお知らせの文案を作成したり…ようやくクラスメソッドの広報としての仕事にも慣れてきていました。

運営が立ち上がり、DevIO運営メンバーチャンネルを作成してすぐのチャンネル作成者の書き込みを見返してみましょう。

なかなかなる好調な滑り出しですね。

その後、今まで全8回のDevIOの運営をされてきた嵩原さんから方向性について書き込まれていました。一部を抜粋します。

  • オフラインはやりたい
  • 一方で、オンラインコンテンツを充実させて、いつでも・どこからでも参加できるようにしたい
  • インタラクティブ性の強化で、参加者が発信する何かをやりたい(LT大会とかでもOK)
  • 「成長」をテーマに盛り込みたい

確かにテーマの話もあったな…と思っています。忘れていました。

ここから、"こういうのやりたい!"というイベントの妄想をひたすら運営メンバーで書き殴り発散させ、最終的にNotionへ全て流し込みました。

その後、会場の候補をひたすら書いていきました。見返すと日比谷公園大音楽堂など、野外ステージの候補もありました。ちなみに雨が降った時のことなどを考え、早々に断念しました。

Slackでの発散後は、いよいよ運営メンバーのキックオフMTGを実施することになりました。

2. 会場と日程の検討

運営として初めて参加したミーティング

運営のキックオフミーティングは年明けの1/13。嵩原さんから、改めてDevIOについて説明がありました。

  • そもそもDevIOとは何か?
  • 昨年までの振り返り
  • ざっくりとした昨年のスケジュール
  • DevIO2023の概要
  • イベントのゴール
  • DevIO2023だからこそ入れ込みたい新要素

当時のスレッドを見返すと、GW明けには募集開始したいと書いていました。

この時にも話されていた気がしますが、運営をする中でよく覚えている言葉があります。

DevIOは毎年違うから。

運営で参加したことのない私にとって、毎年と言われても知らないことも多いんだよな…となったことも多かったので、今ブログを書いています。自分のブログに救われる時もたくさんありますし、なんせ振り返っておかないと忘れそうで…

絶妙なタイミングでの日比谷スカイカンファレンスのオープン

イベントの会場を検討する中、クラスメソッドの本社が今年4月に日比谷フォートタワーの26階へお引越しすることが発表されました。

また、このタイミングでオフィスが入る日比谷フォートタワーの11階にカンファレンス施設がオープンするという情報が入りました。

オフィスが移転した年に4年ぶりのオフラインイベント…ここしかないのでは?と、まずは予算感などを問い合わせしました。

DevIOは楽しいを伝え、伝播させるイベント

イベントの日程と方向性の決定

会場選定と同時並行で進めていたのは、イベントの日程の決定でした。

他社のイベントの日程を調べ、被りそうなものはないかを確認し、クラスメソッドの設立20周年である7/7(金)と7/8(土)の2daysに決定しました。

せっかく2daysにするのであれば、それぞれの日にテーマを立てよう!とそれぞれどのような人が来そうなのかを予想しました。

平日である7/7はどちらかというとマネジメント系、休日である7/8はテック系をメインにしようと決定。そこからブログでのアウトプットや社内外の勉強会等の登壇内容から見て、話してもらいたいエンジニアや内容を洗い出しました。

登壇してもらいたい内容やメンバーがある程度出たところで、今年のKeynoteはどうするのかという話になりました。一番目玉となるセッションであるため、イベントのゴールを先に共通認識として持つべきだということで、改めてイベントのゴールを再度参加者全員で見直し、改めて視線を揃えました。

「楽しい」とは何か?

  • 一所懸命打ち込めることがあること

  • 何かを創り出すこと

  • 発見があること

  • 人の役に立つこと

  • 自身の成長を実感できること

  • そういうことを共感できる仲間がいること

クラスメソッドは様々な専門領域で「楽しい」がある会社だと思っています

この楽しいを、クラスメソッドじゃない人たちにも体験してもらい、コミュニティ(的な何か)の一員になってもらうこと

社員になってもらってもいいし、お客さんになってくれたっていい。パートナーの会社に入って一緒に仕事をするのもアリ(もちろんプロゲもアリ)

東京だけでもないし、日本だけでもない。海外の人にも知ってほしいし、体験してほしい

やっぱり技術って楽しいよね!を伝えるイベントにしたい。だってDevIOだもの、技術で楽しめなきゃ!その仲間を探しにきてもらおう!という方向性で全員合意しました。

であれば、Keynoteで伝えるべきは何か?

組織作り?今年4万本達成したからDevelopersIOにおけるアウトプットの話?コミュニティ?など色々な方向性が飛び交う中、最終的にはやっぱり技術について話してもらおうと固まりました。今やるなら、ChatGPTなど生成AIでいきたい。そして横田さんから出てきたタイトルがこちらでした。

生成AIの自社活用事例10選 〜社内データを活かして社員の生産性を爆上げするぞ!〜

このセッションだけは本当に何も聞いていないため、個人的にとても楽しみにしているセッションの一つです。横田さんの技術に関する登壇、多分リアルで聞いたことないんですよね…

3. セッションの応募・選定

クラスメソッドのエンジニア、やっぱり面白いんですよ

セッション募集を開始する

2月中旬、イベントまで残り5ヶ月を切りました。この頃は四半期報告会のタイミングで社員が集まる場でもあったため、4年ぶりのオフライン開催の発表とともにセッションの応募も開始することにしました。

DevIOでは、エンジニアメンバーから立候補してもらってセッションを決めています。(一部、運営からお声掛けしたパターンもあります。)

例年スプレッドシートでセッションを募集していたのですが、今年はNotionでやってみることにしました。例年のセッション管理の大変さは、こちらのブログから垣間見えます…

四半期での発表とともに、Slackで以下の文面を投下。

応募開始すると、瞬く間に大量のセッション応募が。最終的にライブセッションだけでも軽く50セッション以上あったような気がします。

今年もYouTubeで配信するオンラインセッション(以下、ビデオセッション)も公開するため、同じDB内に記載してもらいました。おそらく、どちらも合わせて200セッションはあったかと。

クラスメソッド、おもしれ〜会社なんですよ!!!

タイムテーブルを決める

いよいよ募集してもらったセッションから、セッションをピックアップしていきます。

まずは、ざっくりとタイムテーブルの枠(7/7のXX:XX~XX:XXのレベル)を決定しました。そこから、実際にイベントで実施できるセッションの個数を洗い出しました。結果はメインセッション14個+チョークトーク7個の計21個。

実際に、応募のあったセッションの中からセッションをピックアップしていきました。ライブ/ビデオ関係なく全セッションに目を通しました。中にはセッションタイトルが〇〇についてというサービス名のみで、セッション概要も未定だったものもあり、こちらで判断できず落としたものもありますし、がっつりセッションタイトルから概要まで記載してくださってて通すしかない!と思ったセッションもありました。実質21/200セッションしか選ばれないため、約10%ほどしか入りません。超狭き門です。

結果的に、世間的にも話題のChatGPT、クラスメソッドだから話せるAWS、聞いておきたいセキュリティ、気になる採用やプロジェクトマネジメントについてなど、本当に多岐にわたるセッションリストになりました。

ライブセッションで応募してもらったものの中には、サービスの概要やまとめシリーズなど、ビデオの方が見返しやすくて良いのではと、ビデオセッションに変更してもらったものも多くあります。また実際に来てもらった人に議論してもらいたいからこそ、ビデオからライブセッションに変更したものも多くあります。正直、イベントで公演できるセッション数が少なすぎるんですよね。

最終的にはタイムテーブルに実際のセッションを当てはめてみて、全体のテーマのバランスなどを見つつ、メインセッションとチョークトークで何を合わせるかなど順番等も調整していきました。

その結果、今まで弊社イベントでの登壇経験の多い方から、一度も登壇したことがない人まで。本当にさまざまな人にお願いすることができました。これもセッションに応募してくれるたくさんのエンジニアメンバーがいるからです。

イベントの時間が決まっていて、全てのセッションを実施するわけにはいかず、申し訳ない気持ちもあるのですが、たくさんのエンジニアが登壇したい!と応募してくれて本当にありがたいです。クラスメソッド、いい会社なんですよ。改めて、本当に面白い会社だなと感じた瞬間でした。

最終的にこれでいきます!!!と宣言し、嵩原さんにも確認いただいて、改めて3/10に社内へ今回のライブセッション・チョークトークのスピーカーを社内にアナウンスしました。

ただ、これで終わりではありませんでした。

一部セッションに調整をお願いする

このスピーカーに話してほしい!と思ったものの、応募をもらっていた内容ではなく、こちらの方面で話してもらった方がもっと多くの人に刺さりそうだなという登壇内容で応募してくれたスピーカーにはSlackで連絡していきました。

変更なども快諾いただき、相談しつつ、今のセッションタイトル・内容へ確定していきました。

4. イベントのキャッチコピーやイベントページ作成の検討/公開

4年ぶりのオフラインイベントだからこその盛り上がりを表したいからこそ重要なキャッチコピーやイベントページの作成も3月ごろに検討が始まりました。

割とえいや!でキャッチコピーが決まった気がしている

イベントのメインキャッチコピーも考えなければなという話があがり、運営メンバーでブレスト。ここ数年のキャッチコピーはこちら。

  • DevelopersIO 2020 CONNECT
  • DevelopersIO 2021 Decade
  • DevelopersIO 2022 技術で心を揺さぶる3日間

今年は単語でいくのか、2022年のように長めでいくのか議論。20周年ではあるけど、DevIO自体は20回目ではない…さて、どうするか…

HTTPネタでいったら面白いんじゃないかとなったきっかけは忘れてしまったのですが、大瀧さんから"昼間のHTTPメソッドネタ、こちらでどうでしょう"と投げられ、割と今年のキャッチコピーがえいや!で決まりました。

DevelopersIO 2023 〜GETだけじゃもったいない、POSTしてPUTする2日間〜

(このキャッチコピーを見た社内数名から、DELETEは?!と聞かれましたw)

久しぶりにやるオフラインイベント、技術情報をGETして、ぜひアウトプットまで繋げていただけたら嬉しいです!!!

キービジュアルやメインカラーの準備も始める

続いてイベント公開に向けて、イベントページの作成も進めていきました。まず、何もわからんマンの私は今までのサイトデザインの決め方をヒアリングするところから始めました。すると、弊社デザイナーがやりたい方向性を決めて進めていたとのこと。(すごいな?)

今回は社内が他イベントの対応で手がいっぱいだったため、社外のデザイナーの方にお願いしようとご相談から始めました。

人がイベントに集まってきた感を出したい、というのが当初の滑り出しでした。とてもざっくりですね。

デザイナーさんからのヒアリング項目は以下のものでした。

  • 社内で流行っているものはあるか?
  • 今までのサイト構成がバラバラだが、絶対に入れたい項目は?
  • もう少しイメージが湧くものを共有してください

社内で流行ってるもの…なんだろう…ChatGPTかな…などと本当に参考にならなさそうな回答しかできず、思い返しても申し訳ないレベルに、割と無茶振りしてしまった感じがあります…ご対応いただきありがとうございました!この後何度かやりとりをさせていただき、出来上がったキービジュアルがこちらです!!

お祭り感があって、可愛いですよね〜!!ベースのカラーはピンクをベースに作成いただきました。スタッフTシャツも同じようなピンク色でデザイン・作成いただいています。

キービジュアルから派生させ、イベントページデザイン、TwitterやFacebookに使うバナー、ブログのアイキャッチ、connpassのアイキャッチ、Tシャツに至るまで…本当にさまざまなデザインも合わせて作成いただきました。本当にありがとうございます…!

5. 会場の下見

3/31。3月最終日に会場の下見にいきました。

初めての会場の下見だったので、私はどこを見たらいいのか割とふわふわしていました。(周りには歴戦の戦士たち。)

次回以降の参考にするためにメモしておこうと思います。

  • 収容可能人数
    • 机が置いてあった場合、椅子だけにしたら何脚置けるのか
    • 椅子だけにした場合、全て会場で手配できるのか
  • 受付の想定位置
  • マイク、スピーカー等の音響設備
  • 照明の調節方法
  • 飲食可否
  • トイレの場所
  • 会場内の動線
  • コンセントの有無
  • スタッフ配置の可否
  • ドアの開閉可否
    • 鍵はこちらで開けられるのか
  • 会場Wi-fiの有無・利用可否

(おそらく何点か抜けてる気がします。)

写真は撮れるだけ撮っておいた方がいいです。各種説明書なども、写真に撮ってもらっておいたことで後から本当に助かりました。

大きいね〜!すごいね〜!だけでなく、現実的にしっかり見ましょう。(当たり前ですが…)

6. サブ(26階)セッションの追加検討・決定

その後4月になり、新オフィスでの一発目のイベントが開催されました。

スタッフも全て社員が行い、結果大盛況で終えたイベントの後。

26階でもセッションできそうですね。

おっと何やら、嵩原リーダーが不穏な一言を…

本気で言ってますか?と周りのメンバーが聞き返したのですが、本気でした。

というわけで、サブセッション追加が決定。

サブセッションチームの発足

従来の運営メンバーとは別に、サブセッション企画用チームを発足することに。

DevelopersIO Day Oneの時に企画チームや登壇で活躍してくれたメンバーや、普段の活動を見て一緒にやってみたいと思ったメンバーに声をかけ、チームメンバーを集めました。

これが本当にまじで最高のメンバーでした。(語彙力)

最初、各々チームメンバーが聞きたいセッション内容を書き出していき、それぞれの内容に対して担当者を決め、声掛けしていくことに。全員動きが早く、すげ〜と眺めている間に終わりました。まじで感謝…

その後、サブセッション班が思っていた以上にセッション数を増やすことになったため、一度ビデオセッションに変更したセッションを再度ライブセッションにできないかと交渉してもらい、何個かセッションを復活。

そして、サブセッションは1ヶ月かからずセッション詳細まで見事に出揃い、無事にサイト公開までに間に合わせることができました。本当にありがとうございました!最高でした!

7. イベントプラットフォームの検討/決定

(こちらは正直私が主担当ではないため、詳細に書けないのですが)今回のイベントの申込、受付、セッション管理ツールをEventRegistを利用しています。

セッションの定員や時間等の設定も細かく設定できます。今回はオフィスの会議室も利用するため、定員を事前に設ける必要があったのでとても助かりました。

セッションの作成など、EventRegistの作業をメインで担当してくださった山崎さん…約50セッションを全て追加していただきました。ありがとうございます!チケットの枚数や申込者数の管理等も全部担当いただいてて、本当に助かっています。

8. スタッフの募集

総勢100名以上の社員からなるスタッフ陣

先ほど4月に行ったDay Oneでの収穫の一つが、スタッフも社員にお願いできるのでは?と把握できたことでした。というわけで、2日間で合計100名以上の社員がスタッフとして稼働してくれます…本当に協力的な社員ばかりでありがたすぎて。

まず、役割ごとに班を作り、それぞれ役割詳細をNotion DBにまとめていきました。

続いて、スタッフをやってくださる社員にスプレッドシートに名前と対応可能時刻を記入してもらい、そこから各班へ割り振っていきました。

当日までの事前の動きの確認など、各班のリーダーが主体となって進めてくださってて、運営としては本当にありがたい限りです。というか正直、各リーダーがここまで動いてくれてなかったら回ってないです。

司会は、せっかくだったらやったことがない人にお願いしよう

イベントで重要な司会者も合わせて依頼していきました。

運営以外のメンバーにもヒアリングし、司会者に向いてそうな方へ依頼しました。1日目と2日目で登壇内容が違うため、来場者の層も異なることが予想されているので、それぞれに合っていそうなメンバーを選びました。

こればかりは正直、勘です。ただ、みなさんいい感じに司会してくださるだろうという予想の元お願いしています。やったことないと出来るようにもならないですしね。楽しみにしています!!!

9. 応募開始後のLP・セッションタイトル等の修正

いよいよイベントに向けて大詰め。

サイト公開後、絶対セッションはいい内容なのにタイトルでうまく伝わっていない感じがある!!!という集客のセッションタイトルの見直しをしました。

登壇経験がある方はわかると思うのですが、一言で登壇内容をまとめなければならないタイトル付けってめちゃくちゃ難しいですよね…実際の集客状況を見ながら、登壇者の方にセッション内容を再度ヒアリングしつつ、タイトルの再検討を進めました。

また、一部セッションが調整中だったのもあり、その辺りのセッションの確定なども同時並行で進めていきました。

さらに、元々のサイトデザインから少し変更した点があります。

実は、イベントページにタイムテーブルを追加しました。

元々この画像はなかったのですが、下に行くまでにセッションが何か分からないから伝わりにくいのかも?と話し合い、急遽画像を作成しました。

Figma、慣れてなさすぎたので必死でした。

10. その他、細々したやつ

登壇者へのヒアリング、飲食物の手配、26F会場の配置、記録班や受付班との打ち合わせ、登壇者へのツイート依頼など、細かいものから大きなものまで対応していきました。

初の試みである、チョークトーク。どうやったら来場者の方にも楽しんでいただきやすい環境になるか考え、登壇者のハマコーさんと司会担当のgaoryuさんと話し合いました。このあたりの仕組みはぜひ当日のお楽しみに!!

また飲食物の手配は、いつも弊社でお昼ご飯を作ってくださったり、カフェでのイベントの手配等をしていただいている弊社内のカフェ店長にほぼ全てお願いしました…ご飯の見積もり、松竹梅で出しました〜!って出してくださった時のありがたさたるや…基本的にいい感じで!とお願いするといい感じでしてくださる安心感がたまりません…

今回、26Fではユーザー企業の担当者の方と会話できる「ジョブボード」コーナーをご用意するのですが、その配置を担当者の方ともご相談したり…実際の動線を確定させたり…受付班の打ち合わせをしたり…撮影班と動きの確認をしたり…(忘れていることも、正直たくさんある気がします。)

作業やら打ち合わせやらがてんこ盛りの数日を過ごしている今日この頃です。イベント直前を肌で感じています。笑

オフラインイベントの面白さと難しさ

どちらも社内調整から生まれる気がした

今回のDevIOでは、クラスメソッドの社員が協力してイベントを作り上げています。

運営に入っていなければ関わることがなかったメンバーとも、密にコミュニケーションを取るようになりました。

また、これやっておきました!と細やかな部分まで気が回るメンバーが多く、本当に助かりました。ざっくりした進め方をしがちでコツコツした作業が抜けがちですみません。たくさんフォローしていただきありがとうございました!

逆に私のアナウンスによって混乱させてしまったことも大きくあります。まさかの最初のアナウンスで日程をミスり、全社をざわつかせて反省しました…

社内メンバーと一緒に進めていくイベントだからこそ、アナウンス内容にも気をつけて進めつつ、ガンガン巻き込んでいくことが改めて重要だなと思いました。

クラスメソッドは面白い会社です

ここまで読んでくださった皆さんは、DevIOをどんなイベントだと感じてくださったのでしょうか。

面白い?変?割と大変そう?

多分、全部合ってます。笑

ただ、大変だからこそ面白いし、大変だからこそやって良かったと思えるんじゃないかなと今は必死で準備しています。

ちなみにイベントの方向性で悩んでいる様子はYouTubeでもお届けしているので、よければご覧ください!笑

正直、イベント運営というポジションは悩むことも非常に多いです。いろいろなことが原因で思ってたようにいかないことも多々あります。

そんな時は、周りのメンバーで相談したり、協力したりしながら、なんとか乗り越えてきました。そんな半年間でした。

絶対面白いイベントになっているはずだと自負しているので、ぜひみなさん会場でお待ちしております!!!

まだの方はチケットぜひGETしていただいて、知識をご自身の中にPUTして、記事をPOSTしてくださると嬉しいです。(メソッドの使い方間違ってても優しく見守ってください。笑)

また、参加者の方は受講票の印刷をお忘れなく!

あと一週間頑張るぞ〜!!というわけで以上、DevIO運営 たいがーでした!

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