OpenAIのChatGPTに外国人の苦手なビジネス日本語を任せてみた

Moi! 営業事務のSanniです。

私は2012年に日本語能力試験N1を取得し、日本で社会人になって日本語で働き続けて9年経ちます。しかしいくら日本語が上手くなっていても、ビジネス的な文章はとても苦手です…。日本語とはまた別の言語のような気がします。

今は業務上で長いビジネス文を書くことが少ないですが、営業事務から営業の方々へお知らせを流すことはたまにあります。毎回悩みます。そこで、OpenAIのChatGPTにお任せできないか試してみました！

ひたすら試行錯誤

まずは誰向けに、どんな内容で、どんなお知らせを作ってほしいのか依頼してみました。

営業向けに以下の内容を含めたお知らせを作ってほしい ・本社旧住所が記載されている契約書がでてくる ・署名欄は必ず新住所の記載お願いします ・お客様から契約書が送付される予定の場合、新住所を記載する旨を伝える ・旧住所になっている契約書の対応にお時間いただく場合あります

少しラフな感じですが、あえてそれでも作ってくれるのか試してみたかったです。

結果、取引先など社外向けの文章を作ってくれました。なるほど、「お知らせ」というのは主に外へ発信するものだと思われるでしょうね。「営業向け」で社内の営業の方々と意図していましたが、まだ十分な指示ではありませんでした…

続いて、同じ内容ですが「社内向けにしてほしい」とお願いしてみました。

社内向けになりましたが、ものすごく固くてSlack上でスルーされそうですし、少し冷たい印象を残すかと思います。

そして「住所変更のお知らせ」ではなく、旧住所で契約書が作成されていることがまだあるのでリマインドしたい感じでお願いしてみました。

まだまだ固いですね。丁寧語でもやはり敬語に近いことがわかりました。内容も微妙に違うな～と思いつつ、とりあえず同じ内容でカジュアルにできないかお願いしてみました。

大学生のグループチャットかよ！こんなお知らせを流すのはむちゃすぎるでしょう。あまりにも方向性が飛んでいってしまいまして、あきらめたくなりました。しかし、何かダメだったのかさえ分かれば、正解も出てくるはずです。

もう1回、ゼロから

振り返ってみれば最初から私の指示が悪かったので、誰に・何を・どんなふうにかできるだけ具体的にお知らせの作成依頼をしてみました。

社内の営業の方向けに、以下の内容を含めたリマインド的なお知らせを少しカジュアルで作ってほしい ・本社旧住所が記載されている契約書が手元に届くときがある ・契約書の署名欄に新住所が記載するようにご確認ください ・お客様から契約書が送付される場合、新住所を記載する旨をお伝えください ・旧住所の記載がある契約書が届いたら対応にお時間いただく場合がある

少し難しいのは、具体的だけどシンプルに書くことです。あまり書き込みすぎると、私の変な日本語をそのまま採用されてしまいそうな気がします。

まあまあ、ええやないか！もちろん完璧な文章を出してくれると想定していないので、ちょっとだけ直したら発信できそうです。結局直さないといけないので無駄なのでは？と思うかもしれませんが、ゼロから考えるより、ある程度形になっているものを修正する方が圧倒的に楽です。

何かお知らせを考えないといけないときはいつも大変だったが、今後はChatGPTに一部任せたいと思います。

まとめ

今回は社内のお知らせ文を作成したかったのですが、以下のポイントを明確にしてChatGPTに依頼しました。

• 開いては社内か社外か
• 何のお知らせなのか
• 含めたい内容
  • 箇条書きで良い
  • できるだけ具体的に
• 言葉遣い
  • 敬語はデフォルト
  • 丁寧語でも敬語とほぼ変わらない
  • 「少しカジュアルに」→特に社内の固くない雰囲気に良い

そして、何も確認せずに作成してもらったものをそのまま使わないように気をつけましょう。必ず目を通して、自分のタッチを入れて文章を整えましょう。