組織課題の解決シリーズ – 情報のストック

2022.07.04
こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
組織に関わる定番の問題、その解決策をまとめる組織課題の解決シリーズです。
  • 前提知識 - このお題を説明する上で必要な前提知識
  • 組織の臭い - 解決が必要な対象の症状、問題点
    • プログラムにおける「コードの臭い」を想定しているものです
  • 組織課題の解決テクニック / 臭いの解決方法
の構成でまとめます。
今回のお題は「情報のストック」です。

前提知識

フロー情報

フロー情報とは、活用期間が短い情報です。
例えば
  • Slack での個別のやりとり
  • 日報
  • 議事録
などです。

ストック情報

ストック情報とは、活用期間が長い情報です。
例えば
  • プロジェクトの基本情報
  • チーム方針
  • 組織図
  • 手順書
などです。ストック情報は継続して更新されます(更新頻度は情報による)。
ストック情報は、あとから繰り返し参照されるため発見しやすい状態で情報共有ツール, Wiki などに保存する必要があります。

組織の臭い - ストックされていない長期活用情報

ストックされていない長期活用情報」の臭いは、ストック情報として保存が必要な活用期間が長い情報がストックされず、都度質問したり、過去のフロー情報から探す必要がある状態です。
ストックされていればすぐに活用できる情報を毎回誰かに確認するのは時間のロスがあります。
また、フロー情報は探しにくくなりがちなため、見つけるために必要な時間が長くなり、これも時間のロスがあります。また、仮に見つけたとしてもそれが最新の確定情報なのかわかりにくいという問題点もあります。

例 - 社内の独自用語

社内の人に確認しないとわからない社内の独自用語は、典型的なストック情報です。
例えば、社内の独自用語の意味を様々な場で別々の人が毎回説明していたり、説明できる人が身近に誰もいなくて困っている人がいる状態のままになっていたら、それは「ストックされていない長期活用情報」の臭いになります。

組織課題の解決テクニック

「ストックされていない長期活用情報」を見つけたら、情報共有ツール, Wiki の所定の場所に保存しましょう。
もともと情報をストックする習慣がない組織、チームの場合は、保存する場所を決める部分から始まることになります。
無事保存できたら、必要な関係者に情報を保存したことと、保存した場所を周知しましょう。

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