ピボットテーブルを使って売上額を集計しよう(1)

みなさん、こんにちは。
これまでお医者さんさえ驚くほど治療跡ひとつなく健康だった歯にとうとう治療跡を作ってしまい、
「大人になって何年たっても治療跡ひとつないんだぜ」記録が更新出来なくなったクニ吉です。 (ああ、つらい・・・。)

とにかくテンション上げて・・・今回のお題は「ピボットテーブル」です。
「ピボットって難しそうじゃね?」となんとなく嫌煙されがち。。
私もそうでした。なんとなくわけわからなさが先行して、手が出せずにいました。
でも、作ってみたら「あら、簡単!」 
しかも、何かを集計する時ボタン一つで最新データに更新してくれるのでとても便利です(^^)
例えば売上管理。  私は今Accessにあるデータを引っ張ってきて、Excelに表示しています。
こんな感じ↓ データは架空のものです。

今回はこのデータを「ピボットテーブルを使って集計する方法」をご紹介します。
以下3回の連載形式となります。

  • 第1回目:参照するデータのテーブルを作成する方法(今回はこれ)
  • 第2回目:作成したテーブルにデータを配置する方法
  • 第3回目:テーブルの表示を整え、見やすくする方法

基本的なところを書いていくので、これを押さえればもうピボットなんて怖くない!
といったところで、そろそろ本編。

●テーブルを作成しよう

ここでは、ピボットテーブルを作成し、Excelで表示しているサンプルデータ(上図)の
月別の売上総額を表示することをゴールとします。
使用するのは「Excel2010」です。

まず、元となるテーブルを 作成しましょう。
「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択します。
 集計したいデータ範囲を指定するためのウィンドウが出てくるので、範囲を指定します。
 
この時、指定範囲内の一番最初の行がピボットテーブルのフィールド名となるため、
集計する値だけではなく下の画像のように集計データのカラム名も範囲に入れてください。 

指定範囲外に集計して欲しいデータが存在してしまった場合、都度範囲変更をしなくてはなりませんので、
データ量が増えてもすべて集計してくれるよう集計範囲は多めにとっておきましょう。

範囲を指定し決定すると、このように空のテーブルが出来ました。

◎ここがポイント!

ピボットテーブルは参照するデータ量が増えていく毎に 縦または横、もしくは縦横両方に
テーブルの行や列が増えていきます。 
もし同じシートに別のデータが存在する場合、ピボットテーブルと別のデータとが重なり合い、
テーブルが壊れたり更新が出来ないことがあります。 

↓下の画像は、データ更新後ふたつのピボットテーブルが重なってしまった例です。


上に配置しているテーブルに新しく追加されるべき月データや「総計」カラムが表示されず、
下に配置していたテーブルとくっついてしまいました。

その際、下のようなエラーが表示されます。

このようなことが起こらないよう以下のような工夫が必要です。

  • テーブルの列や行が増えていく方向に他のデータを置かないなど配置を検討する。
  • 他のデータが存在しない新規シートにテーブルを作成する。
  • テーブルのデータ更新前に他のデータとテーブルが重ならないようセルを挿入して列や行を増やす。

◎おさらい

  • テーブル作成手順:「挿入」タブ内「ピボットテーブル」→集計範囲指定で作成
  • 集計範囲はカラム名も含める 。
  • ピボットテーブルは参照するデータ量が増える毎にテーブルの列や行が増えていくため、
    他のデータと重ならないようにする工夫が必要。

今回はテーブルの作成だけだったので、簡単でしたね。(もっと高度なものを期待していた方はごめんなさい^^;)
次回はこの空のテーブルに集計するデータを配置していきます。
というわけで、今回はこの辺で。さらばじゃ~(*◕ฺω◕ฺ)ノ