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Hola〜皆さんこんにちは！Salesforce担当している清水です。
皆さんの会社では、Salesforceのシステム管理者が、ユーザーの日々のアクティビティの記録を確認するために、Salesforceのモニタリングはどのようにされているのでしょうか？
弊社ではすでに、イベントモニタリングを契約していますが、それとは別に標準ライセンスで利用できる”Salesforce Optimizer"について学び、実際に使ってみた感想をお伝えします！
Salesforce Optimizerとは？
Summer'20のリリースノートで登場した、アプリケーションになります。
組織の活用度や状態を見ることができるため、イベントモニタリングと用途は似ているのかなと個人的には思いますが、標準ライセンスで利用できるため別途オプション費用が要らないことがメリットとして大きいのと、モニタリングできるデータの内容が違う点があります。
使ってみた
では、実際にどんなデータがモニタリングできるのか使ってみました！
- 設定＞オプティマイザ から、アクセスを許可を行い、有効化します。
- そうすると、「Salesforce Optimizer」のアプリケーションが作成されますので、そこから「Optimizerを実行」します。
- スキャンには最大24時間かかる場合があると書かれてますが、私の方で行った際には30分程度でこのような結果が表示されました。
- 実際のデータはこのような感じです。「レポート名」の箇所は隠してますが、弊社では多数の未使用レポートが一覧に表示されてしまいました。あとは実際のレポートへアクセスして利用されてないようであれば、作成者へ削除するように促すのが管理者の仕事でしょうか？
どのような結果が表示されるのか？
Salesforceのヘルプ記事には英語で書かれてたのですが、現時点でOptimizerアプリケーションで確認できる機能は以下の通りでした。
レポートやダッシュボードは、ユーザーが作りっぱなしで定期的に見直しをされていないケースも多いので、一覧に表示されるのは便利ですね。
Features Evaluated in Salesforce Optimizer機能 種別
| 機能 | 種別 |
| 有効な共有ルール制限 | オブジェクト制限 |
| 有効な入力規則制限 | オブジェクト制限 |
| 有効なワークフロールール制限 | オブジェクト制限 |
| カスタム項目制限 | オブジェクト制限 |
| [メモと添付ファイル] 関連リスト | カスタムコード |
| 添付ファイルのファイルへの変換 | カスタムコード |
| 古い API バージョンを使用している新しいコード | カスタムコード |
| API バージョン | カスタムコード |
| JavaScript コードを含む数式項目 | カスタムコード |
| Sコントロール | カスタムコード |
| ハードコードされた URL | カスタムコード |
| オブジェクトあたりの複数の Apex トリガ | カスタムコード |
| デバッグモードを無効化 | カスタムコード |
| 未割り当てのページレイアウト | カスタムレイアウト |
| [関連リスト] コンポーネントの [関連リストのクイックリンク] コンポーネントへの置き換え | カスタムレイアウト |
| 未割り当てのレコードタイプ | カスタムレイアウト |
| オブジェクトあたりのレコードタイプ | カスタムレイアウト |
| オブジェクトあたりのページレイアウト | カスタムレイアウト |
| レコード Lightning ページの Lightning コンポーネント | カスタムレイアウト |
| ニュースおよび Twitter | カスタムレイアウト |
| 管理者権限 | ユーザー管理 |
| ユーザ数が少ない権限セット | ユーザー管理 |
| 未割り当ての権限セット | ユーザー管理 |
| 未割り当てのカスタムプロファイル | ユーザー管理 |
| 未割り当てのロール | ユーザー管理 |
| ユーザ数が少ないカスタムプロファイル | ユーザー管理 |
| ユーザログイン | ユーザー管理 |
| Lightning セールスコンソール | ユーザエクスペリエンスを改善 |
| 未使用のレポート | レポートおよびダッシュボード |
| 未使用のダッシュボード | レポートおよびダッシュボード |
| 無効な入力規則 | ワークフロー |
| 無効なワークフロールール | ワークフロー |
| Lightning プロセスビルダーへのワークフロールールの移行 | ワークフロー |
| 項目の利用状況 | 項目 |
| ページレイアウトの項目 | 項目 |
| レコードページの [詳細] タブ | 項目 |
| データのディスク使用制限 | 組織制限 |
| 静的リソース制限 | 組織制限 |
| ファイルのディスク使用制限 | 組織制限 |
| Files の採用 | 利用状況 |
| サポートされていないブラウザ | 利用状況 |
| 最新でないブラウザ | 利用状況 |
Winter'21でのUpdate
さらに、これまでは手動で「実行」処理を行わなければいけなかったのですが、Winter'21のUpdateで、実行スケジュールを設定できるようになり、毎月バックグラウンドで自動的にスキャンできるようになったそうです。便利ですね！
最後に
弊社ではすでに、イベントモニタリングの製品も利用していたのですが、確かにレポートにしてもダッシュボードにしても
- 誰が
- いつ
- 何をしたか
といった情報まで細かく確認するには、有償のイベントモニタリングが優れているのですが、Salesforce組織の健康診断を行って不要なレポートやダッシュボード、項目くらいがわかればいいと言うことであれば、この製品で十分な気がしました。
本番環境への実装もとても簡単でしたし、皆さん是非利用してみてください。
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