社内のNotion交流会でNotionでのタスク管理について発表しました

社内のNotion交流会でNotionでのタスク管理について発表しました

Clock Icon2023.10.17

先日、クラスメソッドグループ合同 Notion交流会第4回に参加し、発表してきました。

発表の概要

自分の所属している部署における仕事の進め方をモデルとして、短いスパンでのタスクの計画とそのふりかえりを、Notionを使って行う場合の方法を紹介しました。

想定している仕事の流れ

私の部署では、以下のスライドに示されているように、短いスパンで計画を立て、その計画を実行し、そのスパンの終わりに成果をふりかえっています。

部署の仕事のサイクル。1、一週間の計画を立てる。2、一週間がんばる。3、一週間をふりかえる。

データベースの構成

用意するデータベース

以上の想定を元に、以下の2つのデータベースを用意しています。

計画を立てる単位である1週間のタイムボックスを保持するデータベース

タスク一覧のデータベース

データベースのリレーション

2つのデータベース間でリレーションを作成し、1週間で実行するタスクを管理できるようにします。

ビューを用いたタスクの計画とふりかえり

タスクの計画

以下の図のようにタスク一覧のビューを作成します。

「取り組む週」というプロパティは、タイムボックスのデータに対するリレーションになっています。ここを指定することで、次の週に実行するタスクを決めます。

タスクのふりかえり

計画したタスクを実行し、一週間の終わりに全体をふりかえります。

タイムボックスのビューには、カレンダービューを採用しています。

該当の週の詳細ページを開くと、その週向けに計画されたタスクの一覧がフィルタされて表示されるようになっています。

チームのメンバーと一緒にこのページを見ながら、今週はどれだけ作業が進んだか、進み具合によって今後の計画に影響がありそうか、などを話し合います。

一週間分のフィルタのページを毎週作る方法

週の詳細ページを開いたときに、週ごとのタスクがフィルタされたビューが表示されますが、これを週ごとにいちいち作成するのは、地味に面倒な作業となります。

この作業を毎回行わなくて済むように、テンプレート上に作成したビューで、テンプレート自身であらかじめフィルタしておきます(以下の図では「無題」というのがテンプレート自身です)。

こうすることで、このテンプレートから週のページを作成するごとに、該当の週に取り組むタスクがフィルタされるようになります。

発表スライドはNotionで作りました

実は、Notionでスライドを作成したことが一番ウケていたようです。上にも画像を載せていますが、サブページをサイドピークで開いているだけです。単なる思いつきでしたが、やってみたら結構それっぽくなりました。

まとめ

3社合同のNotion交流会に参加して、自分の部署での応用事例としてのタスク管理手法を共有しました。

実際にはもう少し複雑な作り込みをしていますが、基本的には、データベースのリレーションとビューによる絞り込み、それに加えてロールアップや計算も組み合わせたフィルタリングによって構成されています。データベースにはたくさんの情報を盛り込めますが、それを使うシーンに合わせたフィルタやビューを設計できると、より使いやすくなると思います。今回のケースも、ぜひ参考にしてみてください。

この記事をシェアする

facebook logohatena logotwitter logo

© Classmethod, Inc. All rights reserved.