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リモートワーク 在宅勤務 テレワークを成功させる鍵を考えてみた

リモートワーク/在宅勤務/テレワーク を成功させるための鍵を書いてみたいと思います。
2020.03.02

こんにちは。
ご機嫌いかがでしょうか。
"No human labor is no human error" が大好きな吉井 亮です。

COVID-19 の国内での流行を受けて在宅勤務を実施、または、推奨している企業が増えています。

クラスメソッドでも物理的にオフィスでないとできない仕事 (郵便や FAX の受け取りなど) を除き
殆どの社員がリモートで仕事を行っています。

私は現所属のクラスメソッドではもちろんのこと、前職でもリモートワークをしていました。
当時は提案書の作成などの集中したい時、大規模な台風や雪など交通機関の乱れの際といった限定的な用途でのリモートワークでした。
クラスメソッドでは限定的な用途ではなく、個人の判断と責任で平常時からリモートワークを行っています。

今回は、私の社会人生活を振り返り、リモートワーク/在宅勤務/テレワーク を成功させるための鍵を書いてみたいと思います。

文化の観点

まずは社内文化・社風の観点からリモートワークを考えます。
リモートワーク/在宅勤務/テレワークとなると、VPN はどうする、情報流出防止はどうする、ウィルス対策はどうするといった IT の話になりがちですが、
リモートで仕事を行える文化の熟成が大切だと感じています。

Job Description

クラスメソッドでは四半期に一度 Job Description(職務記述書) の定義を
担当リーダーと共に見直しています。

Job Description には自分のキャリアプランに合わせた仕事の担当範囲・分野や
会社から求められる役割・責任が記述されています。
これを四半期遂行することが会社と従業員の合意です。

この合意があるからこそ、出社せずバラバラに仕事をしたとしても
正しい成果を出せるようになっていると考えています。

見える成果

私が所属しているコンサルティング部では
お客様との契約に基づいた作業が存在します。

作業を納期までにお客様の要件通りに納めるという
ある意味で成果が目に見えやすい働き方と言えます。

そのためリモートワークをしていても(物理的に一箇所に集まらなくても)
「自分は働いているよ」を表現しやすいという事が
リモートワークが浸透している一因ではないかと思います。

世の中にはチームで仕事をする、個人の成果が測りにくいという働き方もあると思います。
その場合は仕事をメンバーへ割り振る役割の方が、求めるアウトプットと納期を伝え、
毎日の進捗会(朝礼や夕礼)で状況を確認していくなどの工夫を取り入れます。

社員を大人として扱う

「セルフマネジメント」や「マイクロマネージしたくない」といった言葉は
入社前から聞かされていましたし、入社後も何度も何度も聞いています。

会社は細かい規約やルールを作りたくない、一方で従業員は法律や一般常識、同僚への尊敬を持って大人の振る舞いを自分の意思で行います。
会社が社員を大人扱いすると、社員もそれに応えますしそれを求めているということです。

リモートワーク/在宅勤務/テレワークの導入で課題にあがりそうな事項が
「社員がさぼったらどうするか」というのがあると思います。
ここで私が言いたいのは、社員を大人扱いして信じてあげれば(信じていることを伝えれば)
リモートでも仕事はするよ、ということです。

対面ではないコミュニケーションに慣れる

チャットや Web 会議といった対面ではないコミュニケーションに慣れることは大切です。

オフィス内で「ちょっといいですか?」といって話しかけるのと同じかよりフランクにチャットで会話できるような雰囲気作りをします。
どんな話でも気軽に発言できる空気が大切です。
お互いに思いやりにある発言を心がけましょう。
仕事の話だけではなく雑談もチャットですることで、リモートでの孤独感を払拭します。

出社時と同じく PC を開いたら「おはようございます」、
仕事を終える際には「お疲れ様でした」、
離席時には「ランチで離席します」といった声がけを各自が行うと良い方向に進むと思います。

慣れるまではメールとチャットの使い分けで悩むかもしれません。
社内コミュニケーションは全てチャットにするくらいの思い切った行動をしてみてはいかがでしょうか。
大抵の場合はそれでうまくいくはずです。

IT の観点

リモートワーク/在宅勤務/テレワークの導入では IT の活用が必須です。

コミュニケーションツール

リモートワーク/在宅勤務/テレワーク時のコミュニケーションはツールに頼ります。
チャットと Web 会議を上手に活用して社内外とのコミュニケーションを実現します。

チャットはチャンネルやグループと呼ばれる特定メンバーが集った場所を設けられるものが便利です。
部門やプロジェクト単位でチャンネルを作って議論をすることで
特定の話題に特化した活発な議論が可能になります。
社内においても情報の開示を最低限に抑えたい場合にはプライベートチャンネルを作れば大丈夫です。

これらのツールは、パスワードポリシーや多要素認証の機能を持ったものを選定しておきましょう。

グループウェア

リモートでも出社時と同じ社内環境で仕事をするためにグループウェアを導入します。
メール、カレンダー、ワークフロー、ポータル、ファイルサーバーなど
業務に必要なツールが社内からでないと接続不可になってしまうと
リモートワーク/在宅勤務/テレワークは不可能です。

私は G Suite の共有ドライブがお気に入りです。
プロジェクトで共有すべき資料は共有ドライブに保管しています。
可能な限りドライブ上でファイルを編集するようにもしています。
先日もスライド (Office でいうパワーポイント) を共有ドライブ上で複数人によって編集しました。

グループウェアも、パスワードポリシーや多要素認証の機能を持ったものを選定しておきましょう。

VPN は最低限に

VPN を用いて社内サーバー上のファイル編集が必要な業務もあると思います。
ただ、全社員がストレス無く VPN 経由での社内サーバー利用を行うためには膨大な IT 投資が発生します。
グループウェアを上手に活用して、VPN が必要なユーザーは必要最低限にしておくと効果的だと思います。

個人で用意しておくと便利な物

自宅でリモートワークをするうえで用意しておくと便利な物を考えてみました。

イヤホン・ヘッドホン

Web 会議には必須です。
PC 内臓のマイク・スピーカーでは音質に不安があります。
イヤホン・ヘッドホンは用意しておきましよう。
私は家族がいない時間帯は Bluetooth のスピーカーを、家族がいる時間帯はイヤホンを使っています。

カメラ

これも Web 会議に必須です。
Web 会議はリアクションが大切です。
1対1なら相槌を打てばいいですが、大人数だとそうもいきません。
おおげさなくらい頷いたり笑ったり、時には苦い顔をしてみたりすることで
対面と変わらない会議になります。本当です。

椅子

長時間座っていても疲れが少ない椅子を用意します。
クッションの柔らかさ、肘掛け、背もたれ等自分に合う椅子を探してみてください。

仕切り

自宅で Web 会議をする場合、カメラの背景に自宅内が写ってしまいます。
片付けていない部屋や洗濯物は写って欲しくないものです。
自宅で”安全な場所”を確保できない場合は、簡易な仕切りを用意します。
折りたたみ式にしておくと普段の生活の邪魔にならないと思います。

タスク管理ツール

リモートワーク/在宅勤務/テレワークをすると自分が思っている以上に働き過ぎてしまうことがあります。
通勤が無くなった分、働ける時間が増えるようになります。

朝一番 PC を開いたら、当日のタスクを決めます。
タスクには完了するまでの想定時間を一緒に記載し
1日の合計が8時間になるようにタスクを調整します。

ツールを使ってもいいですし、付箋に書き出してもいいと思います。
とにかく働きすぎないようにしましょう。

散歩

運動不足になりがちなので意識して散歩しましょう。
私は普段行かないような場所、徒歩20分くらいかけてランチをしたりしています。

みだしなみ

みだしなみは整えておくとスイッチが入りやすくなると思います。
家にいるからと一日中パジャマでいるようだと、私はスイッチが入りません。

まとめ

人間的な面からリモートワーク/在宅勤務/テレワークを考えてみました。
あくまで個人的な意見です。実際はそれぞれに会社ごとに成功の鍵は異なると思います。

リモートワーク/在宅勤務/テレワークは業務的に合う合わないがあると思います。
それでもやはり利点はあるはずです。
少なくても私はリモートワークが当たり前のような会社で働くことができて幸せに思います。

テッキーな内容がなくて申し訳ないです。そのうちテッキーなことも書きます。

以上、吉井 亮 がお届けしました。