大小ある仕事の隙間の活用

こんにちは。組織開発室に所属し、組織開発を担当しているてぃーびーです。

仕事において、常に隙間なく忙しいこともあれば、大小さまざまな隙間ができることもあります。急に予定がキャンセルになったり、年度の間で、来期の目標が未決定で注力する業務が決まっていなかったり、案件と案件の間に空きができたりと、きっかけや期間は様々です。

年度の間で、来期の目標が未決定で注力する業務が決まっていない

このような隙間時間について、何をすればいいか分からず、漠然とした不安に過ごすこともあれば、こういった余力があるからこそ普段時間が足りなくてできなかったことに取り組むこともあると思います。

この記事では、大小ある仕事の隙間の活用についてまとめます。

隙間の発生パターン

大小ある仕事の隙間には以下のような例があります。

小さな隙間

• ミーティングの主催者が遅れていて、他のメンバーが10分待つことになっている
• ミーティングが当日に中止になって 30分〜1時間 の空きができた
• 着手予定だった小さめのタスクの前提が整わず開始できない

大きめの隙間

• 年度の間で、来期の目標が未決定で注力する業務が決まってない
• 組織変更で、新体制における方針が未決定で注力する業務が決まっていない
• 案件、プロジェクト、担当業務などが中止になり、新たな業務が発生するまで月単位の隙間がある

隙間に対してできること

マネージャー、本人それぞれの立ち位置から隙間に対してできることをまとめます。

マネージャーができること

マネージャーとしては、隙間ができたときにメンバーに割り振る業務をすぐに選べる状態を保っておくのが理想です。

たとえば、普段からチームで課題管理をしたり、継続的なふりかえりをしていれば、緊急ではないがやっておきたいタスクが一定残っているはずです。それらを隙間期間のボリュームや隙間ができたメンバーのスキルセットや今後身につけてもらいたいことにマッチしているかどうかを検討しつつ、アサインすることができます。

仮にそこまでできていなくても会社・部門・チームの目標や、そこに向けた重要な課題として把握している内容があれば、その足しになる活動をさほど時間をかけずに検討することができるはずです。

さらに、理想的にはメンバーに企業・事業・部門・チームなどの方針や課題など、組織にとって今何が重要かの認識を日々揃え、メンバーが主体的に動く力を継続的に育てていると、隙間に対して特別大きな動きをしなくてもメンバーが自主的に動いてくれることになります。こういった動きを的確にしてくれるメンバーに対しては都度その動きを承認・称賛できるとよいでしょう。

ただし、自主的な判断がそれていないか、困っているメンバーがいないかどうか確認することは必要です。特に自分で判断するのが苦手なメンバーが長い期間、隙間時間が続くとキャリアに対する不安が募りがちです。せっかくの猶予のある時間を不安とともに過ごすのではなく、有益な活動に使えるようにしたいところです。

本人ができること

隙間ができて手持ち無沙汰になってしまった本人としては、隙間時間にやるべきことをマネージャー等から提供してもらえると楽ですが、待っていても特に動きがない場合のことを考える必要があります。

まずは、マネージャーに確認です。その場合、普段のやりとりから今何が重要そうかを踏まえて、自発的に選択肢を提示できると理想です。ただし、ジュニアや入社後間もない方はそのあたりの推測が難しいと思うので、そのまま必要な内容を確認するだけで問題ありません。

その上で、マネージャーに聞いても「まだアサインは決まってないし、自由にしててね」などの指示がでたものの、何に取り組んでいいかあたりがつかない場合、他に頼る人がいるならその人達に相談して対応が必要そうな業務を探しにいけるとよいでしょう。

なお、小さな隙間についてはマネージャーに聞くまでもなく自分で判断できると理想です。典型的な取り組み対象としては、以下のようなものがあるでしょう。

• ミーティングの待ち時間など、複数名で同時に隙間ができたら、単に待つのではなくコミュニケーションを取る
  • なにか業務につながる内容でもいいし、関係性を深めるような内容でもいい
• チームの課題管理しているタスクの中から短時間で実施可能な改善タスクを進める
• 今後の業務で活用する可能性が高い技術のキャッチアップをする
• 今後の業務で活用する可能性が高い手法の検証をする
• ブログ等による情報発信をする

大小どちらの隙間を埋めるとしても必要になるのは、今自分の所属部門・チームはどのような方針を持ち、どのような目標を持ち、どんな課題を抱えているかを把握することです。それらを踏まえてやったことがいいことの中から重要度、優先度を踏まえつつ、あわよくば自分の成長したい部分と重なるものを選べると理想です。

隙間のメリット

隙間をうまく活かせると、以下のようなメリットがあります。

• 他の業務のヘルプをする場合
  • 普段かかわらない人と仕事ができる
    • 社内のネットワークの拡大
    • 異なる考え方の人との関わり
  • 普段とは異なる領域に関わることできる
  • 普段と異なる仕事の進め方に関わることができる
    • 普段の業務のいい部分の確認
    • 普段の業務の課題の発見
    • 支援先の業務の課題の発見
    • 支援先の業務のノウハウの吸収
• 積みタスクに取り組む場合
  • 非緊急だけど本来はいつかやりたい改善等のタスクを進めることができる
• 学習をする場合
  • 今後の業務を円滑に進めたり、幅を広げるための知識・スキルを習得できる
• 発信をする場合
  • 発信のための活動自体が学習効果を高める
  • 社内外の人の役に立つことができる

隙間の埋め方として気をつけること

これはあくまで隙間時間を利用した取り組みであるため、期間をはみ出しすぎないことが重要です。主要な業務が再開するときにさっと戻れるような、切り上げやすい内容に取り組むのが好ましいでしょう。