[レポート] Slackを最大限に活用するためのヒントとテクニック

Frontiers Tour TokyoというSlack主催のカンファレンスが2019年9月17日に開催されました。

Slackを最大限に活用するためのヒントとテクニック というセッションのレポートです。

株式会社カクイチ 執行役員 IT情報システム部長 鈴木 琢巳 様
武蔵精密工業株式会社 ITソリューション部 部長 清水 佳代子 様
Slackカスタマーサクセスリードエンゲージメント・マネージャー 石動 裕康 様

数人のチームから1万人規模の大企業まで、組織の人数に関わらず
Slackでチームを成功に導くコツを探る本セッションでは、通知の調整や、
Slackエチケット、チャンネル整理のコツなど、Slackを最大限に活用するための
ベストプラクティスやテクニックをご紹介します。

Slackを最大限に活用するために

組織として

  • 目的を明確に
  • 経営陣やシニアリーダーを味方に
  • 成功を測定

社員にむけて

  • ユースケースと差別化
  • アンバサダーの立ち上げ

パネルディスカッション

目的を明確に

Q. なぜSlackを導入したのか
A. 清水様

  • 情報をより活用していきたい。アジリティを持って情報を活用したかったため。
  • 社長が「もうメールは面倒だから見たくない」
  • 「Openな情報共有」「Flatな情報発信」「Speedyな情報活用」

A. 鈴木様

  • すべての問題の本質はコミュニケーションにあると考えていた
  • 「見ていない」「聞いていない」という状況は無しにしたい

確認すべき3つのポイント

  • 事業へのインパクト
  • Slackがもたらす価値
  • 課題解決や生産性向上への貢献

経営陣やシニアリーダーを味方に

Q. 導入するときに経営陣やシニアリーダーへの説得はどうしたか
A. 清水様

  • 「そのツールはグローバルスタンダードに使えるか」「シンプルに使えるのか」「属人作業が減るのか」を問われる
  • Slackはそれにマッチしたので理解を得られた
  • 役員向けのトレーニングを実施した
  • 投稿・リアクションについてガイドをまとめた

A. 鈴木様

  • トップ自ら使ってもらうために #info-社長のつぶやき を設けて社長自ら発信してもらうようにした

効果的な3つのアクティビティ

  • 経営陣やリーダーにチャンネルで情報発信をしてもらう
  • 「社長に何でも聞いてみようを #executive-ama で開催する
  • 経営陣自ら発信してもらう

成功を測定

Q. 何か新しい発見はあったか
A. 清水様

  • Slackのダッシュボードを毎日見ていた
  • ITに慣れていない恥ずかしがりのメンバーが多い
  • 職人の方が多いのである程度のルールと手順が必要だった
  • パブリックチャンネルとダイレクトメッセージの割合。はじめはダイレクトメッセージが大半だった

A. 鈴木様

  • コミュニケーションを見えるかしたことでマネージャーからメンバーへよりもメンバー間のやり取りが増えた
  • 判断スピードが上がった

ユースケースと差別化

Q. 読んでいる人は増えたが書き込んでいる人が増えないことへの対策は?
A. 清水様

  • トレーニングを実施した
  • チャンネル作成に抵抗があったためいくつかIT部門で作った
  • ヘルプデスクの受け付けをSlackに移した
  • 投稿に抵抗がある人向けにHelp Avatarボットを作った
  • ヘルプデスクのステータスを常時表示するディスプレイにダッシュボードで見える化した
  • Slackと社内システムの連携を進めている
    • Slackから人事検索するボット
    • 出張申請アプリ
    • 経費精算アプリ

Q. 顧客とのやりとりでの工夫は?
A. 鈴木様

  • 農家の作物情報の日々のアップデートを受ける
  • 1チャンネル1顧客
  • 誰もが見れる

効果的な3つのアクティビティ

  • #アナウンス#ヘルプ など使いやすいチャンネルの設定
  • Slack無いで絵文字に意味をもたせ、ボット/アプリを使用し、簡単なワークフローを特定
  • Slack及び他のツールの使用目的を的確に説明

アンバサダーの立ち上げ

Q. アンバサダーをどうやって選んだか
A. 鈴木様

  • 事業所の中から2名
  • 事務所の女性2名をメイン
  • 全体の旗振り役に入社半年の女性

Q. 旗振り役に工夫してもらったこと
A. 鈴木様

  • 社長に発信してもらう
  • 若手にフォローしてもらう

Q. アンバサダーを通して発見は何かあったか
A. 清水様

  • 機密情報を扱うところはプライベートチャンネルでないといけないケースがあった
  • プライベートチャンネルの作成は申請制にした

A. 鈴木様

  • 導入してから会社の文化がガラッと変わった
  • 情報共有のスピードが上がった

効果的な3つのアクティビティ

  • 各チームから代表者を選出する
  • アンバサダー向けのワークショップを開催する
  • 情報交換ができる #slack-ambassador チャンネルを作成する

まとめ

Slackからお手伝いできること

  • Online Slack 101
  • 導入フレームワーク
  • コンサルティング

アクションアイテム

  • Slackを使う目的を明確にする
  • アンバサダー・ネットワークを立ち上げる
  • Slackのオンライントレーニングに参加する
  • ユースケースと差別化

さいごに

「Slackを最大限に活用するために、組織として/社員に向けて」の各質問に、鈴木様、清水様が現場でどう対処したか回答してくださるスタイルでした。
パブリックチャンネルで、誰にでも見える場所でのコミュニケーションを恥ずかしいと感じ、ダイレクトメッセージでのやり取りが大半になってしまっているワークスペースは多いと思います。
IT企業ではない現場へ、Slackを浸透させていくやり方の参考になると思います。

補足

Boxで以下の7つのPDFが公開されています。Slack導入の際の参考にいかがでしょうか。 http://slack.box.com/success-slack-jp

  1. Slackの価値を引き出す為に必ず抑えるべき4つのポイント.pdf
  2. オススメの3つのチャンネルとユースケース.pdf
  3. チャンネル命名規則例.pdf
  4. コミュニケーションエチケット.pdf
  5. Japan SlackNavigation v1.2.pdf
  6. Slack Self Learning (日本語).pdf
  7. とても便利なSlackリソース.pdf