数字で見るJAWS DAYS #jawsdays – JAWS DAYS 2014 参加レポート Vol.13

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JAWS DAYS 2014

2014年3月15日、JAWS DAYS 2014が開催されました。3回目の参加となりましたが、今回も裏方として参加させて頂きました。そこで、数字で見るJAWS DAYSと題しまして、JAWSの勢いと成長の軌跡と奇跡を感じて頂ければと思います。各種数字については公式発表ではありませんのであしからず。

1000人を超えた参加者

まず、なんと言っても最大の驚きは、休日の有料のイベントであるにも関わらず、1000人を超える参加者があったことです。

エントリー数:1300名

Webの申し込みサイトから1300人以上のエントリーがありました。※追記:事前にキャンセルされた方が120人程いらっしゃったので、総エントリー数は1400を超えていました!

バスツアー:80名

前夜祭からの流れをそのままに、各地から貸切バスツアーが組まれたようです。

開場時の行列:200名

開場前から続々と人が集まって来ました。申し込まれた方が列を作って並んでいます。

朝から参加:500名

10時セッションスタートというスケジュールの中、最初のセッションが開始される頃には500名以上の来場がありました。用意していたお弁当無料引き換えチケットが直ぐに無くなってしまいました。

来場者数:1000名

実際に来場されて受付登録をしてくれた方は、約900名でした。ここに全国から集まった100名以上のコミュニティスタッフの方などを入れると1000名を超えてます!

懇親会参加者:600名

イベント企画段階で用意されていた700本以上のビールとおつまみが直ぐに無くなっていました。

二次会参加者:115名

立食で60人収容のレストランに115名以上も集まってしまい、大混雑と大盛況でした。あまりの盛況振りにドリンクとフードがお店からほぼ無くなってしまい、予定時刻よりも早くお店を出ました。

三次会参加者:55名

そしてこの勢いは三次会まで続きます。土曜日の夜に55名が入る箱が奇跡的に見つかり歩いて移動。スタッフや参加者の方を交えてこちらも盛り上がりました。

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四次会参加者:10名

私も未知の領域であります四次会への突入です。新宿駅近くのバーでマッタリと今年のJAWS DAYSを振り返りました。

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参加者の推移をグラフで表してみましょう

ご参考までに参加者の推移をグラフで表してみました。

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そして総会へ

四次会に最後まで残っていた方は午前3時まで語り合っていたそうです。JAWSはこのままでは終わりませんw。実は翌日にJAWS総会がありまして、全国から集ったコミュニティメンバーがより良いコミュニティ運営について熱い議論を重ねました。朝10時スタートという強行スケジュールの中、多少の例外を除きw皆さん遅れること無く集まりました。そして、懇親会、二次会...と続いたそうですw。

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JAWSコミュニティ運営に関わってみたい!という方は、各地域のスタッフにお気軽にお声掛けください。

おまけ:無料お弁当配布までの道のり

無料お弁当についてお話します。JAWS DAYS開催まで後1週間というタイミング。私は大した手伝いもできず、宴会部長(自称)として宴会場の手配だけでもしっかりしようと思っていました。そこで、JAWS DAYSの企画や運営をまとめているメンバーと話をしたところ、ランチをどうするか決まっていませんでした。まずは現地調査から開始です。

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3月10日(月)、当日のオペレーションがどのような流れになるのか、ランチや懇親会はどのように案内するのか、二次会はどうしようか考えを巡らせて現地に行きました。西新宿はオフィス街です。お昼時は高層ビルの地下や高層階でランチを取ることができますが、お昼休憩の1時間で帰ってくることはできないように思えました。周りにファストフードや喫茶店はありますがボッチ飯用に見えます。コンビニは大混雑必至。このままではせっかく集まって頂いた方が午後のセッションに間に合わず、最悪帰ってしまうかもしれない。そこで、お弁当を用意できないかと考えます。

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(イメージ図)

新宿周辺は魅力がいっぱいです。歌舞伎町、都庁、伊勢丹、高島屋、ヨドバシカメラなどいくらでも時間を潰せます。海外のカンファレンスでは、ホテルとイベント会場が一体となっていることが多いです。re:Inventもベネチアンホテル内に全てが揃っていました。あれは、イベントに没入してもらうための演出なのかなと思いました。例えばディズニーランドでは、飲食の持ち込みはできません。また、飲食は園内で行います。これは非日常で没入型の体験です。JAWS DAYSも没入型を目指そうと思いました。同じ目的で集まった仲間と丸一日を過ごせるイベントを飲食面から演出しようと。

3月11日(火)、数百食のお弁当は専門の業者に依頼しなければ用意できません。また、食数が分からない中で事前に発注数を決めることもできません。読みを大きく間違ってしまっては運営側が赤字になってしまいます。そこで、お弁当業者を呼んで販売をしてもらおうと思いました。結論からですが、会場に招き入れるには営業許可について関係各所への手続きなど時間が足りなく、代理販売では衛生的な問題で頓挫してしまいました。

しかし、ここで諦めないのがJAWSです。それじぁスポンサーを集めて無料で配りましょうと提案が出ます。そして、次々と手が挙がり、数分後には30万円の予算が確保されました。このスピード感と一体感がJAWSです。早速、予算内で発注できるお弁当とドリンク確保に動きました。この段階での来場者予想は昨年対比で700人程度の予想だったかと思います。そして、午前中の来場者は400人ぐらいではないかと思っていました。

3月12日(水)、お弁当業者を決定します。幸運にも複数のお弁当業者をまとめてくれるお店を見つけます。400円のお弁当を550食発注しました。この550というは、500食分の来場者無料配布分と、50食のスタッフ分をバッファとしていました。この段階でドリンクの発注数は決まっていませんでした。多くの方に食べて頂きたいという思いと、余らせたくないというバランスで数を決めました。

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(実物)

無料お弁当数が決まったところで、これを目玉に集客に繋げようと提案が出ます。そして、早速ホームページ上への掲載が行われ、事前申込者へのメール案内、そして、TwitterやFacebook上で拡散されていきました。

3月13日(木)、ドリンクの種類と数を決めました。約65円の500mlペットボトルと缶コーヒーを計1260本発注しました。コールセンターに電話した際、「ドリンクを50ケースください」と言ったのは後にも先にも無いかもしれませんw。最後に、ゴミ袋と養生テーブを購入してほぼ予算を使いきりました。

3月14日(金)、イベントへのワクワクと、お弁当が届くのかのドキドキが続きます。並行して、二次会会場の手配を済ませました。いつものように2000円で食べ物付き飲み放題となりました。

3月15日(土)、いよいよ本番当日です。事前の予想よりもかなり多くの人が集まっているように思いました。魅力的なスピーカー陣のお話を聞きに多くの方が集まったと思いますが、お弁当配布によって多少の貢献はできたかもしれません。思った以上のペースで無料お弁当引換券が配られていきます。午前11時、お弁当とドリンクが搬入されました。ここで、誰かが指示をしたわけでもなく、自然と人が集まり、それぞれ自分の役割を考え、誘導係、チケット確認係、お弁当配布係が決まります。この自律的な動きがJAWSです!そして、ランチタイムになり、人が大挙して押し寄せましたが、大きな混乱もなく多くの方にお弁当を配ることが出来ました。

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最終的に、全てのお弁当とドリンクを配り終えることが出来ました。また、ドリンクの補充やゴミ箱の回収もスムーズに行うことができました。丸1日会場に居ましたが、セッションを1つも聞いていませんw。しかし、これもひとつの関わり方であり、貢献のひとつだと思っています。これもJAWSなのです!

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