[Salesforce]レコードのアクションからフローを呼び出して不在記録を作る

はじめに

 こんにちは、福岡オフィス所属IT推進室の井手です。今回はLightning Experienceのアクションを利用してレコードに不在記録(Todo)を作ったので紹介します。

背景

 営業活動でお客様へ架電時、不在の場合記録をSalesforce上に残したい。しかし、不在、不在…と記録を残すのはとても手間という声がありました。不在の記録は残すべき情報も少なくほぼ自動化可能と考えました。

アクションを選んだ理由

記録を残す方法は色々考えられます。今回はできるだけ手間を減らす為1レコードに対して1クリックで処理が起動できるレコードのアクションを選択しました。

※この辺りからポチっとして処理させたい

作ってみた

流れ

  • フローの作成
  • アクションの作成

フローの作成

 アクションを設定する前に、アクションから呼び出す処理の設定をする必要があります。プロセスビルダーが起動できればよかったんですが、どうも設定できそうにない・・。現状設定できる中で出来るだけ簡易的に1クリックで呼び出せそうなのは「フロー」なのでこちらを利用しました。
メインの設定は単純なので割愛しますが、いくつか躓きポイントがあったので紹介します。

作成時の注意点

 設定 > フローと遷移し、新規フローをクリック、画面フローを選択します。
※アクションからフローを起動する場合画面フローのみをサポートしています。(当初自動起動フローを選んでいて少しハマりました…。)

どうやってレコードIdをフローに渡すか?

 プロセスビルダーの場合、フロー側に変数を用意して値を渡すことができるのですが、アクションからフローを起動した時にレコードIdを渡す方法が分かりませんでした。
 フロー作成画面を色々見ても分からなかったのですが、「recordId」という変数をフロー内に定義するとIdが渡される事が分かりました。

※以下ヘルプに記載ありました。
フローアクションの考慮事項

アクションの作成

 オブジェクトマネージャ > 対象オブジェクト > ボタン、リンク、およびアクションと遷移し新規アクションをクリックします。アクション種別に「フロー」、フローに「先程作成したフロー」を設定し保存をクリックします。

完成

 アクションの作成後、ページレイアウトで「Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション」に配置したら完成です。

まとめ

 ひょんな事から久しぶりにフローを使ったのですが、以下にあるように大幅に作成環境が改善され作成しやすくなっており楽しく作成できました。(以前はかなり辛かった…)

色んな事が出来る反面、フローの使い所は難しい面もありますが今回のような単純な処理であれば検討しても良いのではと思います。どなたかの参考になれば幸いです。