検索動作を元に効率よい検索スタイルを模索してみた #Notion

Notion上での検索は機能毎の手段が存在します。それぞれにて検索範囲も異なっており、意図した通りの検索を行うには多少の慣れも要ります。

確認した各検索機能の動作から、記事執筆時点での各検索機能別の検索対象と範囲、検索時の注意事項と、それらを元にしたページレイアウト例を挙げました。

Notionの検索方法

記事執筆時点での各検索範囲と検索対象は以下の通り。

ワークスペース検索でのポイント

アクセス権限があるページ全体から結果が表示されます。必要に応じてチームスペースやページで絞り込むとよいでしょう。

検索結果はキーワードと一致するページが優先的に表示されますが、一致の基準は明示されていません。更新頻度やアクセス頻度が高いページは上位に表示されやすい傾向があります。

データベース内レコードでテキストプロパティ内に一致する項目があれば、そのプロパティも結果に表示されます。しかし、それがAI自動入力によるものかどうかは区別できません。必要に応じて、プロパティ名にAI自動入力によるものであることを示す目印を付けると良いでしょう。

wiki検索でのポイント

ワークスペース検索との大きな違いは以下の通り。

• 検索で「ページ内」に最初から絞りをいれている
• 子ページ以下をデータベース検索可能

データベースへプロパティを追加し、絞り込みを入れることもできます。

「ページ内」の絞りを解除した場合の動作はワークスペース検索と等しくなります。特定ページ以下での絞り込み検索頻度が高い場合は、特定ページをWiki化しておくと「ページ内」検索設定の手間が省けます。

データベース検索でのポイント

検索結果は表示中のレコードのみを対象とします。予め全レコードを表示していない限り、全レコードを読み込むことはありません。特定の高頻度の検索キーワードがある場合、それを事前にフィルタとして設定すると効率的に絞り込むことができます。また、特定のキーワード検索専用のビューを設けて、検索結果の精度を高めるために読み込み制限量を増やすことも有効です。

ワークスペース検索とWiki検索はソート対象が作成日付と最終更新日付に限られますが、データベースはソート対象に各カラムを指定できます。作成日付や最終更新日付以外に優先キーとするカラムがある場合はデータベース検索にすると早く見つかる可能性があります。

本文を検索対象にしないため、本文中のキーワードで絞り込みしたい場合はテキストプロパティに入力しておきましょう。意図した内容になるかは不明ですが、AI自動入力を使うとある程度手間を省けます。NotionAIプランを利用している場合は「◯◯データベースで利用頻度の高いキーワードを教えて」等の質問で得られた答えを入力するのも手です。

検索UIを考慮したページレイアウト

重要なのは、検索利用者が検索結果の違いを認識しているかどうかです。絞り込み効率を考慮して、Wiki化した後にページ上部へデータベースビューを設置するといった構成も考えられます。しかし、その違いはもちろん、検索可能なインターフェイスであると認知されなければ、そもそも検索を行わない可能性もあります。

検索ができるインターフェイスであると説明は勿論ながら、データベース検索のフィルタによる絞り込みを認知してもらうために、データベースビューより上にデータベース各ビューの解説も入れておくとよいでしょう。

以下はUIに関する説明を省いていますが、wiki化によるデータベース化のメリットを使って直近の更新ページを右側に表示させている例です。

あとがき

制限がなければ、コンテンツを多く抱える子ページを持つ上位ページは早めにWiki化することをおすすめします。子ページヘッダにはWikiのプロパティエリアが強制表示され、プロパティは非表示にできますが、枠線だけは表示されます。それ以外特にデメリットはありません。

ワークスペースでの検索は範囲が広くて絞りにくいのが難点です。普段よくアクセスするページツリーの最上位をWiki化すると、ある程度絞っての検索も可能になります。データベース検索は見えているレコードに限定されので、見落としが起こりやすい点に注意しましょう。