Alteryx ServerでCollectionを使ってワークフローを共有する

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じょんすみす

2018.10.23

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こんにちは、小澤です。

Alteryx Serverでの概念としてユーザやらStudioやらの管理だったりがあります。この辺りの概念そのものに関しては過去にブログ記事を書きました。

これらの概念を使って誰がどのワークフローを見れる権限あるんだ？みたいなことを管理しようとすると、どのようにStudioを作っていくかなど、悩ましい部分が多くあります。

今回はCollection機能を使ってその辺りをいい感じにする方法を紹介したいと思います。

Collection機能

さて、まずはざっくりCollection機能に確認しておきましょう。これは、ユーザごとにワークフローをカテゴライズしてまとめておける機能です。

例えばユーザAさんが、

Collection α にワークフロー1, ワークフロー2を入れておく
Collection β にワークフロー2, ワークフロー3を入れておく
Collection γ にワークフロー2を入れておく

といったことが可能です。

Collectionを他のユーザと共有する

さて、このCollectionですが他のユーザと共有することが可能です。まず、以下のようなユーザたちがいるとします。

ユーザ名	所属するStudio	権限
ユーザA	ユーザAのStudio	Artisan
ユーザB	ユーザBのStudio	Artisan
ユーザC	ユーザBのStudio	Member
ユーザD	-	Viewer

これに対して、以下の共有を行います。

ユーザBはCollection α内のワークフローを見れる
ユーザC, DはCollection β内のワークフローを見れる
ユーザBのStudionに所属する人はCollection γのワークフローを見れる

Collectionに対してこれらの設定を行えば、Studioやワークフローの設定にかかわらず、ワークフローを見たり実行したりが可能になります。ユーザDはViewerですが、パブリックではないワークフロー2, 3を見ることができます。また、ユーザ単位ではなくStudio単位での紐付けも可能です。

Collection共有の設定

Collection共有の設定方法は簡単です。まずメニューからCOLLECTIONSを選んでCollectionのリストを表示し、共有の設定をしたいCollectionを選択します。

Usersタブを開いて共有したいユーザを入力します。途中まで入力すると補完機能も利用可能です。

選択するとそのユーザが追加された状態になります。

共有された側のCollectionリストを確認すると以下の様に追加されているのがわかります。

画像にあるようにCollectionには「Created by Joh Smith」と誰が作ったか書いてあるので他のユーザから共有されたものであることが確認できます。

ユーザではなく特定のStudioに所属する人全体を加えたい場合は、追加する際にUsersではなくPrivate Studiosを選択して追加します。

Collectionでの共有方針について

さて、非常に便利なCollectionを使ったワークフロー共有ですが使い方に関して気にかけておく必要がある点があります。

今回の流れで解説したようにCollectionの共有は、"共有したい人"がCollectionを作成して、ワークフローを追加して、共有対象を設定する必要がありますので、第3者が勝手に設定を行うことはできません。また、Studio単位で全部のワークフローを自動的に共有するような設定もありません。そのため、なんらかの共有ルールを儲けるというよりも、個人の判断に委ねる運用となります。

どうしても、強制したいみたいな場合は個人ではなく組織ごとのStudioを作成して、その中で適切な共有管理をする役割の人を決めるなどの運用になるでしょう(担当者は苦労しそうですが...)