Notion+JIRAで行っていたワークフローをNotion内で完結出来るように変更した記録

NotionとJIRAで跨っていたワークフローをNotion内で完結するように変更してみました。その際にわかったNotionでの仕様制約等にも触れています。
2022.10.18

Notionで作成した報告書の承認フローにJIRAを使う状態を見直して、全てNotionに収めることにしました。減らせる手間は減らしておくべきです。

問題は何をもって承認とするか。JIRAでの承認は「承認しました」の一言コメントにて行われていました。

要は確認が取れたことが判ればよいわけです。JIRAでのコメントベースを踏襲するのも手かと思いましたが、チケットを個別に開いてみないと承認されたのか分からないのが難点でした。敢えてそれを引き継ぐ必要もないため、Notionの機能に最適化してみました。

承認のスタイルを検討する

当初検討したのは以下の方法です。

  1. 報告書にコメントを入れる
  2. 承認DBを追加作成
  3. 既存の報告書DBにチェックフィールドを追加

1はJIRAでの承認で確認に手間が発生する要因を引き摺るためなしに。自ずと2か3となります。

承認DBを追加作成で試す

既存のDBを弄らずに済む点で2を試してみました。以下の手続きを想定します。

  1. チェック用フィールドのある承認DBを作成
  2. リレーションを利用して報告書DBを参照
  3. 承認DBレコードに対して報告書DBのレコードを紐付ける
  4. 承認DBに報告書DBの文書アクセス用タイトルフィールドを表示する

問題は4。リレーション先に指定したDBの文書をロールアップ経由で直接開くことができません。出来るものだと思いこんでいたために前提が崩れました。

URLをテキストから生成であればいけるのではと、報告書DBにid()用フィールドを追加して文字列結合にてURL作成を試みました。が、関数フィールドはURLとして機能しないため文書を開くことができません。報告書DBあるいは承認DBのフィールドに報告書URLを追加する手もありますが、自動でフィールドにURLを出力させることはできないために手作業が求められます。

できるだけ手作業は減らしたかったのでこれは見送りとしました。

既存の報告書DBにチェックフィールドを追加

報告書DBに承認用チェックフィールドを追加します。ただし報告書viewには承認用チェックフィールドを出さず。承認フロー用として用意する承認view側に追加します。

Notionへ取り込んだ報告書には過去のJIRAでチェック済のものもあり、それらが未チェックで表示される状態に対処する必要があります。承認済報告書のチェック欄を事前チェックすることを考えましたが、JIRAで済ませていることが分かるように別途JIRAチェックフィールドを追加。フィルタにてJIRAチェックフィールドが未チェックのレコードのみ表示されるように設定。JIRAチェックフィールド自体は通常非表示にしておきます。

承認view側にはJIRAでチェック済の文書が表示されない状態になりますが、あくまで未チェック文書を確認する用途です。文書そのものは報告書viewから見ることを前提とし、承認側からはチェック漏れが可視化されるためヨシとします。

あとがき

アップデート内容としてはとてもシンプルになりました。承認チェックには担当者だけがチェックを入れられるように権限を絞ると更に適切になりますが、担当者交代等での権限を更新する手間や履歴やチェック時に誰が操作したのかSlackへ通知が飛ぶことで確認はしやすい、チェックミスによる直接の弊害もない等から今回は何もしていません。

viewの切り分け等は必要になりますが、このように見せるものと見せないものとを仕切ることで手間少なめにしつつ利便性を上げることも可能です。厳密にしたい場合は権限の整理も必要となりますが、Notion内で完了できる一例として参考になれば幸いです。