ChatGPT に英文メール書くのを手伝ってもらった

ChatGPT に英文メール書くのを手伝ってもらった

Clock Icon2023.04.25 14:59

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Guten Tag! ベルリンの伊藤です。

普段、バックオフィスの仕事でちょくちょく英語やドイツ語でメールを書くことがあるのですが、これを ChatGPT に手伝ってもらってみました。

思い立った背景は、私がビジネスで使う表現は得意でなくて言い回しに悩んだり、ふと単語が出てこなくてスムーズに書けなかったりしたことです。対面での会話ならテキトーにごまかせば済みます(笑)が、文章はそうもいかないので、メールを書くときにいちいち翻訳機や類語辞典で調べたりと地味に時間を費やしていました。

ChatGPT を使ったら効率的に英語・ドイツ語メールを書けるのか?

実際に使ってみた

その1: 日本語→英語

(1) 銀行口座が変わったのでお客様にその旨を連絡します。

クライアントに、新しい銀行口座の連絡をして、口座振替の設定をし直してもらうよう英文で書いてください。

なかなか丁寧でいい感じに英文テンプレを返してくれました。でもなんだか全体的に冗長です。

Dear Client,

We hope this message finds you well. We are writing to inform you that we have recently changed our bank account information. As a result, we kindly request that you update your records and set up a new direct debit mandate to ensure future payments are processed without delay.

Please find our new bank account details below:

Bank Name: [Insert Bank Name]
Account Number: [Insert Account Number]
Sort Code: [Insert Sort Code]

We kindly request that you update your records with this information as soon as possible to avoid any potential payment delays. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact us.

Thank you for your cooperation in this matter.

Best regards,
[Your Name]

特に、銀行情報の前後の「we kindly request 〜」と「We kindly request 〜」のところ、いずれも「今後の支払いに遅れがないよう記録を更新して新しい口座振替を設定してください」と同じことを言ってます。

(2) 続けて以下のリクエストを:

メッセージをもう少しシンプルにして

すると、冒頭の「We hope this message finds you well」の挨拶など細々としたところがなくなってスッキリしました。

Dear Client,

We have recently changed our bank account information, and kindly request that you update your records and set up a new direct debit mandate to ensure future payments are processed without delay. Please find our new bank account details below:

Bank Name: [Insert Bank Name]
Account Number: [Insert Account Number]
Sort Code: [Insert Sort Code]

Please update your records with this information as soon as possible to avoid any potential payment delays. If you have any questions or concerns, please don't hesitate to contact us.

Thank you for your cooperation.

Best regards,
[Your Name]

個人的にはメールは簡潔な方が好きなのでこちらの方が好みです。ただ、先ほどの冗長な文章は表現が変わっただけで残っています。めんどくさいのでそこは一旦無視で。

(3) そもそも銀行情報は、ファイルで出力できたのでそれを添付することにしました。

銀行情報は添付ファイルで送ります

先ほどの銀行情報の部分が「ファイルを添付しました」という一文に置き換わりました。

Dear Client,

We have recently changed our bank account information, and kindly request that you update your records and set up a new direct debit mandate to ensure future payments are processed without delay.

Please note that we have attached a file with our new bank account details for your convenience. We kindly request that you update your records with this information as soon as possible to avoid any potential payment delays.

If you have any questions or concerns, please don't hesitate to contact us.

Thank you for your cooperation.

Best regards,
[Your Name]

(4) 最終的には上の結果から冗長である二つ目の「We kindly request〜」を削除して送ったのですが、どうしても手を加えずこの重複文をなくせないものか?と、もう一度お願いしたところ

メッセージをさらに短く、シンプルにして

重複した文は消えたものの、全体的にめちゃめちゃ簡潔でさっぱり味気ない文章になってしまいました...

Dear Client,

Our bank account information has changed. Please update your records and set up a new direct debit mandate to avoid payment delays.

Please see attached file for our new bank account details. Contact us if you have any questions.

Thank you.

Best regards,
[Your Name]

(5) 最後に、メールの件名も考えてもらいました

このメールの件名を考えて
「New Bank Account Information - Action Required」

こちら、そのまま採用させていただきました。

ということで、納得する状態の文章は3ターン目でできあがりました。

これだと、私の英語力の場合、自分で一から考えて書くのと比べてどちらが速いか微妙なところでした。ただ、圧倒的に頭を使わなくていい!これは感じました。

最後のレビューは必要ですが、集中しなくても同じ速度で似た品質ができるので、使う価値はあると思いました。

その2: 英語→ドイツ語

今度は、ドイツの外人局にドイツ語で返信をするために文章を考えてもらいました。

より精度の良い回答をもらえるよう英語で書きました。

(1) ドイツの役所からメールがあり、返信をドイツ語で書きます。次のことを含めてメッセージを考えて:説明に感謝と遅い返信の謝罪、申込に足りなかった書類を送る

I've got an email from a German authority and am writing a reply in German. Can you think up the message? Please indicate the following:

- I want to appreciate the clarification and apologize for my delay.
- I am sending the documents, which was missing for the sent application.

はい書きましたよと、ドイツ語で文章をくれました。

Certainly, here's an example reply message in German:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre schnelle Antwort auf meine Anfrage. Ich möchte mich für meine Verzögerung entschuldigen und Ihre Klarstellung zu schätzen wissen.

Anbei sende ich Ihnen die fehlenden Dokumente, die für meine Anwendung benötigt werden. Ich hoffe, dass sie nun vollständig ist und ich mich auf eine positive Antwort freuen kann.

Mit freundlichen Grüßen,

[Your Name]

本文を翻訳すると次のようになります。

私の問い合わせに迅速に対応していただき、誠にありがとうございました。私の遅れをお詫び申し上げるとともに、ご説明に感謝いたします。
応用(適用)に必要な不足書類をお送りします。 これで完成し、肯定的な回答を期待できることを願っています。

ここで、明らかなミスがあります。これは翻訳機でもよくあるのですが、複数の意味を持つ英語の application (ここでは”申請”, ”申込”を意図している) をドイツ語の Anwendung (”応用, 適用”などの意味) で作文してしまっています。

(2)(3) このミスに気づいたのは2回目のターンの結果だったので、2回に渡って次のように指示しました:

Please simplify the texts and make them more politely.
Please replace "Anwendung" with "Antrag".

文章を簡潔にし、もっと丁寧に。そして単語を正しい”申請”の意味である「Antrag」に置き換える。

Sure, here's the updated message:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bedanke mich herzlich für Ihre schnelle Antwort auf meinen Antrag. Es tut mir leid, dass ich mich erst jetzt melde und möchte mich für die dadurch entstandene Verzögerung entschuldigen. Ich schätze Ihre Klarstellung sehr.

Im Anhang finden Sie die fehlenden Dokumente, die für meinen Antrag benötigt werden. Ich hoffe, dass mein Antrag nun vollständig ist und ich mich auf eine positive Antwort freuen kann.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung und freundliche Grüße,

[Your Name]

その結果の翻訳がこちらです。

この度は、私の申請に対して迅速なご返信をいただき、誠にありがとうございました。今頃になってのご返信となり、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。このたびのご回答に感謝いたします。
私の申請に必要である、不足書類が添付されています。 これで私の申請が完成し、肯定的な回答を期待できることを願っています。

ちょっと日本語にするとおかしく聞こえるかもしれませんが、少し長く書くことでフォーマルさとフレンドリーさが出て印象の良い文章になりました。

(外人局にビザ取得のためのアポを取るメールだったので、印象が超大事だったのです!!)

念の為、ドイツ人の同僚に確認してもらったところ

Ich bin beeindruckt wie gut du Deutsch schreiben kannst. So kompliziert formuliert alles, sehr gut! (ドイツ語をよく書けていて感心しています。全部が複雑に組み立てられていて、とても良いです!)

とコメントもらいました。えっと、ChatGPT が仕事しました ?

私のドイツ語のレベルは英語に比べたらまだまだなので、自分では絶対に思いつかないような言い回し表現があり、勉強になりました!が、ドイツ語メールにはこれ以降 ChatGPT は使っていません

精度の良いメールを書くきっかけには良いですが、翻訳による単語ミスのトラップはあるので、結局調べる必要が生じる場合があります。

また、効率主義ドイツ人のメール文化では、普通は(印象の良い挨拶などいらず)簡潔に要件だけでOKというのもあり、必要最低限な文章を自分で書いた方が早いように感じました。

結論

結果、自分好みの完璧な回答にたどり着くことは困難でした。一方で、ベースをざっと書いてもらって、あとは比較して好みの表現に置き換えたりするという使い方ではとても便利です。

  • Pros
    • 自分ではすぐ思い付かないようなビジネス表現が知れる
    • 冒頭の Dear 、if you have any questions…、締めの Best regards など必要なメール表現を全部まとめて書いてくれて地味にラク
    • 文章/表現/構成を「考える」という動作がいらず、脳のエネルギー消費が少なく済む
    • 追加でリクエストしてどんどん改善できる、かつ履歴で見れて比較できる
  • Cons
    • 冗長だったり、改行位置が微妙だったり、手直しが要る
    • 英語以外の場合、翻訳ミスによる誤単語トラップがある
    • ゆえにある程度の語学力は必要!

今までなら翻訳機(DeepL, Google Translate)や類義語サイトを使ったり、ネット上で表現に関して記事を調べたりしていましたが、これらが一つのインターフェイスでまとめてできるというのは大きな業務効率化です!

結局、外国語メールを書く上で ChatGPT は効率的か?

多少変・間違ってもいいなら構いませんが、回答をそのまま使うのはまだまだ難しいです。

自分で一から書くより速いかという点では、今回の二つの例で見て分かるとおり、自身の語学力、メールの内容、宛先や場面などによります。上述のように翻訳機や外部サイトを調べて書く必要のあるメールには、試してみる価値があります。

あくまでテンプレ作成を手伝ってもらうのに活用し、実際に書くコンフィデンシャルな内容は ChatGPT に渡さないように注意しましょう。

それでは!

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