[Notion]ゲストに対する共有での見え方や気をつけるべきこと

Notionの共有にて中々把握し難いのが、ゲストから見えているページの状況。メンバーアカウントからは単純に共有していることだけは理解していながらも、どのページまでは見えているのかは分かりにくいものです。

アカウントを2つ用意し、片方をゲストとして紹介した上での構成を確認してみました。

ユーザアカウントからの共有はゲストにはシェアとして映る

チームスペース上でゲストに共有した場合、チームスペースの枠が表示されつつも共有したページだけが表示される状態だと思っていました。実際には単一にページがシェアされただけの構成になります。プライベートページのシェアと区別がつきません。

共有されたページの所属するチームスペースはゲストには不明であるため、ページの上端あるいは下端に独自のぱんくずリストを追加しておくのは有効かもしれません。

ゲストにはプライベートスペースがないためチラシの裏的メモ書きページが作成できない

あくまでも共有されたページの編集しかできない故に起こる状況です。読み取り限定等のコメントができない場合にメモ書きしたい時は、別スペースを用意する必要があります。

問題なければフリープランでの個人アカウントなりで対処してもらうか、Slack等のチャットツールが使えるならそちらに書き起こす方法もあります。

コネクトの利用可不可を指定する

ゲスト共有にて個人使用メールアドレスを利用しつつ該当メールアドレスで事前にコネクトしていた場合はそのメールアドレスに紐ついたアカウントのデータが利用できます。書き込み可能な場合は意図しないデータがワークスペース上に残されないようにしましょう。

ゲストに対して確認しておく事項

以下の2点は留意しておくべきでしょう。

• 作業に必要なページ一覧がいずれも見えているか(別にページ一覧を書き起こして渡す)
• 意図した権限が渡されているか

単純に共有ミス等がなければ恐らく問題ありません。

見えるようにしたページ内にワークスペース、及びチームスペースの説明が含まれていない場合は、トラブルが起きた場合の連絡手段等も交えたゲスト向け解説ページを用意しておき、共有対象の一つにしておくとよいかもしれません。

というのも、ワークスペースやチームスペースに関する概要記載欄をNotionは特に用意していないため、意識してイントロ系ページを追加しない限りはスペースの概要が分かりにくい状況になっています。

あとがき

ワークスペース及びチームスペースにメンバーとして招待された場合、参加していないチームスペースを除いて基本的に読める状況となります。ゲストがアクセス可能となるのは共有したページとその子ページ以下のみに限られるため、齟齬の発生を防ぐためにも共有すべきページが共有できているか、必要な説明を提示できているか確認すべきでしょう。