事実を引き出すための事実質問

事実を引き出すための事実質問

Clock Icon2024.06.18 02:21
こんにちわ。組織開発がミッションの人事グループ・組織開発室に所属しているてぃーびーです。

仕事において会話、対話、議論、依頼など様々なやりとりが発生します。それぞれのやりとりの中には具体的で明確な情報もあれば、大雑把で曖昧な情報もあります。仕事として物事を進めていく上で、大雑把で曖昧な情報具体的で明確な情報に落とし込んで行く必要があります。

この記事では、具体的で明確な情報に落とし込んで行くために便利な事実質問についてまとめます。

事実質問とは?

事実質問(Fact question)とは、特定の事実や情報を確認するための質問方法です。このタイプの質問は、客観的なデータ、事実、具体的な出来事や状況についての情報を得る際に用いられます。事実質問を用いると、回答が具体的かつ明確になるため、誤解の余地が少なく、相互の理解を深めるのに役立ちます。

事実質問の特徴

事実質問には以下のような特徴があります。

具体的である

事実質問は具体的な情報を求めるものであり、抽象的な概念や意見ではなく、具体的な事実を得ることができます。
  • 例: 「このプロジェクトの開始日はいつですか?」

客観的な回答が得られる

事実質問の回答は、主観的な意見ではなく、客観的な事実に基づきます。
  • 例: 「この会議には何人が参加しましたか?」

事実質問の用途

事実質問には以下のような用途があります。

問題を明確にする

誰かから問題提起があったが、内容が曖昧だった場合に事実質問で具体的な情報を引き出すことで問題を明確にすることができます。

例えば「沢山の人が会議に遅刻した。どうにかしたい」という情報だけでは「何人遅刻したのか?」「それぞれどのような理由で遅刻したのか?」が分かりません。この場合「何人遅刻したのか?」「遅刻したのは誰なのか?」「それぞれの遅刻理由は何なのか?」が明らかになることで、ようやく解決策を検討するための前提が整います。

相手の理解度を確認する

上司・メンター・先輩が部下・メンティー・後輩を育成するうえで、彼らが具体的にどこで煮詰まっているのかを把握することが育成の前提になります。大雑把に「なんかわからない」という状況から「どこまで分かっているのか?」「どこから分からないのか?」を整理できると、次の対策を立てやすくなります。この際に事実質問で掘り下げることが役立ちます。

面接での掘り下げをする

面接で相手の回答の粒度が大きく、詳細が分からないときに具体的な情報を引き出すことでより詳細に相手のことを理解することができます。

例えば応募者さんが「たくさんのプロジェクトでサブリーダーとして活躍してきました」という回答をしたとして、「具体的にいくつのプロジェクトしたのか?」「サブリーダーとしてどのような責務を持ったのか?」「どのような業務を担当したものなのか?」「活躍とはどのようなものなのか?」などを具体的に把握しないことには面接としての判断が難しくなります。そこで、事実質問によって詳細を掘り下げていくことで、面接の判断材料が揃うことになります。

お互いのギャップを明確にする

会議でお互いの意見が異なったときに抽象度が高いまま話していても認識のズレは埋まりにくくなります。お互いが理解可能な事実を元に具体例を通して認識の違いを確認することで、お互いの認識のズレを把握しやすくなります。

事実質問のバリエーション

事実質問では、事実を引き出すための質問をします。5W1Hの中で言うとWhere,When,Who,What,Howなどにあたります。逆にWhyは事実ではなく、相手の解釈や意見を引き出しやすいため、事実を集めるための質問には適しません。

そのうえで、事実質問のバリエーションには以下のようなものがあります。

時期に関する質問

  • 「このイベントはいつ開催されましたか?」
  • 「次の締め切りはいつですか?」

数量に関する質問

  • 「このプロジェクトには何人が関与していますか?」
  • 「年間売上はどれくらいですか?」

場所に関する質問

  • 「会議はどこで行われますか?」
  • 「新しいオフィスはどこにありますか?」

手順や方法に関する質問

  • 「このソフトウェアはどのようにインストールしますか?」
  • 「この問題はどのように解決しましたか?」

人物に関する質問

  • 「このプロジェクトのリーダーは誰ですか?」
  • 「問い合わせの担当者は誰ですか?」

まとめ

具体的で明確な情報に落とし込んで行くために便利な事実質問についてまとめました。

普段からこういった質問で情報を整理できている人にとっては当たり前に感じるかもしれません。一方で、実際の仕事におけるやりとりの中には曖昧さを含んだやりとりに満ちています。極端に言うのであれば、一日ある程度のコミュニケーションをしていれば、曖昧さに遭遇しないことはないと言えるくらいはあたりまえに曖昧さが含まれているはずです。その曖昧さを含むやりとりの中で明確にする必要性を感じる部分を発見できれば、事実質問の出番です。

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