Notionのチームスペースを試して色々調べてみた

Notionのチームスペース機能をなんとかして触ってみたいなーと思っていましたが、以前検証で作って放置していたトライアル状態のチームプランにチームスペースが適用されていることを発見し、色々弄ってみました。
2022.09.05

Notionに新機能としてチームスペースが順次適用されているとのこと。

どうにか試す方法をと考えていたところ、大分前に実験で作って放置していたトライアルなワークスペースに適用されていることを発見しました。

触ってみた結果、抱えていた色々な問題が解決に至るかもしれません。ただ、チームスペースに合わせて整理を行った場合に気をつけるべき点もあります。それらを踏まえてチームスペースでのお得点をまとめてみました。

前提として、チームプランのトライアルによる検証となります。また、アップデート後のNotion仕様表記を優先して、ワークスペースについてはログイン先のことを指し、文書を置くスペースについてはチームスペースとしています。

チームスペース仕様への切り替え

チームプラン特有かもしれませんが自動で切り替わっていました。手元のスペースを見た限りでは初期では誰でもチームスペース作り放題のようです。メニューを見た限りでは以前のワークスペース設定に戻す操作が存在しません。

権限操作用のメニューが追加されたものの、これまでワークスペースだったところがGeneralチームスペースに切り替わっているだけで、戻す操作を用意することでのメリットが生じないというところでしょうか。

検索設定

これまではワークスペース内を全て網羅する形での検索のみでしたが、チームスペースで絞り込むメニューができました。検索都合にて用途に応じて複数のワークスペースを用意する必要はなくなりそうです。

作成したチームスペースへのツリー分割

既存ページ内の構成に影響を与える点から、一番厄介なのは多分これでしょう。新規チームスペースにはドラッグ・アンド・ドロップでページを移動させることができます。ポイントは移動元のツリーにはページメンションやページリンク等といった形での遷移が自動作成されません。要は、単純なページ移動扱いとなります。

Generalにトップページを置き、サブページ以下を夫々用途別チームスペース運用にし、Generalから各チームペースへの遷移を用意したい場合は、移動させた後にGeneraトップページから各チームスペースのトップページへページリンクを追加する必要があります。なお、同ワークスペースであれば他チームスペース内ページへのページメンション時に入力補完は動作します。

権限設定

アクセス許可設定はワークスペース自体の設定をベースにして、その上でチームスペースの個別設定が適用できるようです。ウェブ公開設定についてはエンタープライズプラン専用となっているため操作検証は出来ていません。

外部公開をチームスペース単位で設計できるため、これまではページ単位での公開設定となっていたことによるミスも防ぎやすくなるのではと思われます。

あとがき

どれほどの違いが出るのか中々分かりづらかったチームスペース設定ですが、実際に触れてみた限りでは、権限やウェブ公開等、管理が煩雑になりがちだった箇所が大分すっきりしそうです。

課題としては、どのあたりからチームスペースとして区切るべきかという決めになります。一般ウェブ公開用や、部署毎での書き込み権限が異なるツリー単位あたりが主でしょう。ページレイアウト崩れ等、別の問題も発生しそうですが、より快適に使うためにも利用を検討したいところです。