くらめその情シス:その業務、自動化してみませんか?

2020.12.23

はじめに

情シスやってます、アノテーションの髙嶋です。

私は社内業務改善を目的として情シス業務を行っています。

業務を改善する為の手法は色々あると思いますが、今回は業務改善の一環として私がやっている自動化について書いてみます。「実際にこんなことをやりました」という事例ではなく、自動化を行う際に私が考えている内容となります。

みなさんの日々の業務において「私の業務も自動化してみようかな?」というきっかけになれば幸いです。

「これって自動化できるのかな・・・?」とか「自動化なんて難しくて私には無理・・・。」と思う方もいると思いますが、自分だけでどうにかしようとする必要はなく、「あの人が詳しそうだから話をしてみよう」という参考にしてもらえればと思います。

日々どのような業務を行っていますか?

皆さんは日々どういう業務を行われていますでしょうか。日々違うことを行っている方もいれば、同じような単純作業を繰り返されている方もいませんでしょうか?

もし単純作業を繰り返されている場合、その業務が「コンピュータを使用して一定の手順に従うことで実施できる」のであれば「自動化することで日々の単純作業の繰り返しから抜け出すことができる」かもしれません。

テキストファイルを手で整形したり、月々の時間や費用の計算を手で行ったりしていませんか?そういった処理はコンピューターが得意とするところです。

自動化によって得られること

自動化はその名のとおり、人の手で行っていた作業を代わりにコンピューターにやってもらうことです。そうすることによって得られるメリットはいろいろあると思っています。

例えば、下記は私が考えるメリットの一部になります。

  • 処理速度の向上
  • 作業ミスをなくす
  • 24時間いつでも処理できる

人の手で同じ作業を何千・何万回と繰り返し行った場合、どんなに慎重に行ったとしても1回はミスしてしまうでしょう。ですが、コンピューターに処理をさせれば何度繰り返しても同じ結果となります。また、処理にかかる時間が人と比べて短時間で済みます。

その結果、その業務にかける作業時間を削減でき、「状況にあわせた判断をする」や「新しい業務を考える」などの、人にしかできない業務を行うための時間が確保できるようになります。

自動化するために必要なこと

自動化するためにはそのための仕組みを準備する必要があります。そのために行うことをまとめていきます。

業務情報をまとめる

まずは自動化の対象とする業務の情報をまとめることで、その業務をなんの為に行っていて、それをどういったルール・手順で行われているかを把握していきます。その中から自動化に必要な情報をまとめていきます。

(業務情報の例)

  • 実現したいことは何か
  • どのような手順で行う必要があるか
  • 使用する情報は何か
  • いつ処理を行う必要があるか
  • (その他いろいろ)

どうやって業務情報をまとめていいかわからない場合、人に自分の業務を説明してみましょう。説明したことでその人が自分と同じように業務を行うことができるようになれば必要な情報がまとまっている状態となります。もし同じようにできないのであれば、何か情報が不足しているのでそれが何なのかを確認していきます。

なので、私が人の業務の自動化する際には、担当者から実際に行っている業務を説明してもらうところから始め、必要な情報を確認していきます。

実際に自動化を行った中で、部門間での情報共有用ファイル作成を自動化するというものがあり、その時には次のようなことを確認しています。

  • ファイルを作成するための情報はいつ入力されるのか
  • 共有するファイルを作成する手順はどうやっているか
  • ファイルを更新した場合、誰にどうやって伝えていたか

場合によっては、会社や業務での独自ルールなどがあったりするため、そのあたりを把握していないと望むものと違うものが出来上がってしまう可能性があります。

(実際にどのような仕組みで自動化したかは別途記事にしたいと思います)

自動化の仕組みを考える

必要な情報が揃ったら、どうやって自動化するかの仕組みを考えていきます。私はプログラミングしてその業務専用のツールを作成したりしますが、フリーソフトやSaaSを組み合わせる、など実現方法は様々です。

また、一気にすべてを自動化しようとする必要はありません。

  1. ファイルを作成する
  2. ファイルを作成したことを通知する

上記のように業務を2つに分けられるのであれば、1のファイル作成の部分だけ自動化するでもいいでしょうし、ファイル作成の一部分だけ自動化するなどでもいいでしょう。できるところから少しずつ実施していけばいいと思います。

自動化の仕組みとしても、例えばテキストファイルを決まった形に整形したいとします。私はサクラエディタを使っていたりしますが、このエディタには操作した内容をマクロとして記録する機能があります。ですので、一度操作を記録させてしまえば、次からはそのマクロを実行するだけで毎回同じように整形できるようになります。他に、Excelファイルで特定条件に該当するデータの件数を手で集計していたものを、数式を使用すれば自動で集計してくれるようになります。

これだって立派な自動化です。業務にかかる時間が短縮できれば自動化成功です。私がプログラミングで行っている自動化も、これらを組み合わせたものでしかありません。

注意点

自動化を考える際に注意するべき点もあります。

例えば、自動化すること自体にもコストはかかりますし、コンピューターではできないこともあったりします。なので「なんでもかんでも自動化しよう!」というわけにはいきません。

その辺に関してはまた別記事として書ければと思います。

最後に

最後までお読みいただきありがとうございます。

自動化する際に考えていることを書いてみましたが、いかがでしたでしょうか。

今回書いた以外でも考慮が必要なことはいろいろあります。今後はその辺を掘り下げたり、実際に行った事例を紹介するなど、業務改善のヒントになることを書いていければと思います。

それでは、また次の記事でお会いしましょう。

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