勤務表を作ってみた(2)

こんにちは。 最近サボっていたお弁当作りを再開したクニ吉です。 夏のお弁当にはクエン酸たっぷりで殺菌効果の高い梅干しを入れると良いらしい♪ でもただご飯に乗せるだけじゃ梅干しの乗っている一部の範囲にしか効かないので、 梅干しを入れてご飯を炊くと全体に殺菌効果が広がっていいらしいですよ。

前置きが長くなりましたが、勤務表作成の第2弾です! 前回の「勤務表を作ってみた(1)」では「WEEKDAY関数」、「TEXT関数」、「条件付き書式」を使って、 日付と曜日を自動表示させて簡単に使いまわせるようにしました。

今回は

  • CEILING関数
  • FLOOR関数
  • SUM関数

について書きたいと思います。

出退勤時間を入力して労働時間を算出しよう

ここで重要なのは、勤怠って大抵15分とか30分とか単位がありますよね? 例えば15分単位の場合、9:10出勤~18:40退勤だったら9:15~18:30までを稼働時間として計算するわけです。 でも、このまま時間を入力して稼働計算すると9:10~18:40で計算されちゃいます・・・・ なので、これを↓

こうしたい↓(労働時間をチェック)

そこで登場するのが「CEILING関数」と「FLOOR関数」! これらは任意の単位で切り上げ、切り捨てをしてくれる関数なんです。 今回の場合は「労働時間」のカラムで関数を使用します。

◎CEILING関数

CEILING([対象の数値(時間)],[基準値(切上げ単位)]) 指定した基準値(切上げ単位)の倍数のうち、入力した数値(今回の場合は時間) よりも大きい数に切り上げて値を返します。 例えば9:10を9:15に変換するためのもの。出勤時の処理に使用します。

◎ここがポイント!

15分単位で計算したい場合、CEILING(A2,15)と入力してもダメなんです。 もしかしたら15時間かもしれないし、15秒かもしれません。 Excelさんは万能ですが、こんな曖昧な指示じゃ誰だって「???」ですよね。 なので[分]単位だと分かるように基準値の形式を変えてあげましょう。 つまりこう!

=CEILING(A2,"0:15")

そうするとバッチリ表示してくれます。

◎FLOOR関数

FLOOR([対象の数値(時間)],[基準値(切捨て単位)]) 指定した基準値(切上げ単位)の倍数のうち、入力した数値(今回の場合は時間) の単位で切り捨てて値を返します。 例えば18:40を18:30に変換するためのもの。退勤時の処理に使用します。

前述のCEILING関数同様、基準値の形式を変えて・・ =FLOOR(A2,"0:15")

と、こんな感じ。

関数が分かったところで実際に労働時間算出の式を作ってみましょう。 労働時間は下記の式で求めます。 [退勤時間]ー[出勤時間]ー[休憩時間]

CEILING関数とFLOOR関数を使うので、式はこんな感じになります。 =FLOOR($D2,"0:15")-CEILING($C2,"0:15")-$E2 ※前回の条件付き書式同様、列を固定してます(これ→$)

これで労働時間算出の式はOK! あとはこの数式を他の行にコピーしてあげましょう。

稼働時間を入力したらちゃんと出ますね。よしよし(^^)

では最後に稼働時間の合計を出します。

総稼働時間を出そう

合計と言ったらSUM関数。 Excelの中で最も使用頻度の高い関数ですね。

◎SUM関数

SUM( [数値1],[数値2],[数値3]…) 指定した数値の合計値を返します。 [数値]は合計したいセル、またはセル範囲を指定します。 今回は、労働時間(F2~F32)の合計を出したいので、

=SUM(F2:F32)

となります。

◎ここがポイント!

このまま合計出したらなにやら変な値でした↓(なんじゃこれ?)※合計欄のところ

これまた書式設定の問題なんです。 24時間を超える時間を表示する場合、表示形式を「[h]:mm」 にしなければなりません。 ※[h]が24時間以上を表示する形式になっています。 なので、「セルの書式設定」で「ユーザー定義」内の「[h]:mm」を指定してあげましょう。

よし、OK! これで簡易の勤務表が完成しました(^ω^)v

おさらい

  • 時間を切り上げる時は「CEILING関数」。勤務表では出勤時間の処理に使用する。
  • 時間を切り捨てる時は「FLOOR関数」。勤務表では退勤時間の処理に使用する。
  • 時間の切り上げ、切り捨てをする場合は、基準値の単位を明確に。
  • 合計を求める時は「SUM関数」。
  • 労働時間の合計(24時間以上の時刻)は、「[h]:mm」に表示形式を変更する。

第1弾と第2弾で関数や書式設定についてご紹介しましたが、 これらは勤務表に限らず様々な用途で使えるので是非試してみてくださいね(^^)

それではKwa heri ya ku-onana*'ー')/"