[Notion思考]断捨離とはどう向き合うか?

Notionでもどんなプラットフォームでも、いずれは向きあわなければならない断捨離について書いてみました。
2022.12.31

Notionに限らず、文書を書き溜めると向き合わざる得ないものが断捨離でしょう。目安としては内容の新旧、更新日時等あります。

日々取捨選択の目処をつけておくことで手間取らず、迷わずの整理となるはずですが、思った通りには中々いかないものです。

実際の断捨離について、一例ですが書いてみました。

前提となる状態

弊社ではConfluenceからの移行に伴って、移行と整理の順番は担当者の意向に任されました。個別確認での見落としを防ぐ為に所属部門では明確に不要だと分かる資料を除いて全て移行の方針としました。

直面した課題としては、エクスポート後のファイルサイズがNotionで取り込める範囲になるまで、分割に兎に角手間取った辺りになります。

日付を記録しておく

現在は分かりませんが、当時はConfluenceでの最終更新日付が反映されませんでした。後々確認の手間を減らす為にエクスポートしたファイルから日付を抽出しています。

情報の鮮度と向き合う

継続して更新される資料も、更新の頻度に違いが出てきます。現在取っている手段としては状況に応じたラベリングとしています。

まず、更新する内容かどうかにてラベルつけ。その後マニュアルなど用途に応じたラベル付けとしました。更新しない内容の場合はアーカイブ扱いとして置いておきます。Notionのアーカイブフラグはゴミ箱に相当するためです。

用途に応じたラベルつけは、されなかったものについては適度に確認が必要となります。確認の方法にもよりますが、大体はアーカイブ扱いとなる流れです。

資料の全てがこの手段に沿っているわけではありません。各施策における資料処理は各施策担当者任せとなるため、実質断捨離の選別が取れつつあるのは部全体に掛かる資料と私自身が担当した施策における資料くらいです。

追加更新のない資料の扱い

基本的に最終更新日付が古いと指摘されるのであれば、議事録は全般的に判断を迫られるでしょう。とはいえ日を追うごとに増えるものなので、日付だけで判断することになる場合は形骸化しそうだなとは思っています。

日付確認を伴わないチームスペースにて用途わけする方法もありそうですが、チームスペースにおけるゲスト権限仕様にて弊社内にてセキュリティ的に課題とされる点があった為に活用には至っていません。これはゲストを利用していなければ恐らく問題とはならないはずです。

あとがき

Notion上での整理はついたものの、断捨離についてはConfluenceの頃からあやふやだったために追加にて詰めたルール作りになりそうです。これを放置する場合、手間を掛けてNotionに移行した意味がなくなるため、今後も色々手間が掛かりそうです。