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はじめに
こんにちは、福岡オフィス所属IT推進室の井手です。re:inventに向けて最近英語をぼちぼちやっています。おすすめのコンテンツは『あいうえおフォニックス』公式チャンネルです。とにかく声のお二人がかわいいのです。
今回はSalesforceでLightning Sync for Googleを導入してみたので、現時点での所感などをまとめたいと思います。
Lightning Sync for Googleとはなにか
以下の公式ヘルプのほぼ引用ですが、「Lightning Sync for Google では、G Suite アカウントと Salesforce の間で取引先責任者および行動を同期できる」機能です。
導入手順
導入手順は公式にまとまっていますのでそちらをご覧ください。
Lightning Sync for Google を初めて使う場合はどうすればよいですか?
メリット・デメリット
メリット
- Salesforceの行動がGoogleカレンダーから見れる
- Google Calendarの行動がSalesforceから見れる
つまり、端的に書くと「二重入力する必要がなくなり、どちらのカレンダーのメリットも享受できる。」です。
G Suiteを導入している組織の場合、Google Calendarをメインに利用している組織も多いと思います。さらにSalesforceも導入している場合Google Calendarの予定とSalesforceの行動を二重入力もしくはバラバラに入力となっている場合もあるのではないでしょうか。このような状況を標準機能で解消してくれる事が最大のメリットと考えています。
デメリット
- Salesforce内のレコード数が増加する
- Salesforce側とGoogle Calendar側でアクセス権限が別なので、権限（参照、更新）周りに気を使う
SFA的な使い方がメインの組織の場合、行動のレコードは増加傾向にあると思いますが、Google Calendarと同期する事でますます増加していくと思います。すると容量を圧迫していく原因の一つとなりえます。また、双方向同期をした場合アクセス権限が2箇所あり、以下注意点に例を挙げていますが権限によっては予期せぬ更新等が発生する可能性があります。
注意点
- アクセス権限が別なので例えばGoogle Calendarは自分の予定は自分以外編集できないけど、Salesforce側は編集できるので、結果的にGoogle Calendarも編集できてしまう等、編集権限について注意が必要です
- (↑に関連して)説明項目（ロングテキストエリア型）はSalesforce上で項目の履歴の細かな文言を標準機能で残せません。Google CalendarとSalesforceの権限が違う場合で、他ユーザがSalesforceを介して編集した場合履歴を追うことができなくなってしまうので注意が必要です
- Salesforceの行動を同期するという事は、Salesforce内の閉じた内容（GoogleとSalesforceでユーザ数がイコールでない場合）が社内にフルオープンになります。
小ネタ
弊社では、同期した予定をGoogle CalendarからSalesforceの該当レコードに遷移したいという要望があったのでプロセスビルダーで以下のカスタマイズを行っています。
機能：プロセスビルダー
プロセスを開始：レコードを開始した時
条件：特定の部署の場合（ユーザロールで判定）
アクション：レコードを更新
更新内容：説明項目を以下の数式で更新
[Event].Description &
' ' &
'https://【URL】/lightning/r/Event/' &
[Event].Id &
'/view'この機能で、説明項目にレコードURLが付与されてGoogle Calendarから遷移できるようにしています。数式がカッコ良くないので良い案があれば教えてほしいですｗ
まとめ
今回設定してみて、Lightning Sync for GoogleはG SuiteとSalesforceを利用している組織だと必須に近い機能ではないかと感じました。ピンときたらお試し下さい。
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