Slackのワークフロービルダーの基本 ③スプレッドシートの連携
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【2025.12.17 更新】
Moi! 営業事務のSanniです。
営業事務は日々営業さんの依頼を受けて作業しています。正確かつスピーディーに依頼を対応するため、Slackのワークフローを使い始めました。以下のようなケースの場合、Slackのワークフローをオススメします。
- 同じ種類の依頼・問い合わせが多い
- 依頼の作業を進めるために、特定の情報が必要
- 依頼・問い合わせの内容を自動的に記録したい
このSlackのワークフローシリーズは次のように進めていきます！
- 依頼者が入力するフォームを作成する
- フォームに記入された内容を、依頼を受けているチャンネルに送信する
- フォームの内容はスプレッドシートに転記する（今回）
スプレッドシートの作成
マイドライブの左上から「新規」をクリックします
POINT：現在ワークフローではマイドライブに入ってるスプレッドシートしか拾えないので、必ずマイドライブに作りましょう
出てきたメニューから「Googleスプレッドシート ＞ 空白のスプレッドシート」を選択します。
新しいスプレッドシートに分かりやすい名前をつけてから、記録したい項目を1行目に入力します。
同じスプレッドシートで複数シートがある場合、シート名もわかりやすいように変えましょう！
日時を記録したい場合、その列を選択して「表示形式の詳細設定」を開きます。（ツールバーの「123」です）
詳細設定からワークフローに合わせて日付・時間・日時のいずれかを選択します。
今回私はちゃんと日付と時間を一緒に記録したいので、「日時」を選択しました。
ワークフローとの連携
一番側のメニューで「ツール」をクリックし、右側にさらにメニューが開きます。そのメニューから「ワークフロー」をクリックします。
「あなたが管理」のタブから、編集したいワークフローの鉛筆マークをクリックして編集できます。
「メッセージを送信する」の下にある「ステップを追加」ボタンをクリックします。
左側のメニューから「Google Sheet」を探してクリックし、右側に出てきた様々なステップの中から「スプレッドシートに追加する」をクリックします。
まずはわかりやすくネーミングしたスプレッドシート全体をプルダウンから選択します！
そしてその中のシートを更に選択します！
シートは1つしかないときは自動的に選択され、ネーミングも気にしなくて良いが、複数ワークフローの管理を一つのスプレッドシートにまとめたい場合はシート名の名前も大事です！
スプレッドシートの1行目に記入した項目名は自動的に列として現れます！
その列（項目）に対して値があります。こちらはスプレッドシートに1行ずつ転記したい情報を入力します。
そのまま固定テキストでもいいですが、ワークフローの情報なら横のブラケットから変数を選びましょう！
変数リストで「情報をフォームで収集する」ステップからそれぞれ質問への回答は選択できます。
列の項目でそれぞれの回答の変数を挿入しました。
なお、依頼日時の項目に「ワークフローが開始した時刻」という変数を挿入しました！
変数の横に小さな矢印がありますが、クリックするとプルダウンで日時の形式が選択できます。スプレッドシートを作成したとき表示詳細の設定はここで大事になってきます！！
今回は日時が表示されるようにしたいので「現地（短縮）」を選択しましたが、日付だけ記録したい場合は「現地の日付」や「並べ替え可能な現地日付」もOKです！
POINT：必ず「現地」がつくものを選びましょう！それ以外は原則GMTの時間になってしまいます。
依頼者も記録したいので、変数から「このワークフローを使用した人」を選択します。
こちらも矢印が入っていて、表示オプションを選択します。「氏名」は一番シンプルでオススメですが、他のツールなどでメールアドレスの紐づけが重要な場合「Eメール」も良いです！
表示名に少し無駄な文字が入ってしまったり、同じ方でも毎回違う可能性もあります。また、ユーザーIDは一見で誰かわかりづらいです。
すべての値を設定してから保存します！
いよいよワークフローの公開！
とてもシンプルですが今回のワークフローが完成しました！
右上を見るとまだ非公開で誰も使用できない状態なので、「完了」をクリックします。
ここでワークフローの名前・説明・アイコンはまだ変更できます。
また、様々な権限設定もできます。以下のブログで詳細を徹底的に説明していますのでぜひお読みください！
最後にプレビューを確認して、「公開する」をクリックします！
ちなみに諸々の設定はもちろん公開してからも編集できます！
ワークフローが公開されて、ぜひ使用したいチャンネルに追加しましょう！
チャンネルを選択するとそのチャンネルの「ワークフロー」タブに追加されます！メッセージが送信されるチャンネルが自動的に選択されていますが、別のチャンネルの選択もできます。
「チャンネルでこのワークフローに注目させる」をチェックすると、そのチャンネルでのメッセージ欄の代わりにワークフローが簡易に開始できます。
設定に問題なければ「チャンネルに追加する」をクリックします！
選択したチャンネルのワークフロータブに追加されました！再生ボタンよりワークフローを開始します。
フォームを入力して「送信する」をクリックします。
指定のチャンネルにメッセージが送信されました！
また、連携したスプレッドシートに情報が追加されました！
チャンネルのメッセージは12:43なのにスプレッドシートの時間は12:38になっていますが、スプレッドシートはワークフローを開始した時刻に設定しているため開始ボタンをクリックした時点が記録され、フォームの送信やメッセージの送信時間と異なります。
最後に
フォームに入力された内容が自動的にスプレッドシートに転記されることによって、手間も減りますし、依頼内容がしっかり記録されます。この依頼何件あったの測られ、業務量も可視化されます。ぜひ使ってみましょう！
