Moi! 営業事務のSanniです。

去年ワークフロービルダーが新しくなって、嬉しい機能がたくさん追加されましたが、まだ一つのワークフローで分岐できる機能はありません。

しかし、複数のワークフローを作成すれば、分岐もできます！！
方法は2つあります

• 絵文字リアクションで分岐（こちらのブログ）
• リンクから開く分岐（part2のブログ）

全体のフローをイメージする

まずはどんなフローを作りたいか、どの時点で分岐したいか先にイメージしていきましょう。
なお、分岐ごとに新しくワークフローを作成しないといけないため、複雑で何回も分岐が出てくるようなワークフローはあまりおすすめしません。

電子・紙ともに、送付する書類に関して必ずダブルチェックを行っています。ダブルチェック依頼の形式はメンバーによって様々だったため、わかりやすいようにワークフローで統一することになりました。

依頼者がダブルチェックしてもらう内容をフォームで入力してから、チャンネルにメッセージが送信されます。
そこでダブルチェック担当者が確認して、問題なければOKのリアクションをしてメッセージが送信され、終わりです。
ミスを見つけた場合はNGのリアクションをして、修正箇所をフォームで入力して依頼者に修正をお願いする。修正が終わったら、もう一度確認してもらい、OKかNGかによってまたリアクションをします。
NGのフローはOKになるまで何度も繰り返すことができるようになっています。

分岐までのワークフローの構築

まずはフローが分かれるまでのワークフローを作成します。基本的にどんなフローでも大丈夫ですが、最終的にメッセージが送信されるステップが必要です。

送付ダブルチェック依頼のワークフローは以下のように構築しました。

1. ［フォーム］→［フォームで情報を収集する］を選択する
2. 必要な項目をフォームに設定する
3. ［メッセージ］→［チャンネルへメッセージを送信する］を選択する
4. 変数でフォームの情報を含めたメッセージを設定する

なお、こちらのワークフローを作らなくても、例えば依頼内容などが書いてある普通のSlackメッセージからでも、次のステップに進めることができます。

リアクション絵文字で開始するワークフローの構築

テンプレートはありませんので、「新しいワークフロー」から「ワークフローを構築する」をクリックします。

まずは「イベントから選択する」をクリックして

右側にメニューが出てきますが、「絵文字リアクションを使用された時」を選択します

「絵文字を追加する」をクリックして、ワークフローが開始されるトリガーとなる絵文字を選択します。

私はわざわざ作った「WチェックOKです！」の絵文字を選択しましたが、既存の絵文字でも大丈夫です。
注意ポイント
その絵文字は使用チャンネル内でこのワークフローを開始させるので、よく使われる絵文字リアクションを設定しない、設定したリアクションはテキトーにつけないように周知が必要です。

次はワークフローを使いたいチャンネルを選択します。複数のチャンネル名の入力は可能です！
今回はブログ用に作成しましたので、個人とチームのtimes（分報）に設定しました。

絵文字とチャンネルの設定が終わりましたら、「続行する」からワークフローの構築に進みます。

まずここまでは、リアクションで開始されるワークフローの作成方法でした。
「ダブルチェックに問題なかった場合」ワークフローの他に、同じように「ダブルチェックで間違いが見つかった場合」のワークフローを作成します。「絵文字を追加する」ときだけは、必ず違う絵文字を選択します。

ニーズによって2つ違うワークフローを構築する

ワークフローの構築は、人や業務によって異なりますので、ここは参考程度に読んでいただければと思います。もちろん、「ワークフローを開始してみる」にスキップして良いです！！

私は「ダブルチェックに問題なかった場合」のステップとして、ダブルチェック依頼メッセージのスレッドに、問題ない旨のメッセージが送信される簡単なフローを想像しました。

以下のように構築しました

1. ［メッセージ］→［スレッドでメッセージに返信する］を選択する
2. ［返信先のメッセージを選択する］→［リアクションされたメッセージへの参照］を選択する
3. ［返信を追加する］→こちらに送信されるメッセージの内容を確認します。
4. ［保存する］

そして「ダブルチェックで間違いが見つかった場合」は修正箇所もWFを通して依頼者にお知らせする、修正が完了したら再びメンションされるフローを考えました。

以下のように構築しました

1. 依頼メッセージのスレッドに、リアクションした人宛にフォームボタン付きのメッセージが送信される
2. ボタンをクリックすれば、ダブルチェックを依頼したユーザーを選択し、修正内容を記載する項目のフォームを入力する
3. フォームを出したら、選択したユーザーへ修正内容＆「修正しました」のボタン含めたメッセージが同じスレッドに送信される
4. 「修正しました」のボタンがクリックされたら、フォームを出した人宛に修正した旨のメッセージが同じスレッドに送信される

こうしてダブルチェックをしたとき、問題ないときと間違いがあったときに、それぞれ異なるフローが開始できます。

ワークフローを開始してみる

一番最初に準備して作成した「ダブルチェック」のワークフローを開始し、フォームを入力して送信します。

そうしましたらこのように、指定のチャンネルにその内容がメッセージ送信されます。
メッセージにもわかりやすいように、どのスタンプをつけると良いか文言を工夫しました！

先に修正専用のスタンプをつけてみますと、スレに返信1件入りました。

スタンプをつけた方がメンションされた、「フォーム」のボタン付きメッセージがスレッドに送信されます。

ボタンをクリックすると、ダブルチェックを依頼した作業ユーザーを選択し、修正内容を記入して送信します。

そうしますと今回は作業ユーザーへのメッセージが同じスレッドに送信されます。
記載されている内容を修正したら「修正しました」のボタンをクリックします。

元々スタンプをつけた方がメンションされた、「修正しましたのでもう一度確認くださいと」というメッセージがスレッドに送信されます。
もし確認してまだ修正が必要でしたら、上記のメッセージに専用スタンプを付ければまたスレッドに同じワークフローが開始されます。

では、ダブルチェックに問題がない場合のワークフローですが、OK専用スタンプを元の依頼メッセージに付けます。

スレッドに、問題ない旨のメッセージが送信されます！
こちらは残念ながら元々の依頼者のメンションはできませんが、依頼メッセージに依頼者もメンションされていれば、本人のアクティビティに通知されます。

さいごに

ワークフローに分岐を作りたい方のご参考になりましたでしょうか～
もちろん、スレッドに入っているメッセージにもリアクションは付けられますので、フローのどの時点でも分岐は可能になります！
重要なポイントとしては

• 同じスレッドにメッセージが送信されること
• 開始するスタンプの選定（専用スタンプの作成、使い方の周知）

次のようなワークフローに適切な方法ではないかと思います

• チーム内など特定のメンバーで使用する
• 同じスレッドにフローの内容をまとめたい