Moi! 営業事務のSanniです。
私は以前、Slackのワークフロービルダーについて基本の操作をブログで紹介しました。
そして最近はスプレッドシートに転記されるタイムスタンプを日本時間に変換する方法についても記事を書きました。今回はスプレッドシートを更新する「Update a spreadsheet row」の基本設定を紹介します。
様々な使い方があると思いますが、私は作業依頼の管理・集計に使用しています。
ステップの順番に注意
- フォームを送信する
- Add a spreadsheet row
- フォームに入力した内容がスプレッドシートに転記されます
- メッセージを送信する
- ワークフローが開始したチャンネルに依頼内容などのメッセージが送信されます
- 別のチャンネルやDMに送信するようにも設定できます
- Update a spreadsheet row
- 設定した条件によってスプレッドシートの同じ行が更新されます
- 今回はボタンをクリックしたユーザ、完了時間のタイムスタンプを更新するようにしょます
ステップは上記の順番にしていくと上手く行きます。最初は違う順にしてしまっても、ステップをドラッグして移動できます。
1～3のステップに関しましては別のブログで設定方法を紹介していますのでこちらの記事で割愛します。
更新したい行を設定する（Find a row）
Add a spreadsheet rowのステップで選択していると同じのスプレッドシート＆シートを選択します。
Find a rowでは、更新したい行を見つかるようにバリュー入れます。そこでユニークな値といえばフォームを送信のステップの開始時間タイムスタンプです。以前はタイムスタンプを日本時間に変換する方法の記事も出していますのでぜひお読みください。
=("[フォームを送信ステップの開始時間の変数]"+"9:00")
Add a spreadsheetrowとUpdate a spreadsheet rowのFind a rowに上記の関数を入れますと、タイムスタンプで更新したい行が見つかります。
更新する内容を入力する
Update these columnsで更新したい列を選択し、更新したい内容を入力します。
私は今回、メッセージを送信するときに「完了」というボタンをつけていますので、完了をクリックしたユーザー（依頼を対応したメンバー）と、依頼が完了した時刻を転記したいです。
①完了時間
こちらの設定は少し困惑していましたが、先ほど使っていたタイムスタンプの関数を使用して、変数はメッセージを送信するの「ステップの完了時間」を選択しましょう。なお、メッセージについているボタンに「完了」が書かれていなくても、押すことでステップが完了します。例えば完了ではなく着手時間を測りたい場合、ボタンを「着手」にして、着手するときに押すのもありです！
=("[ステップの完了時間の変数]"+"9:00")
②「完了」ボタンをクリックしたユーザー
こちらはシンプルに変数のメニューから、メッセージを送信するの下にある「完了」をクリックしたユーザーを選択します。（ボタンは例えば「続行する」とした場合、「続行する」をクリックしたユーザーと表示されます。）
実際にどういうこと？
ワークフローの回答欄に「ブログ用テスト」と書いて、それがメッセージにも表示されて、さらに「完了」ボタンもついています。
まずはAdd a spreadsheetのステップで設定している開始時間と回答が転記されています。
では次は「完了」をクリックしてみましょう！
メッセージが編集されていて、クリックしたユーザーが表示されます。
そしてスプレッドシートも確認したら、完了時間と「完了」をクリックしたユーザーは同じ行に転記されています。
作業のリードタイムや作業者は楽に集計できます！！
まとめ
- ステップの順番は大事
- フォームを送信→Add a spreadsheet row→メッセージを送信→Update a spreadsheet row
- メッセージを送信でボタンを含めると、完了した時間、着手した時間などの集計が取れます
- いちいち手動で入力は不要！
リードタイムや担当者の集計以外にも使い方はあると思いますが、私の想像力が乏しくて、他に良い例が思い浮かびません…ただ、こういうツールもある、こうやって使うと知ってもらうことで、皆さんの自動化や工数削減に活用できたら嬉しいです！！
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