Proactive Campaignsを使ったメールの一斉送信についてまとめてみた

Zendesk SupportでProactive Campaignsを使ってメールを一斉送信する方法についてまとめてみました。
2022.11.25

こんにちは、昴です。
Zendesk Supportではメールの一斉送信や複数人にあてた一括のチケット作成はできません。 しかし、Zendeskの拡張機能やSellなどを組み合わせることでメールの一斉送信ができます。 今回は拡張機能のアプリを使用し、Proactive Campaignsでメールを一斉送信する方法について話していきます。

Proactive Campaignsでのメール一斉送信

ZendeskアプリProactive Campaignsでメールの一斉送信を行うには
0.ZendeskアプリProactive Campaignsのインストール
1.Zendesk Supportのユーザー情報を元にProactive Campaignsでリストを作成する。
2.作成したリストに対してメール・チケットの作成、設定を行う。
3.メールを一斉送信する。
といった流れになります。

アプリのインストール

アプリのインストールは管理センターからマーケットプレイスに移動して行います。
[アプリおよびインテグレーション] > [Zendesk Supportアプリ] > [マーケットプレイス]に移動し、キーワードを入力して検索します。

Zendesk Supportのユーザー情報を元にリストを作成

まずProactive Campaignsが正常にインストールされているかの確認です。
正常にインストールされていればZendesk Support画面左にProactive Campaignsが表示されます。 Proactive Campaignsを選択し、Contact Viewsに移動します。
次にZendesk Supportのユーザー情報を元にProactive Campaignsのでリストを作成します。
[Manage Lists]をクリックすると[Setting]に移動し、リスト一覧が表示されるので右上の[+ Add New List]から新しいリストを作成します。

リストの作成画面ではリストの名前、説明、リストに追加するユーザーの条件を設定することができます。
今回は名前を「test」、説明を「一斉送信テスト用」、条件を「Name is subarulv36」と設定し、ユーザー(subarulv36)をリストに追加しました。

また条件には以下のようなものがあります。

  • Name
  • Email
  • Role
  • Group
  • Organization
  • Last login at
  • Tag
  • nickname
  • birthday
    etc...

設定が完了したら[Save]でリストを保存します。 作成したリスト(test)はContact Viewsで確認できます。

メールを作成

Contact Viewsでリストを指定することでリストのメンバーを確認すること、リストのメンバーに対してメールを作成することができます。 先ほど作成したリスト「test」があることを確認し、[Sende Email to List]からメールの作成へと移行します。

メールの作成は4つの手順で行います。
1.Campaign
2.Select Target List
3.Email
4.Ticket Configurations

Campaign

まずキャンペーンの名前とタグは設定します。
今回は名前を「test」、タグに「一斉送信test」を設定します。

Select Target List

メールの宛先となるリストを選択します。
リスト一覧の中から先ほど作成した「test」を選択していきます。

Email

ここでメールの件名と本文を作成します。
件名は「一斉送信test」、本文には太字、斜体、下線で「一斉送信test」とそれぞれ入力します。

Ticket Configurations

ここで作成されるチケットについてチケットフォームやタイプ、優先度などを設定していきます。 今回の一斉送信で作成されるチケットは以下のように設定します。

  • チケットフォームの選択:デフォルト
  • チケットのタイプ:質問
  • 優先度:低
  • Trello Card ID:-
  • 割り当てられるグループ:(自分の所属するグループ)
  • 担当エージェント:自分
  • エイリアス:-
  • ブランド:クラスメソッド
  • メールアドレス:該当メールアドレス
  • チケットステータス:Open

メール送信

全ての設定が完了し、[Save and Run]をクリックして一斉送信します。 一斉送信完了後は以下のような画面が表示されます。

その他

リストの共有

リストの作成時、またはリストにユーザーを追加する際にタイトル、説明入力欄の下のShareにチェックを入れることで、サブドメイン全体で他のエージェントと共有することができます。 反対に自分しか見れないようにするためにはチェックを外しておく必要があります。

プランによる違い

Proactive Campaignsはライトプランとプロプランがあり、プランによって一度に送信できるメールの数が変わります。 ライトプランは1キャンペーンごとに最大1000通までメールを送信することができ、プロプランはメールとキャンペーンの数に制限はありません。

まとめ

今回はZendesk Supportでアプリを連携してメールを一斉送信する方法について話しました。
Proactive CampaignsはZendesk Supportの画面内で操作でき、非常に簡単にメールの作成、一斉送信ができるのでとても便利です。 普段使用するチケットとほとんど変わらないので理解も難しくありません。 しかし、プランによってメールの送信できる数や料金が異なる点は注意が必要です。

参考記事

Zendeskヘルプ > Support > ヒントとトラブルシューティング > メールアドレス > Zendeskから一括メールキャンペーンをカスタマーに送信できますか?
ZendeskのProactive Campaigns
Proactive Campaigns料金プラン