テキストコミュニケーションとビデオミーティングの使い分け
こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
リモートワークが働き方の一部になった会社も増えている昨今。
テキストコミュニケーションとビデオミーティングの使い分けは必須です。
一方で、適切に使い分けるためにはそれぞれの利点、欠点を把握していることが重要です。
そこで、テキストコミュニケーションとビデオミーティングの利点・欠点をまとめ、それを元に使い分けについて整理します。
テキストコミュニケーションについて
テキストコミュニケーションの利点
非同期でやりとりできる
同期で時間を確保せずにやりとりできるため、それぞれの都合がいいタイミングでやりとりできます。
結果的に、各自がその他の業務に利用可能な時間が増えることになります。
テキストコミュニケーションの欠点
返答漏れや返答遅れが発生しやすい
テキストコミュニケーションはメッセージの見逃しが発生しやすくなったり、返答のタイミングが遅れることがぼちぼち発生します。
このあたりは、メッセージを返信する人それぞれの特性に依存しやすく、人の特性故に簡単に直しにくい面があります。
メンションなどで通知をすることで、返信を急ぐメッセージを一定際立たせることもできますが、それでも確実に期待する期間で返信をもらえるとは限りません。
複雑なトピックに向かない
プレーンなテキストだけで複雑なトピックを扱うのは難しく
- 書き手がテキストをシンプルに見せるスキルを持っている
- 書き手が誤解なく伝える文章を書くスキルを持っている
- 読み手がある程度長い文章でも飛ばし読みせず確実に読むスタンスであること
などが問われます。
チーム全体がこれらに習熟していないと複雑なトピックのテキストコミュニケーションはあっという間に質を保てなくなり、
- 一部のトピックに関するやりとりが抜け漏れる
- 長文に対する飛ばし読みで誤読が発生する
- 長文のどれが主題かわからず、読み解くのに時間を要する
- 質問を繰り返すたびに論点が増え、収集がつかなくなる
などの影響が発生します。
もしかすると、テキストコミュニケーションをファシリテートする「テキストファシリテーター」みたいなスキルを持った人がチームに1人以上必要かもしれませんね。
ビデオミーティングについて
ビデオミーティングの利点
同期でやりとりできる
同期でやりとりできるため細かな質問のやりとりや、お互いの認識のズレの解消がしやすくなります。
資料を共有しながらやりとりできる
テキストだけではなく、関連資料や図を同じ画面でみながらやりとりできます。
複雑な議論についてリアルタイムで可視化しながらやりとりできる
プレーンなテキストだけではなく、リアルタイム議事録やホワイトボードツールで議論の構造を可視化しながらやりとりすることができます。なにかの因果関係、時系列、階層構造など単独ではない議論対象を扱う場合などが典型的な対象でしょう。
必須でやりとりをする場を設定できる
予定さえ確保できれば、確実に相手とやりとりできます。
期日中に結論を得る必要があるが、テキストコミュニケーションで1〜2往復したくらいでは着地しなそうなくらいボリュームがある話題を扱う場合に有効です。
ビデオミーティングの欠点
同期で時間を確保する必要がある
同期実施のため、参加する人たちの時間を固定で確保する必要があります。
仮に、非同期で済む話題を同期で扱った場合に、時間のムダが発生することになります。
テキストコミュニケーションとビデオミーティングの使い分け
テキストコミュニケーションを使うケース
以下のすべてを満たすケースはテキストコミュニケーションが好ましいでしょう。
- 取り扱う内容がある程度シンプルであること
- 結論を出すまでの期日が差し迫っていないこと
- テキストを投稿する人のテキスト化能力が高く、正しく伝わりやすい
- テキストを読む人の読解力が高く、誤読が発生しにくいう
この条件を満たすなら時間を節約できる分、非同期が好ましくなります。
ビデオミーティングを使うケース
以下のいずれかのケースはビデオミーティングが好ましいでしょう。
- 取り扱う内容が複雑であること
- 資料の閲覧が必要であること
- 結論を出すまでの期日が差し迫っていること
補足
ビデオミーティングの利点として「相手の表情を読み取れる」という要素がありがちかと思います。しかし、私は元々対面でも非言語情報を読み取るのが苦手なので、利点に感じていません。自分が実感できないものを語ることはできないので今回の情報に含めていません。私はアファンタジアでして、そのあたりが影響しているのだと思っています。
まとめ
テキストコミュニケーションとビデオミーティングの利点・欠点、また、それを踏まえた使い分けについてまとめました。
テキストコミュニケーションで済む範囲の内容はテキストコミュニケーションのほうが時間を節約できるわけですが「テキストコミュニケーションで済む範囲かどうか」はチーム全体のテキストコミュニケーション能力に依存します。
また、テキストコミュニケーションが脱線しないようにしたり、要点をまとめてわかりやすい進行を促す「テキストファシリテーター」とも言うべき人の存在にも依存します。
リモート環境が前提の職場なら、チーム全体のテキストコミュニケーション能力を高めることや、テキストファシリテーションができる人を増やすのがよいでしょう。
※テキストファシリテーターという概念が登場したので、今度はテキストファシリテーターについてまとめようと思います。
