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こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
リモートワークのコミュニケーションにおいて、テキストコミュニケーションは重要な役割を担います。
ビデオミーティングや対面のミーティングでファシリテーションの重要性が語られることはありますが、テキストコミュニケーションにおいて語られているのあまり見かけないので、まとめてみることを思い立ちました。
テキストファシリテーションとは？
テキストファシリテーションとは、テキストコミュニケーションにおけるファシリテーションです。
ファシリテーションは、任意の活動において、関係者がその取組を円滑に行えるように支援することです。
ミーティングの文脈で言えば、進行役を担当しつつ、議論を可視化したり、個別の意見を引き出したり、合意形成を促したり、多様な方法でよりよい結果を出すための支援をします。
テキストファシリテーションの場合、これをテキストコミュニケーションの文脈で行うことになります。
テキストファシリテーションのアクション
テキストファシリテーションのアクションを以下の4種類に分類してみました。
- 前提整理
- 構造化
- 決定
- 補正
なお、ファシリテーションをするまでもなく、数往復のやりとりで、すぐに結論にいたようなちょっとしたやりとりについては対象外とします。
前提整理
テキストコミュニケーションでは、やりとりの目的、ゴールが曖昧な状態が発生しがちです。
不明確な状態で進行していたら、目的、ゴールに立ち返るための質問、確認をします。
構造化
テキストコミュニケーションでは、要点がわかりにくくなりがちです。その場合、何が要点なのか整理し、認識を揃えます。
また、議論が発散しやすい面もあります。その際も、今どのくらいの論点があり、目的・ゴールを踏まえるとまず優先して収束させる論点は何なのかを見極め、進行していきます。
細かなところでいいうと、
- 論点に番号もしくは記号を割り当てて、以降で言及しやすくする
- 議論に繰り返しでてくる概念が長い文章になっている場合、名詞化して以降で言及しやすくする
- 論点と要約を整理して投稿する
などがあります。
結論
テキストコミュニケーションは、ラフにやりとりされがちという前提からか、結論が曖昧になることもありがちです。
結論が明確ではないが、大枠読み取れる場合は、リマインドを兼ねて改めて結論を投稿します。
逆に、結論が不明確な場合は、結論を確認する問いかけを行い、改めて結論を確認します。
発生した結論はタスク管理ツールに即登録します。
補正
テキストコミュニケーションでは、様々はコミュニケーションミスが発生します。
以下のような要素はケアする対象となります。
- 誤解を解消する
- 認識違いが見て取れた場合に、揃えるための支援をする
- 推測ベースの情報を事実ベースにする
- 推測ベースで議論が進んでいたら事実を確認する
- 事実質問が有用です
- 話題がそれたことを指摘し、元に戻す
- 同期ミーティングと同様に話題がそれたら本題に戻します
- 合間今内容の明確化
- 主語や目的語の省略、指示語の多様など内容が曖昧な部分を明確化します
- メンション漏れを補足する
- 宛先のメンションが無いために議論が止まっている用に見えたらメンションをして発言を促します
- 論点の取りこぼしがあったら拾う
- テキストで多数の論点が一気に投稿された場合、一部の論点を取りこぼすときがあります。取りこぼしを拾います
- 同期ミーティングを提案する
- 話しが複雑になりすぎた場合、同期ミーティングにシフトすることを提案します
まとめ
テキストファシリテーションについてまとめました。
この領域自体、まだ整理されきっていない分野かと思いますので、「テキストファシリテーション」と題した他の方の発信、他の組織の発信を見てみたいところです。
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