Notionでアカウントを作成する際に事前確認しておきたいこと

便利なメモアプリNotionを仕事とプライベートで使い分けてみて気がついたポイントを書いてみました。
2020.10.12

はじめに

社内で「Notionが使いやすい!」という声をみて、試しにプライベートにてNotionを使い始めました。普段メモアプリとしてはEvernoteを使っているため、併用になります。

それから一ヶ月前後経ち、今では業務のメモ用途にも会社メールアドレスにてNotionを使うようになりました。ただ、Gmailのドメイン都合でアカウント管理にやや制約があります。意外と同じ条件にぶつかる人も多いのではないかなと感じ、書いてみることにしました。

Notionでの複数アカウント利用

複数アカウントは手軽に使うことができます。今年8月のアップデートにより簡単に切り替えもできるようになりました。

個人アカウントと会社アカウントで分けることにより、社外秘に当たる情報を個人アカウントに入れたことでの事故や、事故を起こしやすい共有操作は事前に個人アカウントにて行える、といった利点があります。

アカウント作成方法と注意するポイント

実際に作ってみることで気がついたことはとにかく多いです。流石に公式もそこまでは想定していないという点があるかもしれません。

Appleモバイル端末での作成

iPhoneやiPad等のApple製品には固定のAppleIDが必須となっています。OSと紐づいており、アプリに影響させずにAppleIDだけ切り替えはできない仕組みです。これはモバイルのネイティブアプリ版Notionも例外ではありません。そして、モバイルブラウザ版Notionも同じ扱いだったりします。

基本プライベートで使っているAppleIDには個人のアカウントを入れているでしょう。会社アカウントは利用できないという欠点がありますが、情報保護の点では安心といえます。練習用として割り切りましょう。

尚、ランダムな文字列のIDでアカウントが作成されますが、後から変更可能です。

会社のGmailドメインでの利用

社内でのルールを確認してみましょう。会社としての有料利用になっていて、且つアカウント発行済み等で利用可能な場合は問題ありません。

ただし、利用が問題なく且つ会社全体での利用ではない状態で、一部のスタッフにて独自に決済フローを完了していた場合は、利用用途によっては決済を行って支払い済みメンバーに加わる必要があります。

Mac上で会社のGmailドメインを用いたAppleIDを使ってアカウントを作成する

現在、私の会社アカウントはこの方法を使って作成しています。モバイル端末で確認のできないことがデメリットですが、プライベートでは仕事にタッチしないという点でオンオフの切り替えがバッチリともいえます。

なお、「Settings & Members」の「My connected apps」からGoogle Driveに接続する場合、会社アカウントをAppleIDで作った場合でもGmail版アカウントに影響なく接続可能です。

ランダムな文字列のIDでアカウントが作成されますが、モバイル版と同じく後から変更可能です。

複数アカウントでの運用早見

環境毎のアカウント取り扱いは以下の通りです。「簡単切り替え」という表記にしていますが、8月のアップデートにて追加された「Add another account」で簡単に切り替えができるかどうか、ということです。

- Gmail AppleID
Mac 簡単切り替え可能 簡単切り替え可能
Windows 簡単切り替え可能 簡単切り替え可能
iOS 簡単切り替え可能 簡単切り替え不可能
Android 簡単切り替え可能 利用不可能

あとがき

入力した文章を手軽にMarkdownとしてエクスポートできるため、ブログ執筆や同人誌作成等色々便利に利用できています。複数アカウント運用時にアカウント切り替え先を間違えそうな場合は、アプリ版とブラウザ版での使い分け、及びブラウザのユーザセッション毎ログインにしておきましょう。