【社内テキスト講座】伝わりやすい文章を書くコツを学びました

【社内テキスト講座】伝わりやすい文章を書くコツを学びました

私が所属しているマーケティング部の同僚で、ライター経験のある鵜飼さんによる社内テキスト講座を受けました。私は日々コーポレートサイトのニュースやメールの文章を書くことが多いのですが、文章において気を付けるべきことがたくさんあり、細かいことにまで気を遣えていないことが分かりました。大変勉強になった講座でしたので、そこで教わった文章を書く上で大事なポイントをまとめていきます。

良い文章とは

「良い文章とは?」と一言で聞かれた場合、みなさんは何と答えますか?良い文章の要素は、4つあります。

  1. 文が読みやすい
  2. 読み手に近い目線
  3. 内容が正しい
  4. 目的が明確であること

以上4つが、「良い文章」の大事なポイントです。

文が読みやすい

文が読みやすいとは、句読点がタイミングの良い箇所にあるか、一文あたりの文字数が多くないか、漢字とひらがなのバランスがちょうどいいか、などの問題にあたります。私は、「良い文章とは?」と聞かれた際にこれが最初に思い浮かびました。

句読点のタイミングの良い位置としては、息つぎをするタイミングで「、(読点)」を入れることです。「、」を入れることによって、文章にリズム感をつけ読みやすくします。

また一文あたりの文字数は、100文字以内にします。もっとも適切な文字量は、50~80文字といわれています。一文が長すぎると、最後まで読んだときに主語を忘れてしまったり、結局なにを主張している文章なのかがわからなくなってしまうからです。

漢字とひらがなのバランスは、ひらがなを多めに(漢字:ひらがな=3:7が黄金比といわれています)使用することでパッと見たときに読みやすそうな印象を与えることができます。

読み手に近い目線

読み手に近い目線とは、誰に向けた文章であるかということです。マーケティング部の業務で例えると、プレスリリースはメディア向けなのでニュースサイトの記者向けに、コーポレートサイトのお知らせだとインターネットを使っている人、クラスメソッドを知っている人など幅広い方が対象となります。どんな人に読んでもらうのかを意識して、言葉遣いや文章の構成を考えることがポイントとなります。

正しい

正しいとは、情報・スペル・漢字など基本的なことを正しく書くということです。たとえばイベントの告知をする場合、開催日時や場所、お申込み方法など間違った情報を記載しては意味がありません。こちらはいつも、ニュース作成をする際に私が気を付けていることのひとつです。

目的が明確であること

目的が明確であることとは、その文章でなにを一番伝えたいのかということです。そのため企画書や提案書などのビジネスライティングでは、結論を文章の最初に示し、そのあとに理由や補足情報を書くのが一般的です。

文章の基本的なルール

文の構成

主語  述語

Aは  Bです

文は上記を基本として構成されています。文を構成する上で重要なことは下記の3つです。

  • 場所と読み手
  • 5W1H(だれが、いつ、どこで、どうして、何を、どのように)
  • 重要→軽い

例文:課長が9/10に自転車通勤をするために秋葉原に自力で引っ越しをした。

一文あたりの文字数は問題ありませんが、情報がぎゅっと詰まりすぎて読みにくいですね。

修正後:課長が自転車通勤を目的に秋葉原へ引っ越します。引っ越しは9/10に自力で行われます。

二文に分けたことによって読みやすく、内容も理解しやすくなりました。たとえばこの文を自転車通勤の普及(運動促進が目的)のために投稿する場合は、「目的をはじめにアナウンス→引っ越しに対しての付帯情報→自転車通勤に関するルールや勧め」の順番に書くと読みやすい文章となります。

また、助詞が連続すると文章が幼い印象になるので情報の順番を入れ替えたり、単語の言い方を変えてみます。

例)赤い丸い車→赤くて丸い車

ウェブサイトの文章を書くときに気を付けること

ウェブサイトに文章を書くとき、リンクを貼り付けることが多いかと思います。そのときは、「リンクの導線」を意識します。

「リンクの導線」

  • リンクをクリックしてもらえるように文章の構成を考える
  • 詳細を読みたくなるようなさわりにする

リンク先のイメージを膨らませられるような文章を書けば、リンクをクリックしてくれる人も自然と増えるはずです。たとえば、リンクテキストを「料金、スケジュールはこちらで確認できます」「お申し込みはこちらから」などと記載すれば、このリンクに飛ぶとどんな情報が書かれているのかをすぐに理解することができます。

実際にやってみよう

日々公開しているクラスメソッドコーポレートサイトのニュースには、イベント告知・登壇情報・事例掲載などの種類があります。

タイトル > 詳細 > 魅力 > 挨拶(文章の余韻を付けつつ、次のアクションを促すような文)

どんなニュースでも共通していることは、上記の順番です。

これを意識しながら、実際に文章を考えてみましょう。

お題

青山テルマ公式ウェブサイトのお知らせに、下記の出演情報を載せます。

2017年8月30日(水)放送

テーマ「トリオ・THE・怒ったら怖そうな女」

1人目は、 映画やドラマで大活躍の女優、貫地谷しほりさん! おっとりした見た目とは違い、 実は言いたい事はハッキリ言う、超サバサバ女子! 今回はなんと気に入らない人気芸能人を実名発表します!

2人目は、 こんくらキッカケでとんでもない素顔が明かされたアーティスト、 青山テルマさん! 今回も恥ずかしいお写真公開やせっかちエピソードなど、 テルマワールド全開です!

3人目は、 インスタグラムのフォロワー数約23万人、 今腹筋女子が最も憧れるカリスマトレーナー、AYAさん! 有名人に数多くオファーを受ける超売れっ子の 見た目も内面もバキバキのストイックな私生活が明らかになります!

ゲスト:青山テルマ、貫地谷しほり、AYA ※登場順

「今夜くらべてみました」過去の放送内容より引用http://www.ntv.co.jp/konkurabe/backnumber.html

 作成した文章

荒井の作文

8月30日(水)に放送される「今夜くらべてみました」に青山テルマが出演いたします。 今回の放送は、「トリオ・THE・怒ったら怖そうな女」のひとりとして、 恥ずかしい写真やせっかちエピソードなどを公開します。 青山テルマの素顔をぜひご覧ください。

受講した数人の作文を合わせたもの

2017年8月30日(水)21:00~9:54に放送される日テレ番組 「徳井と後藤と麗しのSHELLYと芳しの指原が今夜くらべてみました」に、 二人目のゲストとして青山テルマが出演します! 共通点を持ったゲスト3名をあらゆる角度から比較するこの番組。 今回のテーマは、「トリオ・THE・怒ったら怖そうな女」。 写真公開やせっかちエピソードなど、テルマワールド全開となっております。 青山テルマの素顔を、是非御覧ください!

先生チェックによる修正

荒井の作文

    • 放送時間の表記がない
    • 局名を入れたほうが良い

今回だと、日本テレビ、全国ネットなので日本テレビ系、など。 イベントで場所の都道府県を入れることと同じで、「読み手が関心を持ったときにどんな情報があるといいかな」ということを考えてみましょう。

    • 人名や番組名などの固有名詞は2回目以降は省略可能。

特に今回は青山テルマのWebサイトを想定しているので、掲載場所的に最終文「青山テルマの素顔をぜひご覧ください。」は 「テルマの素顔を」としたほうがシンプルで親しみがあって良い。

~修正後の文章はこちら~

8月30日(水)21:00から日本テレビで放送される「今夜くらべてみました」に青山テルマが出演いたします。 今回の放送は、「トリオ・THE・怒ったら怖そうな女」のひとりとして、恥ずかしい写真やせっかちエピソードなどを公開します。 テルマの素顔をぜひご覧ください。

受講した数人の作文を合わせたもの

  • 青山テルマ公式ウェブサイトのお知らせが頻繁に更新されていたとしたら、2017年は省略してもOK
  • 9:54→21:54の表記が正しい
  • 日テレ番組→日本テレビ、日テレ("番組"を省略)
  • 2人目のゲスト→ゲスト(2人目を省略)
  • 2、3文目が体言止めになっている→リズム感が出るので良い表現の仕方だが、一段落に一文だけにしたほうが良い ~です、~ますばかり続いてリズム感がないときなどに使う。 3文目は、今回のテーマは、~です。ですを付ける
  • なっております→文章が長くなってしまうので、です。に変えられる
  • 是非御覧→漢字が多くて見づらいので、「ぜひご覧」で良い 漢字とひらがなのバランスを半々にする(柔らかく見せる)
~修正後の文章はこちら~

8月30日(水)21:00~21:54に日本テレビで放送される 「徳井と後藤と麗しのSHELLYと芳しの指原が今夜くらべてみました」に、 ゲストとして青山テルマが出演します! 共通点を持ったゲスト3名をあらゆる角度から比較するこの番組。 今回のテーマは、「トリオ・THE・怒ったら怖そうな女」です。 写真公開やせっかちエピソードなど、テルマワールド全開です。 青山テルマの素顔を、ぜひご覧ください!

感想

普段私が文章を書くときに気を付けている点はかなり基本的なことのみで、誰もが読みやすい文章と思えるようなものは書けていないことを痛感しました。講座の中で実際に文章を作り提出したときは正直少し自信があり、良い文章を書けたのではないかと思いましたが、情報が不足していたり省略できる部分をそのままにしていたりと、良い文章ではありませんでした。(「実際にやってみよう」段落の部分)

今回教えていただいたことを常に頭の片隅に置いて、今後のビジネスライティングに活用していきたいです。わかりやすく、最後まで読んでもらえるような文章を書けるようになることが目標です。また今回は2時間で盛りだくさんの内容でしたが、最後にさらっとやったメールの文章や、プレスリリース文についても勉強していきたいので、次回開催を期待しています!

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