Alteryxの分析結果をメールで共有する

こんにちは、小澤です。

データ分析の結果というものは出しただけで終わりではありません。

例えばKPIなどの指標であれば、定期的に集計されたものをレポートとして、 組織全体で共有することになるでしょう。 この際どのように共有をするかという方法については様々あるかと思いますが、 その中の1つである「メールで送信する」という方法はAlteryxのワークフローのみで実現できます。

今回は、その方法を見ていきたいと思います。

メール送信するためのツール

さて、メール送信するといっても実はツール一つでできます。 そのためのツールがEmailツールとなります。

名称もそのままですね。 ツールの設定は以下のようになっています。

設定できる項目のうち上2つは以下のようになっています。

項目 内容 利用場面
Enabled メール送信を有効にするか ワークフロー作成中などはオフにしておいて、運用時にオンにする
Autodetect SMTP メール送信サーバを自動検出するか うまく送信できな場合はチェックを外して手動でSMTPサーバを入力する

これ以降にある項目については、メール内容に関する設定です。 項目自体は解説しなくてもなんとなくわかるかと思いますが、以下のようになっています。

項目 内容
To Toの送り先
Cc Ccの送り先
Bcc Bccの送り先
From 送信元
Subject メールのタイトル
Attachments 添付ファイル
Body 本文

また、各項目は「Use Field」にチェックを入れることで直接入力ではなく、このツールに渡されたデータの列名を指定しての対応が可能です。 その際は、対象となる列を選択するドロップダウンに切り替わります。

ワークフローを作成してみる

さて、ではこのEmailツールを使った簡単なワークフローを作成してみます。 作成するワークフローは以下のようになります。

このワークフローを順に解説...していってもそんなに面白くないですね。 ざっくり見ていきましょう。

まず、序盤の部分です。

この部分では、CSVファイルを読み込んだ後、Auto Fieldツールで型を自動認識させています。 最後にSampleツールで先頭3行のみを取得しています。 先頭3行に絞り込む理由は特にないのですが、サンプルワークフローなので送信されたメールが長くならないように、そうしています。

その次にこのデータを表にしています。

EmailツールはReportingタブにあることからもわかる通り、レポート関連のツールです。 Renderツールの出力先がメールみたいなイメージをしていただけるといいかと思います。

そのため、今回はTableツールを使ってデータを表にしているわけです。 もちろん、Layoutツールを使ってより複雑なレポートを作成してからメール送信するといったことも可能です。

最後に今回のテーマであるEmailツールですね

このツールの設定は、以下のようになります。

ToとFromを手動で設定しています。 BodyはUse Fieldにチェックを入れて、先ほど作成したテーブルを出力対象にしています。

Toのあて先を自分のメールアドレスにするなどして、 ワークフローを実行するとメールが送信されていることが確認できます。

おわりに

今回は、分析の結果のレポートをメールで送信する方法を解説しました。

実際の利用方法としては、KPIなどを計算するようなワークフローを定期的に実行して関係する組織のメーリングリストに送信するなどの使い方になるかと思います。

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