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こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
組織改善を担当する部門では大小様々な規模の施策が発生します。
私はウェブエンジニア出身ということもあり、一定規模のプロジェクトに主担当として関わるならプロジェクトの活動基盤を作るようにしています。
そこで、小規模プロジェクト・タスクフォース等で私が主担当として関わるときに整備している最低限の活動基盤についてまとめます。
前提
ここでの小規模プロジェクトは、最低限2名以上が3ヶ月以上継続して実施するようなものを想定します。
ちょっとした組織改善プロジェクトや、部門横断でのタスクフォースなどが該当するでしょう。
プロジェクトの活動基盤
1. 基本情報の整理
- 目的 - 何のためのプロジェクトか？
- ゴール - プロジェクトのゴールはなにか？
- 関係者の一覧 - プロジェクトに関わる関係者は誰か？主担当は誰か？
- ロードマップ - 大枠でいつまでにどのようなマイルストーンを置いてすすめるか？
私の場合は現在の環境だと Notion でプロジェクトページを作成します。
2. 課題管理
プロジェクト活動といえばタスク管理が必須です。
タスク管理ツールを用いて管理することで、必然的に下記のような要素を整理しつつすすめることができます。
- プロジェクトにはどのようなタスクがあるのか？
- 各タスクのステータスは？
- 各タスクの担当は？
私の場合は現在の環境だと Notion のデータベースのかんばんビューを用います。
3. フロー情報の集約
プロジェクトのやりとりの場として専用の Slack channel を用意し、フロー情報を集約します。
また、 Bookmark にプロジェクト情報、タスク管理ツール、ストック情報へのリンクを設定します。
議事録等の一時的な議論のフロー情報は、情報共有ツールに集約します。
私の場合は現在の環境だと Notion のプロジェクトページに Meeting Notes データベースを作成し、そこに議事録テンプレートを作成した上で、逐次追加していけるようにします。
4. ストック情報の集約
プロジェクトに関わる決定事項や、プロジェクト関係者向けの業務手順やルール文書などストックすることが好ましい情報を集約します。
「基本情報の整理」にまとめた項目もストック情報の一部です。
フロー情報とストック情報に関しては以前にまとめた以下の記事を参照ください。
私の場合は現在の環境だと Notion のプロジェクトページ配下に必要に応じてサブページとしてストック情報を作成します。
活動基盤がない場合どうなるか？
プロジェクトの基本情報をまとめない
- プロジェクト関係者の間で目的が曖昧になる
- プロジェクトに後から新規で参加する人に目的が伝わらない
- プロジェクトの関係者が誰なのか、すぐに確認できない
- プロジェクトの進行が順調か、そもそもいつが期日なのかわからない
タスク管理をしない
- プロジェクトのゴールに向けて存在するタスクがわからない
- 各タスクの実施状況が未着手なのか、実施中なのか、完了しているのかわからない
- 誰が何を担当しているのかわからない
フロー情報を集約しない
- プロジェクトメンバーがあちこちのチャネルでバラバラにコミュニケーションをとっている
- 伝言ゲームによる認識齟齬が多く発生する
- 本来全員に共有すべき内容が一部の人の間でしか見えない
ストック情報の集約
- 繰り返し確認したい情報がどこにあるかわからず、毎回 Slack を検索する
まとめ
フルリモートにおけるプロジェクトの活動基盤についてまとめました。
複数の人が関わるプロジェクトにおいて活動基盤があるかないかで活動の質・効率が大きく変わります。
プロジェクトの活動基盤については、オフラインでも必要なものはあまりかわらないですが、これらが整備されていないときの弊害としては対面でリカバーできないオンラインのほうが大きくなるでしょう。
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