Google calendar : หาเวลาให้เราหน่อย

แนะนำวิธีการใช้ฟังก์ชั่น suggested time และ find a time ใน google calendar เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และนัดหมายงานร่วมกับทุกคน ช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายดาย และ productive มากขึ้นด้วยทิปเล็กๆ

สวัสดีค่ะทุกคน ต่อเนื่องจากครั้งก่อนจิ๋วได้เขียนเกี่ยวกับ วิธีการติดตามปฏิทินกูเกิ้ลของอีกฝ่าย เพื่อจะได้ติดตามดูว่าอีกฝ่ายว่างหรือไม่นะคะ แต่ก็คิดว่าหลายคนคงจะบ่นว่าต้องนัดประชุมเป็นกลุ่มกันหลายคน จะให้มานั่งส่องปฏิทินของแต่ละคนก็คงไม่ไหวกัน ไม่ต้องห่วงนะคะ จิ๋วมีทางออกของปัญหานี้มาแชร์ให้ทุกคนค่ะ

ขั้นตอนการหาเวลานัดหมายร่วมกัน

อันดับแรกคือการสร้างกิจกรรมหรือ event ขึ้นมาค่ะ คลิกที่พื้นที่ว่างในปฏิทินของวันและเวลาที่เราต้องการ แล้วคลิกที่ more option เพื่อไปสู่หน้ารายละเอียดกิจกรรมนะคะ

ในหน้านี้เราก็จะสามารถลงรายละเอียดได้หลายอย่างนะคะ เช่น ชื่อกิจกรรม เวลา สถานที่ การตั้งเตือน สถานะ หรือคำอธิบายเพิ่มเติม แต่สิ่งที่เราจะโฟกัสในครั้งนี้คือด้านขวามือที่มีข้อมูลของผู้เข้าร่วมหรือ guests อยู่นะคะ

พิมพ์ชื่ออีเมลของผู้ที่เราต้องการให้เข้าร่วมในช่อง guests หากเป็นอีเมลที่เคยติดต่อกัน แค่พิมพ์ตัวอักษรชื่อผู้ใช้อีเมลก็จะขึ้นมาให้เราเลือกแล้วนะคะ ก็สามารถคลิกเลือกได้เลยค่ะ

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม suggested time นะคะ เพื่อหาเวลาที่ว่างร่วมกัน แล้วคลิกเลือกเวลาว่างได้เลยค่ะ


ถ้าอยากจะเห็นภาพเวลาให้ชัดเจนขึ้นสามารถคลิกที่ปุ่ม find a time ด้านบนฝั่งซ้ายมือได้นะคะ เมื่อคลิกแล้วจะแสดงตารางเวลาของผู้เข้าร่วมทุกคนและรายการเวลาที่ว่างจะเป็นแถบสีเทากระพริบค่ะ

เมื่อลงรายละเอียดกิจกรรมเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม save จะมีหน้าต่างแจ้งเตือนว่าต้องการส่งอีเมลเพื่อแจ้งนัดหมายกิจกรรมนี้กับผู้เข้าร่วมท่านอื่นไหม จะกดส่งหรือไม่แล้วแต่สะดวกเลยค่ะ

เมื่อสร้างกิจกรรมเสร็จแล้ว เราจะเห็นกิจกรรมนั้นปรากฎในตารางของเราเป็นพื้นสีเข้ม แต่ของผู้เข้าร่วมท่านอื่นจะยังเป็นพื้นสีขาว เพราะยังไม่มีการกดตอบรับเข้าร่วมกิจกรรม เมื่อกดตอบรับกลับมาจึงจะเป็นเป็นพื้นสีเข้ม

สรุป

แค่การหาเวลาพูดคุยกันเนี่ย เหมือนจะเป็นเรื่องเล็กน้อยมากเลยใช่ไหมคะ แต่ถ้าเราสามารถทำให้เรื่องเล็กๆน้อยๆพวกนี้ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น เราก็จะเหลือเวลาและพลังงานไปทุ่มเทให้กับเรื่องใหญ่ๆได้ จิ๋วหวังว่าทิปเล็กๆที่จิ๋วมาแชร์ในวันนี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานได้ productive มากขึ้นนะคะ แล้วเจอกันใหม่ในบล็อกหน้าค่ะ