社内向けの依頼文を工夫して爆速のアクションを駆動する

こんばんは。僕です。

社内向けの依頼への対応は優先度が上がりにくい

日々の業務お疲れ様です。

普段から業務で忙しくしていると、バックオフィス部門等から社内向けの依頼があっても、期日までに対応できない……ということはありがちだと思います。

これを解決するために、依頼する側が工夫することで、滞りがちな対応をスムーズにできないかと考えました。

ありがちな依頼の形

背景の説明から始まり、それが長い

依頼文を書く側がやってしまいがちなこととして、背景を丁寧に説明しすぎて結局何をしたらいいのか伝わりにくくなってしまうということがあります。

もちろん「なぜこのアクションをお願いしたいのか」という背景を説明するのは、とても大切なことです。

しかし、背景の説明ばかりが目立ってしまうと、最悪のケースでは、「取るべきアクション」が書かれているところを読んでもらえない、という事態に繋がってしまいます。

アクションに必要な情報が一箇所にまとめられていない

期日・対象者の情報や、対応に必要な資料のありかなど、アクションに必要な情報が依頼文のあちこちに分散していると、諸々の確認に時間を要します。

その結果、対応のしにくさから先延ばしとなったり、優先度の高い業務に追われて対応されないままになってしまったりします。

「……あれ？　なんか通知を見たような気はするけど、自分も何かしなきゃいけなかったの？」

誰でも皆、業務時間中の貴重な時間を割いて様々なことに対応しているわけですから、こういったやりとりが発生するのも当然のことです。

爆速のアクションを駆動するための工夫

それでもやっぱり、ささっと済ませていただいた方があとあとスムーズなことが多いですよね。

そのために、以下に挙げるような情報は、一箇所に集約させて目立たせられると良さそうです。

期日を示す

とにかく期日です。タスクが発生する以上、気になるのは期日ですよね。

リマインドするときなども、【本日中にお願いします】というような表現を目立たせましょう。

特に、社内チャットなどでは通知も活用できます。通知の冒頭に「本日中」という文字が見えれば、忙しい人ほどハッとするはずです。

やってほしいことを順序立てて具体的に示す

どういうアクションをどういう順番でこなせば完了できるのか、簡潔で具体的であればあるほど良いです。

完了させるためのイメージが湧けば、おのずと行動が誘発されます。

自分自身のタスク管理でもそうですよね。細分化されて、わかりやすくなっているほど、着手しやすくなります。

アクションする必要があるのは誰なのかをはっきりさせる

自分がアクションをするべき対象者であるかどうかがわかりにくいと、それを確認するためのやりとりが発生してしまいます。

これも、良くないケースでは、特に確認もしないまま、先延ばしになってそのままアクションされずに終わってしまう懸念があります。

依頼文の章立ての例

以上を踏まえて、依頼文の全体がおおまかに以下のようになっていると良さそうです。

• お願いの概要
  • 期日
  • 対象者
  • やってほしいこと
• お願いの背景
  • 必要に応じて資料を別のページに分ける
• お願いの概要の再掲

内容全体が長大になってしまう場合は、お願いの再掲を何度か行っても良いかもしれません。

それでもうまくいかなかったら？

大丈夫です、いいんです。そういうこともあります。

愛を込めて粛々と、督促メッセージをしたためましょう！