Slackのワークフロービルダーの基本 ②メッセージを送信
Moi! 営業事務のSanniです。
営業事務は日々営業さんの依頼を受けて作業しています。正確かつスピーディーに依頼を対応するため、Slackのワークフローを使い始めました。以下のようなケースの場合、Slackのワークフローをオススメします。
- 同じ種類の依頼・問い合わせが多い
- 依頼の作業を進めるために、特定の情報が必要
- 依頼・問い合わせの内容を自動的に記録したい
このSlackのワークフローシリーズは次のように進めていきます！
- 依頼者が入力するフォームを作成する
- フォームに記入された内容を、依頼を受けているチャンネルに送信する（今回）
- フォームの内容はスプレッドシートに転記する
メッセージを送信
ワークスペースからツール→ワークフロービルダーを選択します。
ワークフロービルダーが開き、作成中のワークフローの名前をクリックします。
「フォームを開く」の下に「ステップを追加」します。
右側のメニューから「メッセージを送信」を追加する
メッセージが送信されるチャンネルを選択します。
POINT: 依頼を受けているチャンネルにしましょう
今回はボタンを使用することはありませんので、「ボタンを含める」からチェックを外します。
メッセージのテキストに、どんなメッセージが送られるかを書きます。
まずは、フォームにある項目内容を書いてみました。下にプレビューがありますので、ずれがないか確認できます。
さて、メッセージのテキストの右下にある「変数を挿入する」をクリックします。
そうしたらメニューが出てきます。そこから「回答：」で始まるものを、該当する項目の下に改行して挿入します。
最終的にはこんな感じです。「保存する」をクリックして完了です！
エディタがありますので、質問を強調したりすることもできます！
POINT: 依頼を受ける側が見やすいように、シンプルに編集しましょう
ユーザーグループをメンションする
特定のメンバーをメンションしたい場合、質問の種類を「メンバーを選択」にすれば良いのですが、メッセージを送信するときにユーザーグループをメンションしたいときはどうすればいいでしょうか？
とても簡単な方法があります！
ワークフローのメッセージを送信するのステップを編集します。
メッセージのテキストの冒頭に＠ユーザーグループを入力します。
プレビューを見たら、ちゃんとメンションになっていますね！これで保存して完了です！
最後に
特にユーザグループをメンションしたいときに、こちらを使っていただければ問題なし！ユーザーグループのメンションが必要なければ、こちらのステップはなくても大丈夫です。
メッセージのフォーマットも自由で構成できます。私は好みで質問項目のあとに改行していますが、同じ行にするのはもちろんOKです。チームメンバーと話し合って、一番見やすい形にしましょう！
