製造業の調達業務でのWork IQ活用について

こんにちは。製造ビジネステクノロジー部の細見です。

製造業の調達業務では、マニュアル作業や紙での運用など、人が対応しなければならない業務がまだ多く残っています。
今回は、MicrosoftのWork IQを活用した業務改善について提案させて頂きます。

調達業務の現場の課題として、下記のような例をよく聞きます。

１）書類受領・仕分けが手作業
300社以上のサプライヤーからメールで届く見積書・注文書・請求書を担当者が手動でフォルダに保存・整理している。

２）書類の散在と検索困難
書類が担当者のPCやメールボックスに分散し、過去の見積書・契約書を探すだけで時間を要する。

３）電子帳簿保存法への対応不足
7〜10年の保管義務と検索要件（取引先・日付）を手作業で担保しており、法的リスクが残る。

４）ナレッジ・コンテキストの属人化
サプライヤーとの交渉経緯・合意内容が担当者個人のメールに留まり、引き継ぎ・共有が困難になっている。

これらの課題をM365で解決する方法として、下記を考えてみました。

解決策の全体像としては下記の通りです。

具体的な活用事例は下記のような場合です。

他にも現場の業務に習熟した方であれば、これもできるのでは、あれもできるのでは、と具体的な業務を思い付いた方もおられると思います。まだWork IQは周りに利用している人は少ないかもしれませんが、Sharepointなど、身近なアプリから使い始めることからやってみてはいかがでしょうか？　皆さんの業務改善のきっかけになればありがたいです。

どのように進めたらよいかわからない、具体的なやり方がわからない、等々、お困り事がありましたら、クラスメソッドへお声掛け頂けると幸いです。