カフェマスターのSOSから始まった、オフィス美化委員の記録

こんにちは。デザイナーのスギヤマです。

今回は、クラスメソッドの日比谷オフィスで数年間活動してきた有志チーム「美化委員」の活動記録をお届けします。先日、美化委員は一区切りを迎えることになったので、その記録と振り返りをここに残しておきたいと思います。

はじまりはカフェからのひとこえ

美化委員のきっかけは、日比谷オフィスの社内カフェを切り盛りしてくださっているカフェマスターの、ひとことの困りごとでした。

「掲示物が見づらい」「このままだとオフィスが少しずつ荒れていってしまいそう」

毎日オフィスの中心にいるマスターだからこそ気づけた、小さくて大切なSOS。そのひとこえを受け止めたのが、デザイナーチームのメンバーでした。

もともとデザイナーチームでは、社内の困りごとをすくい上げるために「デザイン１日相談会」というブースを社内に設けていました。そこに相談に来てくださったのが、カフェマスターでした。「オフィスの困りごとを、ちゃんと拾える場所を作りたい」。そのひとことが、美化委員のはじまりです。

メンバーと動き方

こうして集まったのは、空間の維持管理のプロである総務メンバー数名と、ブランディングやビジュアルの視点からサポートできるデザイナー数名という、職種も役割もバラバラなチーム。それぞれの得意が違うからこそ、「仕組みで解決する」「見た目で伝える」の両方からオフィスの困りごとに向き合えた気がしています。

定期的なMTGを軸に、バックログで課題を洗い出し、担当をアサインしながらステータスを管理していく。

このような開発プロジェクト管理のようなやり方で、オフィスのあちこちにある困りごとにひとつひとつ向き合っていきました。

Notionでタスクを管理しながら、発足から数年で解決したタスクはなんと50個以上。Slackでの活動報告も定期的に行いながら、地道に続けてきました。

やってきたこと、いろいろ

活動の幅は、思っていたよりずっと広がっていきました。

美化通信

美化通信は、月に1回（後半は不定期になったけれど）オフィス全体に向けて発行していたニュースレターのようなもの。活動報告をしつつ、みんなに「美化委員ってこんなことやってるよ」と知ってもらう場でもありました。

デザイン講座

デザイナー講座は、総務メンバーに向けて、デザインの視点や考え方を共有するために開催しました。オフィスはお客様とのタッチポイントだと考えたうえの活動です。美化委員以外のデザイナーの発表もあり、タイポグラフィやアクセシビリティなど幅広い内容を扱いました。現在では講義の中で登場した考え方が実務に反映されているとのことです。

シールシステム

総務メンバー考案のシールシステムは、美化委員を語る上で欠かせない名作です。勉強会などのイベント後、椅子や机がなかなか元の場所に戻らないという問題がありました。そこで椅子・机に「A01」のようなIDと色のシールを貼り、誰でも直感的に元の場所へ戻せる仕組みをつくってくれました。「お願い」ではなく「迷わない仕組み」を作るという発想で、社内外から大変好評でした。

掃除タイム

お掃除タイムは引っ越し前のオフィスからあった取り組みなのです。新オフィスに移行してから失われた文化をもう一度復活させました。最初はなかなか人が集まらず、暗中模索の時期もありました。しかし、さまざまな試行錯誤の上、現在は各フロア20名ほどが定期的に参加してくれる取り組みに育ちました。

一区切りへ

お掃除タイムが日比谷オフィスにしっかりと根付いたこと。それが、美化委員としてのひとつのゴールだったと思っています。

一方で、ここから先に残っている課題、たとえば備品の整理、空間づくり、複数拠点への対応は、もはやタスクフォースレベルで動ける話ではなくなってきていました。予算が必要で、専門的な判断が必要で、本格的な部署単位での仕事の領域です。

「やれることはやりきった」という感覚が、チーム全体にありました。そこで美化委員は、MTGやバックログという形での定例活動を一旦終了することになりました。これからは、定期的な座談会や目安箱的な仕組みで声を集める形にシフトしていく予定です。

おわりに

総務は空間管理のプロとして、デザイナーはブランディング・お客様視点のサポートとして、普段はあまり交わらない組み合わせかもしれませんが、「オフィスをよくしたい」というゴールの中で長く運営することができました。

美化委員としての活動は一区切りですが、総務とデザイナーのつながりはこれからも続いていきます。