全社と連携する機会が多い部門必携の Notion テクとしての linked databases

2022.03.11
こんにちわ。従業員体験( EX ) の向上がミッションのエンジニアリング統括室に所属しているてぃーびーです。
ここ最近利用者の広がりを見せている Notion ですが、目玉はなんといってもデータベースの機能です。
今回は、そのデータベースの利用方法の1種である linked databases の活用方法の一つとして、全社と連携する機会が多い部門で役立つ利用方法を紹介します。

linked databases とは?

linked databases はデータベースを複数の場所から利用できる機能です。
利用する際に、
  • フィルタ
  • グループ化
  • 項目の表示有無
などを利用箇所で必要となる条件に合わせて切り替えることができます。
linked databases の公式ドキュメントは以下になります。

Notion はヘルプが充実しているため、この記事では細かな操作説明はしません。公式ヘルプを参照ください。

全社連携業務の利用例

例えば、新卒向けの研修プロジェクトがあったとします。
研修には複数のコースがあり、それぞれのコースは社内の様々な部門が担当しています。
  • ソフトスキル
    • 人事
      • 例 - ビジネスマナーコース
  • 技術面のハードスキル
    • 開発関連各部で分担
      • 例 - Linux基礎コース
のような分担です。
この際に、 Notion を使うならカリキュラムの情報はデータベースとして管理するでしょう。
ここで、研修を担当する各部目線で見ると該当するデータベースのうち、自部門が担当するレコードのみを確認したいでしょう。しかし、データベース本体でフィルタをしてしまうと、自部門以外に迷惑がかかってしまいます。
こういったケースにおいて、 linked databases は最適です。自部門用のページを作成し、そこに link として埋め込めばよいのです。

実際の利用サンプル

サンプルデータベース

サンプル linked databases

上記データベースから、人事部・ウェブアプリケーション開発部向けの linked databases を埋め込んでみました。
フィルタの設定箇所はこんな感じ

まとめ

全社と連携する機会が多い部門における linked databases の利用方法についてまとめました。
今回は、研修コースの情報を共有する例でしたが、例えば Notion のかんばんでタスク管理をしていて、全社の各部にアサインする場合、各部門単位でフィルタした linked databases を作って自部門のタスクだけを閲覧できるようにする、という使い方もできます。
データベース活用こそ Notion を選択する理由の中核だと思うので、ぜひ皆さんも活用してください。

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