Slackのワークフロービルダーで定期棚卸のフローを作ってみた
Moi! 営業事務のSanniです。
今までSlackのワークフロービルダーの記事を何件か書いてきましたが、いつも作業依頼をイメージして一つの目線でした。他にも使い道はないかと思い、今回はチーム内で使える定期棚卸作業のワークフローを作ってみました。
ワークフローの構図
結論から言いますと、こんなフローにしました。
- 毎週金曜日の13時に指定のチャンネルにフォームが起票される
- 棚卸の結果をフォームに入力する
- 入力したデータが管理スプレッドシートに自動転記される（行を追加）
- 指定のチャンネルにダブルチェックのフォームが起票される
- ダブルチェックの結果をフォームに入力する
- 入力したデータが管理スプレッドシートに自動転記される（行をアップデート）
- 完了のメッセージがチャンネルに送信される
スプレッドシートの作成
今回私は以下の項目をつけました
- 棚卸実施日（タイムスタンプ）
- 担当者
- 棚卸の数値
- 在庫数
- 廃棄数
- 注文数
- ダブルチェック担当者（略してWチェック担当）
- ダブルチェックの数値
- W在庫数
- W廃棄数
- W注文数
大事なのは、すべての項目にユニークな名前を付けることです。例えば一次対応とダブルチェックの項目が同じ名前になってしまっていた場合、フォームに入力した数字はどちらにも転記され、ダブルチェックのとき一次対応の数字も上書きされてしまいます。
またタイムスタンプは、スプレッドシートを更新するときに、その行を判別できるようなユニークなvalueとして必要です。
新規ワークフローの作成
ステップの追加
それぞれのステップをひとつずつ順番に説明します。かっこにステップの名前を記載していますので、ステップを追加するときに参考にしてください。
一次対応のフォーム（フォームを送信する）
フォームを送信するチャンネルを選択します。DMとしても送信できますが、チャンネルの方がチーム全体で把握できるため、チャンネルがおすすめです。
メッセージは鉛筆マークから編集できます。ワークフローが開始されたときチャンネルに表示されます。メンバーやユーザーグループのメンションもできます！
質問の種類に関しましては以下の記事をご参照ください。ちなみに今回は回答のすべて「短い回答」にしました。
スプレッドシートに転記（Add a spreadsheet row）
まず該当するスプレッドシートやその中のシートを選択して、Column nameから項目を選んで変数を入れていく。ぜひ以下の記事をご参照ください。
タイムスタンプを日本時間に変換する方法を以下の記事で詳しく紹介していますのでよかったらご参照ください。
ダブルチェックのフォーム（フォームを送信する）
こちらは一次対応のフォームとやり方はメッセージとタイトルの内容しか変わりません。
スプレッドシートを更新（Update a spreadsheet row）
改めて該当するスプレッドシートとその中のシートを選択してからChoose a column to searchにタイムスタンプが入っている項目を選択して、Define a cell value to findにタイムスタンプの関数を入れます。
変数を入れるとき、必ず下の方の「フォームを送信する」から選択してください！上の方でですと一次対応のフォームの内容になってしまいます。
スプレッドシートの更新についてぜひ以下の記事をご参照ください。
完了のメッセージ（メッセージを送信）
こちらのステップは必ず必要なわけでもありませんが、最後に責任者であったり、追加分を発注する担当者をメンションして自動メッセージにすると報告も漏れにくいです。
スプレッドシートの情報を確認するため少し工夫すると、変数の一番下から「Spreadsheet URL」を入れると、該当するスプレッドシートのリンクが貼られます。
メッセージを送信するについてぜひ以下の記事をご参照ください。
ワークフローを開始する
ワークフローは設定した通り13時に開始されました。「フォームを開く」をクリックします。
フォームの入力画面が開きます。数字を入力しましょう！
そうしましたらスプレッドシートに入力データが転記されます！
※入力画面を以前にスクショ取ったもので、今気づいたら今日は実行したときに在庫数を15ではなく14にしてしまいました…てへぺろ。
Slackの方で、担当者がフォームを完了したと表示され、次はダブルチェックのフォームのメッセージを「フォームを開く」ボタンが出てきます。
フォームを開いて、情報を入力します。
そしてこうして同じ行にダブルチェックの項目が更新されます！
そしてスプレッドシートのURLが入っている完了のメッセージがチャンネルに投稿されます！これでワークフロー終わりです。
さいごに
シンプルなワークフローですがいかがでしょうか。私はあまり業務の中で棚卸のような作業はありませんので、まだまだ色んな工夫の余地はあるかと思います。ぜひぜひ、ワークフロービルダーで何をできるのか、検証しましょう！
