みなさん、勉強会参加してますか？
私は先日開催された第５回ゆるSRE勉強会に、会場スポンサーであるクラスメソッドのスタッフとして参加しました。
ゆるSRE勉強会は過去４回、約２ヶ月ごとに開催されており、今回は第５回目になります。 第５回目の会場はクラスメソッドオフィスでの開催となり、その会場スタッフとして参加しました。
クラスメソッドで開催することになった運び
第５回のお話の始まりは、第４回の開催直後の２０２４年２月２６日頃。 CX事業本部の本部長である、おおはしりきたけさんから「ゆるSREのスタッフ興味ないですか？」と声をかけて頂いたところからです。 かたいなかさんは元クラスメソッド社員であり、大橋さんとは旧知の仲。
前回の第４回ゆるSREには私も参加しており、懇親会でかたいなかさんともご挨拶させて頂いていました。その中で「次回の会場困ってるならクラスメソッドでどうです？」とお話した直後に、大橋さんから声がかかった運びです。かたいなかさん行動がはやい！
スタッフ募集
参加者、登壇者、運営やスタッフも含めて６０人規模の想定だったので、会場スポンサーであるクラスメソッドのスタッフは最低５人は必要です。しかしこの時点でスタッフは私とDaisuke Fujimuraさんだけ。
２人ではとても回せないので、おおはしさんがCX事業部で、Daisuke Fujimuraさんが小売流通ソリューション部でスタッフ募集の呼びかけをSlackでしたところ、あっというまに４人に手を上げて頂けました。おかげさまでクラスメソッドのスタッフは６人（ Daisuke Fujimuraさん、林さん、野村さん、若槻さん、塚本さん、鵜久森 ）いう体制を組めることに。このフットワークの軽さはクラスメソッドの文化の１つ、やってみるです。
当日までの準備
必要な物品の確認です。 開催にあたり事前発注が必要な物品の確認は早め（１ヶ月前）に行いました。弊社総務チームのご協力を得ながらやりとりを行い、総務チームに発注をお願いしました。
参加者には入館証を発行する必要があります。 クラスメソッド日比谷オフィスが入居している日比谷フォートタワーはセキュリティがしっかりしており、入場者には氏名と連絡先（メールアドレス）をご連絡いただいた上で、クラスメソッド社員が手続きを行い、入館証を本人に送る必要があります。入場者はこの入館証がないとセキュリティゲートを通れず、エレベータに乗ることすらできません。
「申し込みしてくれた参加者が入れない」ということは有ってはならないので、入念に認識合わせとチェックを行いました。入館証送付メールがスパム判定されて届いてない場合は大丈夫か、参加者が入館証をわすれた場合は？...などなど、もしもの場合とその対策を明示化しておきました。
実際に入館証を発行するときはさらに注意が必要です。５０人近くに送付するため、間違った宛先に送付するとセキュリティ上、重大なインシデントになります。総務チームと会場スタッフでダブルチェックの上、ペアプロのように同じ画面を見ながら、送付の手続きを行いました。
会場での導線案内も事前準備が必要です。 ほとんどの参加者がクラスメソッドオフィスに来るのは初めてなので、導線やトラブル対策としてビル内に案内スタッフを配置したいところです。
しかし共有スペースであるビルの通路やロビーに長時間、人を立たせることはできません。ビルの警備員さんから見ると、共有スペースに長時間立っている人は怪しい人物です。したがって、案内人としてスタッフを配置する旨をビル会社に申請しなくてはなりません。申請書を書き、総務チームへビル会社への提出とやり取りをお願いしました。ここではエクセルとGoogle SpreadSheetの差異により申請書に不備を発生させてしまい、総務チームに手間をかけてしまって申し訳なかったです。
開催の準備にあたり、総務チームのご協力は全面に渡って欠かせないものでした。快くご対応頂いた総務チームには心より感謝です。
タスクの洗い出しとスタッフ割り振り
当日混乱しないためにも、準備や当日やることを確認しておきます。
大事なことは細かいことでも書き出しておくことです。「ゴミ箱を配置する」というシンプルな作業を１つ取ってみても、しっかり書き出しておきます。「このぐらいの単純な作業なら当日の流れでできるでしょ。確認するほどのことでもない」のような考えでいると、トラブります。イベント当日というのは忙しいものなので、「どの作業が完了しているのか？誰に確認すれば良いのか？モノはどこにあるのか？」などと状況を把握できず、混乱を招くのはよくあることです。
タスクを洗い出せたらスタッフにアサインします。
ここで気をつけたのは、スタッフにはアサインされたタスクのリーダーになってもらうことです。タスクを自信を持って進めるためには、スタッフが自律的に動けることが大事です。何かしようとするたびに私を介しているとコミュニケーションロスが多くなってアジリティが失われます。コミュニケーションの例では、アサイン前には総務チームやゆるSRE運営とのやり取りは私が行っていたのですが、アサイン後にはこのコミュニケーションもタスクリーダーにお任せしました。
スタッフ全員、主体的にタスクを進めていただき、そのおかげで私の負担が大きく下がったのでとても助かりました。 みなさんのご協力に感謝です（アサインするまでは結構しんどかった…）。
勉強会当日
当日は19時開場、19時30分開始。
クラスメソッドスタッフは18時に集合して会場の準備にかかりました。先の通り、各スタッフ自分がやることをしっかり把握できていたので、スムーズに準備が進みました。18時30分には準備完了したので、私は ちょっと暇なくらいでした。 余裕を持ってスポンサートークの準備ができました。
第5回ゆるSREのテーマは SRE失敗談。
スポンサートークでは、
- クラスメソッドでは失敗をナイストライと捉え、賞賛する文化がある
- 今日の勉強会も登壇者みなさんのナイストライを賞賛しよう！
などという話をさせていただきました。
この日の発表は6名だったのですが、失敗談というテーマということもあり深みと現実味のある内容ばかりでした。ゆるSREは配信なしのオフライン限定なので生々しいお話や笑いが起こるような話もあり、まさに他社の話は勉強になるなぁといった感じです。
おわりに
勉強会のスタッフをやったのは初めてだったので色々と勉強になりました。何より勉強会のスタッフって意外と忙しいということを学べました😇
今回のように会場スタッフとして参加するのも良いのですが、個人的にも何か勉強会みたいなものを開催したいなぁとふんわり思う今日この頃です。
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